- Soluciones
- Expense Management
Simplifica los informes de gastos de empleados en Business Central y obtén una visión en tiempo real de dichos gastos.
- Permite que los usuarios envíen gastos y kilometrajes sobre la marcha
- Obtén aprobaciones más rápidas a través de una plataforma web dedicada
- Resumen de gastos mejorado en Business Central
Certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria
Continia Expense Management, es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta manera, todas las facturas digitalizadas con Expense Management, tienen validez en todo el territorio español. Esta solución está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de 24 de octubre de 2007 y siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.
Automatiza el seguimiento de los gastos de tus empleados
Rastrea, informa y administra sin esfuerzo los gastos de los empleados en tiempo real con Continia Expense Management, una solución construida dentro de Microsoft Business Central que agiliza todo vuestro proceso de gastos.
Elimina la entrada manual de datos, hojas de Excel y los tickets físicos. Con el escaneo de tickets impulsado por IA, nuestro flujo de aprobaciones y la aplicación móvil, vuestros empleados pueden cargar fácilmente los tickets a través de la aplicación móvil de Continia o el portal de gastos, mientras que los gerentes manejan las aprobaciones en el Portal de Aprobación Web de Continia. Además, con las importaciones automatizadas de transacciones con tarjetas corporativas, obtenéis visibilidad y control instantáneos sobre los gastos de los empleados.
Simplifica y automatiza vuestra gestión de gastos para que podáis centraros en lo que realmente importa.
Funcionalidades que agregan valor a tu jornada laboral
Explora cómo Continia Expense Management puede ayudar a mejorar la gestión de vuestros gastos en Business Central.
Escanea tickets desde cualquier lugar
La aplicación móvil de Continia utiliza captura datos mediante IA para escanear y leer tickets automáticamente. Paga, escanea y envía gastos en menos de 30 segundos. Di adiós a guardar los tickets: Vuestros gastos se completan automáticamente y sin complicaciones.
Nuestra solución permite agregar tantos usuarios de gastos como necesitéis sin aumentar los costes. Todos, desde el director general hasta el equipo de ventas, pueden enviar fácilmente sus gastos.
Importar transacciones con tarjeta corporativa
Gestiona y concilia fácilmente gastos de empleados importando automáticamente las transacciones de las tarjetas corporativas. Nuestra solución se integra con los principales proveedores de tarjetas de crédito, creando automáticamente un informe de gastos con todos los detalles de cada transacción. Si falta un ticket, el sistema lo marca y envía un recordatorio al usuario.
Archivo digital seguro
Elimina las molestias de gestionar tickets físicos. Con la funcionalidad Archivo Seguro, podéis almacenar, indexar y preservar vuestros datos de forma segura para garantizar la integridad de los documentos originales y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento normativo. Realiza un seguimiento del recorrido de cada documento, desde la recepción hasta la contabilización, para obtener una visibilidad completa del historial de gastos en segundos. Reconocida y certificada en Alemania como una solución de archivo confiable y a prueba de auditorías.
Registre el kilometraje con facilidad
¡Olvidaros de calcular kilometrajes manualmente! Con nuestra integración en Google Maps, podéis registrar kilometrajes con el importe calculado automáticamente. ¿El viaje implica varias paradas? Agrega fácilmente puntos de parada para realizar un seguimiento de todo el viaje. En caso tener rutas habituales, cread plantillas para ahorrar tiempo en futuros envíos.
La integración directa con Business Central agiliza las aprobaciones y reembolsos de kilometraje, simplificando la rutina diaria del departamento financiero.
Controla los Contratos de compra
Ahorra tiempo y dinero gestionando todos vuestros contratos de compra en un mismo lugar. Expense Management proporciona una visión general de vuestros contratos y suscripciones, facilitando su gestión. La funcionalidad Contratos de compra envía recordatorios automáticos cuando un contrato está pendiente de evaluación, lo que garantiza que nunca paguéis por algo que no usáis.
