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Haz un seguimiento de los gastos de los empleados en tiempo real

Informar, reclamar y aprobar gastos requiere mucho tiempo. Está paralizando tu productividad y te mantiene sentado en el borde de tu silla. Tratar con recibos físicos e introducir y conciliar los datos manualmente da lugar a errores y frustraciones.

Continia Expense Management te ofrece una visión general en tiempo real de los gastos de los empleados. Los empleados pueden cargar sus recibos a través de la aplicación móvil Continia Mobile Expense o el Portal de gastos de Continia, lo que proporciona una visibilidad inmediata y un procesamiento más rápido.

Certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Continia Expense Management, es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta manera, todas las facturas digitalizadas con Expense Management, tienen validez en todo el territorio español. Esta solución está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de 24 de octubre de 2007 y siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.

Certificate Continia Software

Funciones clave que agregan valor a tu jornada laboral

Transacciones con tarjeta de crédito

La importación automática de transacciones con tarjetas de crédito facilita la gestión y la conciliación de transacciones de tarjetas corporativas, ya que esta solución se integra con los principales proveedores de estas tarjetas. Si falta un recibo de una transacción con tarjeta de crédito, el sistema crea automáticamente un informe de gastos incompleto y lo envía al usuario con un recordatorio.

Escaneo IA de tickets

Elimina la entrada manual de datos, reduce los errores y ahorra tiempo con el OCR inteligente de Expense Management. El software reconoce el texto desde tu ticket y lo utiliza para completar los campos correctos automáticamente en la Expense App o en el portal de gastos. 

Kilometraje

Registrar el kilometraje es a menudo un juego de adivinanzas: los empleados lo olvidan o lo omiten por completo e intentan recrear el registro haciendo memoria. Los empleados pueden crear rutas de kilometraje fácilmente utilizando la aplicación o el Portal de gastos para garantizar el reembolso correcto.

Secure Archive

Elimina las molestias del uso de papel. Almacena, indexa y conserva tus datos de forma segura, garantizando la integridad de tus documentos originales manteniendo la conformidad. Sigue el recorrido de cada documento desde su recepción hasta el asiento contable final para tener una visión completa y consultar el historial en cuestión de segundos.

Flujo de Aprobaciones

Expense Management envía tu informe de gastos al flujo correcto, reduciendo así los tiempos de espera de aprobación y acelerando los reembolsos. Además, puedes revisar y aprobar documentos desde cualquier lugar.

Dietas

Viajar puede volverse costoso rápidamente. Con Expense Management, puede calcular fácilmente las asignaciones diarias para alojamiento y comidas. Los empleados pueden enviar informes a través de la aplicación o el Portal de gastos, especificando períodos de viaje, alojamiento y comidas diarias.

Contratos de compra

Ahorra tiempo y dinero gestionando tus contratos de compra y otros costes recurrentes desde un único lugar. Expense Management te ofrece una fácil visión general y te envía notificaciones para que las revises, de modo que nunca pagues por algo que no utilizas.

¡Di adiós al papel!

Al eliminar el papel, ayudamos a preservar nuestro planeta. Acelera los tiempos de reembolso de los empleados y obtén una visión general en tiempo real de los gastos de la empresa. Con el OCR inteligente en la aplicación Expense, puedes tomar y guardar una imagen de tu recibo, completar los detalles y enviar tu informe de gastos, ¡sin complicaciones!

