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SEIN

Automatizando 1.000 facturas al mes con Inteligencia Artificial: Descubre cómo una empresa española de suministros industriales ha automatizado su procesamiento de facturas de compra en Business Central

Eficiencia por necesidad

Con únicamente dos personas en su departamento de administración, SEIN luchaba por mantenerse al día con 1.000 facturas cada mes. La entrada manual de datos les consumía un tiempo valioso, hasta que encontraron una forma de automatizar el proceso de facturas de compra con Continia Document Capture.

Eliminar cuellos de botella

Después de un Webinar con Continia y su Partner Triangle,, las funcionalidades de Document Capture convencieron a SEIN para continuar con la implementación de la herramienta. "Después de ver lo que era posible en Document Capture, decidimos emprender el proyecto", explica Leire Azkarate, responsable de la administración de SEIN.

Antes de implementar Document Capture, el equipo financiero de SEIN creaba manualmente cada factura. A esto se le sumó una carga de trabajo significativa, lo que limitaba su capacidad para centrarse en tareas de mayor valor añadido. Como recuerda Maria Gerrikabeitia, responsable de la gestión de facturas de compra, "antes, procesar facturas de compra, era una tarea realmente tediosa”.

Superar la complejidad inicial

La configuración de la solución requirió 4-5 reuniones con su Partner Triangle, pero en cuanto el equipo de finanzas configuró las plantillas para cada proveedor, el proceso se automatizó. "Al principio fue un poco abrumador, pero luego configuramos todas las plantillas por nuestra cuenta de forma sencilla", apunta Leire Azkarate.

Las plantillas creadas con IA estructuran los datos de cada proveedor y, cada factura se procesa automáticamente para aprobarse con casi cero errores. Debido a que las plantillas están ajustadas para cada proveedor, la precisión de la herramienta es infalible. "Las plantillas con Inteligencia Artificial realmente nos facilitan la gestión de cada proveedor", confirma Maria Gerrikabeitia.

Un departamento financiero preparado para el futuro

Al reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas, el equipo financiero ya puede centrarse en actividades de mayor valor. "Ahora, únicamente tenemos que comprobar las facturas en lugar de introducir toda la información manualmente”, explica Maria Gerrikabeitia. SEIN también está considerando ampliar su uso de Document Capture para incluir el escaneo y casamiento de albaranes para ganar aún más eficiencia en su operativa interna.

Por cada factura, ahorramos al menos 4-5 minutos de trabajo manual. Cuando multiplicas eso por 1.000 facturas al mes, el ahorro de tiempo es innegable
Maria Gerrikabeitia, Finance @ SEIN

Integración nativa en Business Central

Uno de los beneficios principales para SEIN es la integración nativa de Document Capture con Business Central. "Para nosotros, es importante trabajar dentro del mismo sistema y no tener que cambiar a otra plataforma", enfatiza Leire. La automatización del procesamiento de facturas ha ahorrado a SEIN un tiempo considerable. "Por cada factura, ahorramos al menos 4-5 minutos de trabajo manual. Cuando multiplicas eso por 1.000 facturas al mes, el ahorro de tiempo es innegable”, indica María. La automatización también minimiza los errores humanos, convirtiendo el proceso en más preciso y fiable.

Gestión de facturas de compra más eficiente y escalable

Desde que SEIN adoptó Continia Document Capture, han mejorado su flujo de trabajo de procesamiento de facturas. La automatización con IA y la integración nativa en Business Central han devuelto un tiempo valiosísimo a Maria y Leire. "El proceso es más rápido, más preciso y simplemente más fácil para nosotros realizar nuestro trabajo”, indica María. A medida que SEIN continúa optimizando sus procesos financieros, se está posicionado de forma inmejorable para su crecimiento futuro y mejoras en eficiencia.

Continia Document Capture

SEIN sacó el máximo partido de su equipo financiero, lo que les permitió gestionar la mayor parte de sus facturas de forma automatizada y con plantillas fáciles de usar. Quiere saber cómo puede beneficiarse su empresa?

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