Obtén un control total sobre las dietas
Los costes en viajes pueden dispararse rápidamente. Con Expense Management, podéis calcular fácilmente las asignaciones diarias para alojamiento y comidas. Los empleados pueden enviar rápidamente dietas a través de la aplicación móvil o el portal de gastos, proporcionando detalles sobre períodos de viaje, alojamiento y comidas diarias.
Flujo de trabajo de aprobación optimizado
La gestión de gastos simplifica el proceso de aprobación al enrutar automáticamente cada gasto a su correspondiente aprobador. Esto reduce los tiempos de espera y agiliza los reembolsos. Todos los detalles de los gastos, incluidos los tickets, dietas y kilometraje, son fácilmente accesibles desde Business Central. Con nuestra solución, podéis revisar y aprobar documentos en cualquier momento y en cualquier lugar.
¡Más información!
Explora todas las funcionalidades: haz clic aquí para ver a la lista completa.
Gestión de viajes y gastos en Business Central
Vuestra operativa debería ocurrir en un mismo lugar: Business Central. Es por eso que Continia Expense Management, está construida dentro de vuestro ERP. una eficiencia inigualable, con los gastos contabilizados directamente y vinculados a sus correspondientes dimensiones. Además, siempre tendréis una visión en tiempo real de vuestros viajes y gastos.
Con Continia Expense Management, obtenéis una potente solución diseñada para simplificar cada paso del proceso de gastos. Incluye una aplicación móvil para facilitar la elaboración de informes de gastos, un portal de gastos basado para enviar y realizar un seguimiento de los gastos, y un Portal de Aprobación Web que permite aprobar gastos desde cualquier lugar. Juntas, estas herramientas llevan vuestro proceso de gestión de gastos al siguiente nivel.
Simplifica la gestión de gastos de empleados con la aplicación móvil Continia Expense
¿Listo para facilitar la elaboración de informes de gastos? La aplicación móvil Continia Expense es la solución definitiva para un seguimiento fluido de los gastos corporativos en Business Central. Los empleados pueden capturar tickets, cargar archivos o compartir archivos PDF directamente desde otras aplicaciones en su teléfono, en cualquier momento y en cualquier lugar. Con la tecnología de escaneo impulsada por IA, experimentaréis menos errores manuales y dejaréis de preocuparos por los tickets perdidos.
Con la aplicación móvil Continia Expenses, la gestión de gastos es sencilla y rápida:
- Crea y envía informes de gastos, dietas y kilometraje sin esfuerzo.
- Utiliza el escáner de tickets impulsado por IA para ingresar datos automáticamente.
- Agrupa y realiza un seguimiento de vuestros gastos, incluyendo dietas y kilometraje.
- Consulta fácilmente el estado de todos los gastos.
- Ahorra tiempo con plantillas para gastos recurrentes.
La aplicación móvil Continia Expense elimina las acciones manuales y los tickets en papel, haciendo que el seguimiento de los gastos corporativos para Business Central sea más fluido que nunca.
Accede fácilmente a todas tus aprobaciones pendientes desde cualquier lugar
El Portal de Aprobación Web es la solución en línea Continia para las aprobaciones. Diseñado para apoyar a los gerentes y controladores, obtenéis la capacidad de aprobar todo tipo de documentos, para varias empresas, sin tener que acceder a Business Central.
Echa un vistazo a una demostración de Expense Management
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Expense Management 2025 R1 – Latest features
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Con Expense Management, ahora tenemos un proceso de gastos superrápido y simple para enviar, aprobar y listo. - ¡La experiencia de los gastos de viaje nunca ha sido mejor!
Aileen Aherne
Directora de Marketing digital@ Simply Dynamics
Directora de Marketing digital
Descripción general de funcionalidades
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Esencial
Aplicación móvil de gastos
Disponible para iOS y Android
Administra los gastos sobre la marcha con la aplicación móvil Continia Expenses, accesible en dispositivos iOS y Android para obtener informes de gastos rápidos y sencillos.