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Matriz de funciones

  • Esencial
    Enviar y aprobar gastos
    Permite a los usuarios enviar y aprobar gastos mediante la aplicación móvil, el portal web, el portal de aprobación web y Business Central.
    Expense App para iOS y Android
    A través de la Expense App, puede enviar sus gastos sobre la marcha en tan solo unos pasos: haga una fotografía, rellene los campos obligatorios, envíela para su aprobación
    Escaneo de recibos por IA
    Únicamente necesitamos sacar una foto al recibo y el escáner de recibos con IA capturará y reconocerá automáticamente los datos, completando los campos de importe, fecha y descripción por nosotros. A partir de ahí, todo lo que necesitamos hacer es elegir el tipo de gasto y deslizar el dedo para enviar el informe de gastos. El escáner de recibos AI está disponible también en el portal web de gastos.
    Notificaciones en la aplicación de gastos
    Cuando se crea un nuevo gasto o liquidación, se envía una notificación emergente al teléfono del usuario.
    Flujo de trabajo de aprobación
    Configure un flujo de aprobación directamente en Continia Expense Management 365. Como aprobador, puede ver toda la información sobre el gasto, incluido el recibo adjunto. En el flujo de aprobación, puede aceptar, rechazar, poner en espera o reenviar a otro aprobador. También puede agregar comentarios y archivos adjuntos.
    Panel de control de aprobación entre empresas
    Simplifica las aprobaciones a través del Portal de Aprobación Web con una vista unificada de las aprobaciones.
    Editar documentos aprobados
    Permite a los usuarios seleccionados editar documentos aprobados en Business Central. Podrán modificar todo menos el importe. Los documentos editados se sellan con el nombre de usuario específico que los ha modificado.
    Registro de proveedores
    Registra los proveedores en un gasto. Esto es relevante cuando utilizamos una tarjeta de crédito corporativa con un proveedor que ya está en nuestro maestro de proveedores y deseamos que la transacción se muestre en el asiento del proveedor.
    Crear informes de gastos
    Con los informes puedes agrupar diferentes tipos de gastos, kilometraje y dietas ya sea para un viaje, proyecto o período específico. El informe proporciona una descripción general de los gastos. El aprobador puede ver todos los documentos y aprobarlos todos simultáneamente en lugar de aprobar cada gasto individualmente.
    Preaprobación de informes de gastos
    Los importes de los informes se pueden aprobar previamente, lo que permite a los usuarios de gastos reservar viajes, hoteles, etc., sabiendo que sus reservas serán aprobadas. Este suele ser un requisito para grandes empresas o instituciones públicas.
    Adjuntar ticket como imagen o PDF
    Facilidad para capturar tickets o compartirlos desde otras aplicaciones.
    Campos configurables
    Toda la configuración de los campos que se muestran en la App se gestiona directamente desde Dynamics 365 Business Central.
    Archivo automático
    Recupere los documentos originales mediante la función estándar de navegación de Dynamics 365 Business Central.
    Creación de plantillas
    Ofrece la posibilidad de crear plantillas para los gastos recurrentes.
    Desglose de IVA visible
    Los importes del IVA se mostrarán en la página de gastos.
    Vídeos de introducción in-app
    Familiarízate con la solucion con videos de introducción en la aplicación que explican varias características básicas y flujos de trabajo.
    Notificaciones in-app
    Recibe notificaciones cuando haya una nueva versión importante o si hay un problema del sistema que interfiere con tu solución Continia. Siempre es posible darse de baja de las notificaciones.
    Autozoom en el complemento Business Central
    Las imágenes de recibo adjuntas se escalan automáticamente al tamaño del complemento, lo que reduce los ajustes manuales.
    Auto-relleno en Expense App y Expense Portal
    Sugerir campos utilizados para gastos del mismo comerciante.
    IVA/ingreso del impuesto sobre las ventas de los usuarios de Expense
    AI Receipt Scanner encuentra automáticamente múltiples entradas de IVA/impuestos sobre las ventas en el recibo.
    Archivo seguro
    Almacena de forma segura los documentos de contabilidad digital en su forma original.
    Asignaciones automáticas mediante códigos de distribución
    Al utilizar códigos de distribución, las asignaciones son automáticas según los porcentajes especificados en la configuración. Esta función está disponible para todos los tipos de gastos.
    Acceso centralizado a los comentarios
    Visualiza todos los comentarios de un gasto desde la página del informe de gastos en la pestaña Comentario.
    Acceso rápido a los adjuntos
    Accede a los archivos adjuntos de los gastos cuando los necesites desde la aplicación de gastos.
    Procesamiento de documentos de compra dual
    Vincula fácilmente las facturas a los gastos y procesa la misma transacción tanto en Document Capture como en Expense Management sin duplicidad de facturación.
    Configuración de la cola Job
    Configura las colas de trabajo fácilmente con la nueva página Configuración de las colas de trabajo. Esta sección permite la creación y eliminación de colas con un solo clic para tareas recurrentes como las sincronizaciones de Continia Online y el envío de correos electrónicos de aprobación.