Los tickets guardados se mostrarán en la aplicación móvil y en el portal de gastos.
Enviar gastos
Envía gastos a través de la aplicación móvil Continia Expense en unos pocos pasos. Saca una foto a los tickets, carga archivos o comparte archivos PDF directamente desde el teléfono, completa los campos obligatorios y envía el gasto para su aprobación.
Crear informes de gastos
Agrupa fácilmente gastos, el kilometrajes y dietas en liquidaciones para un viaje, proyecto o período específico. Los usuarios obtienen una visión general clara y los aprobadores pueden aprobar todos los documentos a la vez.
Escaneo de tickets impulsado por IA con autocompletado
Simplifica los informes de gastos con el escaneo de tickets impulsado por IA. Los detalles clave, como el importe, la fecha y la descripción, se capturan automáticamente, mientras que las sugerencias inteligentes de autocompletar utilizan datos anteriores del comerciante para acelerar aún más el proceso.
IVA
AI Receipt Scanner identifica y completa automáticamente múltiples entradas de IVA presentes en los tickets para un procesamiento rápido y preciso.
Acceso rápido a los accesorios
Visualiza fácilmente los archivos adjuntos directamente desde la página de asignación para una referencia rápida. Verifica los detalles del ticket al instante sin necesidad de cambiar de página, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Notificaciones en la aplicación móvil de gastos
Recibe notificaciones emergentes en el móvil cuando los gastos o liquidaciones cambien de estado.
Portal de GastosDisponible como portal web basado en navegador
Accede al portal de gastos directamente desde tu navegador web. No se necesitan descargas ni instalaciones, facilitando la gestión de gastos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Los tickets guardados se mostrarán en la aplicación móvil y en el portal de gastos.
Enviar gastos
Envía gastos a través del portal de gastos en unos pocos pasos: arrastra y suelta el ticket, completa los campos y envía el gasto para su aprobación.
Crear informes de gastos
Agrupa fácilmente gastos, kilometraje y dietas en liquidaciones para un viaje, proyecto o período específico. Los usuarios obtienen una visión general clara y los aprobadores pueden aprobar todos los documentos a la vez.
Escaneo de tickets impulsado por IA con autocompletado
Simplifica los informes de gastos con el escaneo de tickets impulsado por IA. Los detalles clave, como el importe, la fecha y la descripción, se capturan automáticamente, mientras que las sugerencias inteligentes de autocompletar utilizan datos anteriores del comerciante para acelerar aún más el proceso.
IVA
AI Receipt Scanner identifica y completa automáticamente múltiples entradas de IVA presentes en los tickets para un procesamiento rápido y preciso.
Flujos de aprobaciónFlujo de aprobación
Configura los flujos de aprobación en Expense Management. Los aprobadores pueden revisar los gastos con tickets adjuntos, aprobarlos, rechazarlos, retenerlos o reenviarlos, así como agregar comentarios o archivos adjuntos según sea necesario.
Portal de Aprobación Web de Continia
Aprueba fácilmente documentos de compra, gastos y documentos de ventas de todas vuestras empresas desde el mismo lugar. Filtra por empresa o tipo de documento y ahorra tiempo con flujos de trabajo optimizados.
Pre-aprobación de gastos
Aprueba previamente importes de gastos para que los empleados puedan reservar viajes, hoteles y otros gastos con seguridad. Esta función es perfecta para empresas que requieren de aprobaciones iniciales.
Experiencia de usuario mejorada de Business CentralZoom automático en BC
Las imágenes de ticket adjuntas escalan automáticamente al tamaño del dispositivo, educiendo ajustes manuales.
Detalles de contabilización
La configuración de contabilización se realiza una única vez y será visible en todo momento en los documentos de gastos.
Acceso centralizado a los comentarios
Visualiza todos los comentarios de cualquier gasto desde la pestaña Comentarios.
Importes visibles del IVA
El IVA se muestra en las páginas de gastos para facilitar la visión general.
Contabilización de proveedores comerciales
Registra los gastos en los proveedores existentes cuando se utilicen tarjetas de crédito corporativas.
Personalización y configuraciónCampos configurables
Administra la configuración de campos directamente en Business Central. De esta forma, los usuarios de gastos pueden proporcionar datos necesarios y adicionales para sus gastos.
Crear plantillas
Simplifica los gastos recurrentes con plantillas personalizables.
Editar documentos aprobados
Permite que los usuarios seleccionados editen gastos aprobados en Business Central. Todo, excepto el importe, podrá modificarse. Los gastos editados se sellan con el nombre de usuario específico.
Configuración de colas de trabajo
Administra fácilmente las tareas recurrentes con la página Configuración de colas de trabajo. Crea o elimina entradas con en un clic para tareas como las sincronizaciones de Continia Online y las notificaciones sobre aprobaciones.
Asignaciones automáticas mediante códigos de distribución
Asigna gastos a diferentes dimensiones automáticamente utilizando códigos de distribución. Establece porcentajes en la configuración y el sistema los aplicará a todos los tipos de gastos correspondientes.
Archo digital seguroArchivo Seguro
Almacena de forma segura los documentos de contabilidad, controlando cualquier alteración del original.
Archivo automático
Recupera fácilmente documentos originales con la función Navigate estándar de Business Central.
Notificaciones y asistenciaContinia Hub
Accede a un centro de asistencia central en la aplicación diseñado para mayor comodidad.
Vídeos de introducción en la aplicación
Aprende rápidamente los conceptos básicos con videos de la aplicación que explican las funcionalidades principales y los flujos de trabajo.
Notificaciones en la aplicación
Mantente actualizado con alertas sobre versiones importantes o problemas del sistema que afecten a Continia. Puedes darte de baja fácilmente, si es necesario.
Integración con las soluciones de ContiniaProcesamiento de documentos de compra
Procesa fácilmente facturas de compra en Expense Management y Document Capture sin duplicar transacciones. Mientras la factura adjunta se procesa con el OCR de Document Capture, toda su información permanece dentro de Expense Management para la gestión de pagos y reembolsos.
Nuestras comprobaciones integradas evitan dobles contabilizaciones, garantizando un flujo de trabajo fluido y eficiente directamente en Business Central.
Integración con la contabilidad de emisiones de carbono
Realiza un seguimiento de las emisiones de carbono de los gastos con la integración con Continia Sustainability, permitiendo una contabilidad de carbono precisa y optimizada.
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Transacciones con tarjetas corporativas
Integración de tarjetas corporativas
Importa automáticamente transacciones de tarjetas corporativas en Business Central. Expense Management vincula las transacciones con los gastos registrados y notifica a los usuarios en la aplicación.
Conciliación automáticaConfigura criterios de conciliación en Business Central para emparejar las transacciones de las tarjetas con los gastos enviados.
Generación automática de gastosEl sistema crea gastos utilizando los detalles de las transacciones importadas desde el banco. Los usuarios únicamente necesitan agregar la información pendiente y adjuntar tickets si fuese necesario.
RecordatoriosLos usuarios de gastos reciben recordatorios si faltan tickets de sus transacciones.
ActivaciónActiva fácilmente la funcionalidad en Business Central. Accede al flujo a través de "Solicitar activación” para proporcionar los detalles del acuerdo e iniciar la importación de transacciones”.
Conservar las descripciones de las transacciones bancariasAsegúrate de que las descripciones de las transacciones bancarias permanecen intactas evitando que los usuarios las sobrescriban y manteniendo registros de gastos originales.