    Integración de Continia Sustainability
    La configuración relacionada con las emisiones de carbono se incluye n Expense Management para respaldar la integración con Continia Sustainability de cara a la contabilidad de emisiones de carbono. Continia Sustainability no estará disponible en España hasta mediados de 2025.
    Continia Hub
    Accede a un sistema de asistencia central en la aplicación diseñado para la comodidad y los comentarios de los usuarios.
  • Tarjetas corporativas
    Integración de las tarjetas de crédito corporativas
    Puede importar transacciones con tarjetas de crédito corporativas automáticamente en Business Central. Expense Management vinculará las transacciones a los gastos registrados. Recibirá una notificación directamente en la aplicación.
    Vinculación automática
    Puede configurar criterios de vinculación en Business Central para cotejar las transacciones con tarjetas de crédito importadas con los gastos enviados.
    Gastos generados automáticamente
    El sistema utilizará información del extracto de la tarjeta de crédito para generar gastos. Como usuario de gastos, solo necesitamos proporcionar información adicional, si fuese necesario, y adjuntar un ticket antes de enviarlo.
    Recordatorios
    Se enviarán recordatorios a los usuarios de Expense si faltan recibos.
    Flujo de activación de transacciones
    En la sección Solicitar activación del acuerdo, dentro de Business Central, podemos acceder a un asistente que permite a Continia obtener el número de acuerdo e iniciar el flujo de transacciones para el cliente.
    Conservar las descripciones de las transacciones bancarias
    Garantiza que las descripciones de las transacciones bancarias de los gastos permanecen intactas y no se sobrescriban por los usuarios. Consiguiendo así un seguimiento preciso de los gastos.
  • Kilometraje
    Disponible en cualquier dispositivo
    Permite a los usuarios registrar y aprobar kilometrajes desde la aplicación móvil, el portal web, el portal de aprobación web y Business Central.
    Notificaciones en la aplicación de gastos
    Cuando se ha creado un nuevo kilometraje, aparece una notificación emergente en el teléfono del usuario.
    Integración con Google Maps
    La integración con Google Maps asegura un registro correcto para cada kilometraje, lo cual garantiza un reembolso adecuado del gasto.
    Puntos de paso para el kilometraje
    Ofrece la posibilidad de agregar puntos de paso a su ruta
    Vista de la ruta del kilometraje
    Los detalles del kilometraje registrado se muestran directamente en Business Central, incluyendo una imagen de la ruta.
    Captura de ubicación
    La ubicación del GPS se captura para facilitar la creación de kilometrajes.
    Creación de plantillas
    Cree plantillas para rutas recurrentes.
    Cálculo del IVA
    Ahora puedes calcular fácilmente las devoluciones de IVA a partir de la "tasa" de combustible de kilometraje de tus empleados para deducción de impuestos (disponible en el Reino Unido).
    Definir reglas sobre archivos adjuntos
    Obtén control total sobre vuestros adjuntos definiendo reglas de adjuntos en vehículos de kilometraje.
  • Dietas
    Disponible en cualquier dispositivo
    Facilidad para enviar y aprobar dietas directamente desde la aplicación móvil, el portal web, el portal de aprobación web y Business Central.
    Notificaciones en la aplicación de gastos
    Cuando se crea una nueva dieta, se envía una notificación emergente al teléfono del usuario.
    Cálculo de días y comidas
    Calcule el gasto en días y comidas, incluyendo los requisitos especiales de cada país.
    Configuración de tasas y cálculo de importes
    Gestione todo lo relacionado con las dietas, incluyendo la configuración de las tasas y el cálculo de los importes, directamente en Business Central.
    Los tipos de cambio
    Al habilitar múltiples destinos a través de fronteras en la configuración de Expense Management, los usuarios de gastos pueden crear un viaje con tarifas de múltiples países.
    Asignaciones diarias
    Podemos enviar dietas de forma diaria directamente desde la aplicación en dispositivos móviles iOS o Android. También podemos enviar dietas desde el portal web de gastos.
    Creación de plantillas
    Puede configurar fácilmente tanto tasas como campos específicos obligatorios directamente desde Business Central.
  • Contratos de compra
    Gestión de costes recurrentes desde un solo lugar
    Gestiona todos tus costes recurrentes desde tu Business Central.
    Revisión de contratos
    Revisa fácilmente los contratos, incluso desde Web Approval Portal.
    Aprobación automática de gastos periódicos
    Aprueba automáticamente gastos que ya están vinculados a contratos de compra.
    Fácil visión general de las fechas de renovación
    Mantente siempre al tanto de las renovaciones todos tus contratos y suscripciones.
    Notificaciones por correo electrónico para revisión
    Recibe un recordatorio por correo electrónico para revisar tus contratos antes de que se renueven automáticamente.
    Historial y estadísticas a mano
    Obtén tu historial de contratos de compra rápidamente para estadísticas y otros fines.

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Aileen Aherne
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Aileen Aherne
Aileen Aherne
Directora de Marketing digital @ Simply Dynamics

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