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Mileage
Disponible en cualquier lugar
Registra y aprueba kilometrajes sin problemas desde la aplicación móvil, el portal de gastos, el Portal de Aprobación Web y Business Central.
Notificaciones en la aplicación móvilLos usuarios reciben notificaciones emergentes en su móvil cada vez que cambia el estado de kilometraje.
Integración con Google MapsEl registro de kiloemtrajes con la integración en Google Maps garantiza reembolsos correctos en todo momento.
Añadir paradas al kilometrajeAgrega fácilmente paradas en la ruta para un seguimiento más flexible del kilometraje.
Ver kilometraje y rutaAccede a información detallada sobre el kilometraje, incluido un mapa de ruta, directamente en Business Central.
UbicaciónCaptura automáticamente las ubicaciones GPS para simplificar la creación de kilometrajes.
Crear plantillasAhorra tiempo creando plantillas para rutas recurrentes.
Cálculo del IVACalcula fácilmente los reembolsos de IVA para las tarifas de combustible por kilometraje de cara a deducciones fiscales (disponible en el Reino Unido).
Definir reglas sobre archivos adjuntosEstablece reglas para los adjuntos relacionados con el kilometraje manteniendo el control y el cumplimiento normativo.
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Per Diem
Disponible en cualquier dispositivo
Registra y aprueba dietas sin problemas en la aplicación móvil de Continia Expense, el portal de gastos, el Portal de Aprobación Web y Business Central.
Notificaciones en la aplicación de Continia ExpenseLos usuarios reciben notificaciones emergentes en su teléfono inteligente cada vez que cambia el estado de una de sus dietas.
Calcular el presupuesto diarioCalcula los gastos en función de los días, comidas y los requisitos específicos del país para elaborar un presupuesto con precisión.
Configuración y cálculo de tarifasGestiona todo lo relacionado con las dietas, incluida la configuración de tarifas, directamente en Business Central.
Tipos de cambioHabilita viajes a varios países con tarifas diarias concretas mediante la configuración de destinos transfronterizos en Expense Management.
Envíos de dietasEnvía las dietas directamente desde la aplicación móvil de gastos o el portal de gastos para un procesamiento ágil y rápido.
Creación de plantillasConfigura tarifas y campos obligatorios en Business Central para agilizar la gestión de las dietas.
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Purchase Contracts
Administra los costos recurrentes desde un mismo lugar
Administra todos vuestros costes recurrentes desde Business Central.
Revisar contratosRevisa vuestros contratos directamente en el Portal de Aprobación Web de Continia.
Aprobación automática de gastos recurrentesAprueba automáticamente gastos vinculados a contratos de compra existentes.
Resumen de fechas de renovaciónMantente al tanto de los contratos y las suscripciones con una visión clara de las fechas de renovación.
Notificaciones por correo electrónicoRecibe recordatorios por correo electrónico para revisar los contratos antes de que su renovación automática.
Historial y estadísticas al alcance de la manoAccede al historial de contratos de compra y a sus estadísticas cuando lo necesites.
Comienza la prueba gratuita hoy mismo
Experimenta Continia Expense Management en acción con la prueba gratuita directamente desde Microsoft AppSource. Explore cómo nuestras soluciones mejoran vuestra productividad, y automatizan vuestra operativa en Business Central, todo ello sin coste alguno.
Preguntas frecuentes
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¿Cuál es la mejor manera de administrar viajes y gastos en Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece opciones sólidas para administrar viajes y gastos de manera eficiente. Mediante el uso de una solución de gestión de gastos automatizada, como Continia Expense Management, puedes agilizar dichos procesos, reducir errores y garantizar que todos los gastos de viaje, dietas y kilometraje se rastreen e informen correctamente. Esto simplifica las aprobaciones, reduce la entrada manual de datos y mantiene informados a los equipos financieros en tiempo real.
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¿Cómo beneficia el seguimiento automatizado de gastos a las empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central?
El seguimiento automatizado de gastos en Business Central ahorra tiempo y minimiza los errores humanos. Los empleados pueden enviar gastos sobre la marcha, mientras que los equipos financieros obtienen una vista en tiempo real de todas las transacciones. Este seguimiento automatizado permite procesos de reembolso sin problemas, el cumplimiento de las políticas de la empresa y una mejor gestión de los gastos, resultando en datos financieros más precisos y aumento de la productividad.
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¿Cuáles son los principales beneficios de usar una solución de viajes y gastos para Business Central?
El uso de una solución de viajes y gastos integrada en Business Central proporciona múltiples beneficios: automatiza las aprobaciones de gastos, mejora la visibilidad de los gastos, garantiza el cumplimiento de las políticas y simplifica la preparación de impuestos y auditorías. Con una solución dedicada, podeis capturar automáticamente gastos como dietas y kilometraje, ahorrando tiempo a los equipos financieros para que se centren en actividades más relevantes. Elegir una solución que esté construida dentro de Business Central hace que sea aún más fácil para los equipos financieros manejar los gastos de la empresa.
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¿Puedo realizar un seguimiento automático de los gastos diarios y de kilometraje en Business Central?
Sí, con una solución especializada en gestión de gastos integrada en Business Central, el seguimiento de las dietas y el kilometraje está totalmente automatizado. Los empleados pueden registrar su kilometraje y escanear tickets con una aplicación dedicada y aplicar las tarifas diarias relevantes, garantizando un reembolso preciso y el cumplimiento de las políticas de la empresa. Esto ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y mantener registros de gastos precisos.
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¿Cómo funciona el seguimiento del kilometraje en un sistema de gestión de gastos integrado en Business Central?
El seguimiento del kilometraje dentro de un sistema integrado en Business Central aprovecha los datos GPS o las entradas manuales para capturar con precisión las distancias de viaje. El sistema calcula los reembolsos en función de las tarifas de kilometraje establecidas, lo que garantiza una compensación precisa para los empleados y proporciona a los equipos financieros datos fiables para la elaboración de informes y el cumplimiento normativo.
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¿Por qué es importante automatizar el seguimiento de los gastos de los empleados?
La automatización del seguimiento de los gastos de los empleados agiliza los procesos, reduce los errores y mejora la satisfacción de los empleados. Para las empresas que utilizan Microsoft Business Central, la automatización elimina la entrada manual, acelera los reembolsos y proporciona información detallada sobre los patrones de gasto. Esta automatización es especialmente útil para realizar un seguimiento de gastos complejos como viajes, dietas y kilometraje.
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¿Qué deben buscar los profesionales financieros en una solución de gestión de gastos compatible con Business Central?
Los profesionales financieros deben buscar una solución que ofrezca una integración nativa con Business Central, que admita el seguimiento automatizado de los gastos de viaje, dietas y kilometraje, y que cuente con sólidas herramientas de generación de informes. Podríamos incluir funcionalidades adicionales como facilidad de uso, aplicación móvil para los empleados y aplicación web dedicada para las aprobaciones en cualquier lugar.
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¿Cómo pueden los usuarios de Microsoft Business Central optimizar los informes de viajes y gastos?
Los usuarios de Business Central pueden optimizar los informes de viajes y gastos mediante el uso de una solución de gestión de gastos dedicada que está integrada en su sistema ERP. Esto permite la entrada y el seguimiento automatizados de los gastos, el acceso instantáneo a los datos de las transacciones y la fácil generación de informes para el cumplimiento normativo y un análisis financiero correcto. Estas funcionalidades mejoran la eficiencia y reducen el tiempo dedicado a la gestión manual de gastos. Con una aplicación móvil para los gastos y una herramienta de aprobación dedicada, la organización tiene una operativa de gestión de gastos eficiente, incluso más allá del departamento de finanzas.