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Grupo Dino
De la sobrecarga operativa a la optimización
Grupo Dino transforma sus procesos financieros con Continia Document Capture
Grupo Dino, distribuidor líder de productos y maquinaria de limpieza en España, se enfrentaba a demandas crecientes en sus departamentos operativos y financieros. Para enfrentar estos desafíos, Grupo Dino recurrió a su Partner de Microsoft, Navex Consulting. Estos, recomendaron la solución de automatización de cuentas a pagar, Continia Document Capture. Gracias a dicha decisión, Grupo Dino ha sido capaz de transformar sus operaciones y ha mejorado la eficiencia de la empresa.
El Desafío
El departamento financiero de Grupo Dino se enfrentaba a una abrumadora cantidad de trabajo manual al tener que refacturar a sus franquiciados las facturas de los clientes. Esto provocaba una sobrecarga operativa y estrés en los empleados. Aunque este departamento generaba un tercio de los ingresos, la creciente complejidad de gestionar miles de documentos cada mes requería de una solución más eficiente.
¿Por qué Continia Document Capture?
Grupo Dino eligió Continia Document Capture por su perfecta integración con Microsoft Dynamics 365 Business Central.
"El hecho de estar construido dentro de Microsoft Dynamic facilita mucho la tarea de procesamiento de documentos. Una vez que lo configuras, es una funcionalidad nativa de Business Central,” dice Germán Martín Ruiz-Berdejo de Grupo Dino
Esto eliminó la necesidad de herramientas e integraciones externas. A su vez, la facilidad de uso y las potentes capacidades de automatización, hacen de Document Capture la opción ideal para las crecientes necesidades de Grupo Dino.
Automatización de todos los procesos
Con Continia Document Capture, el equipo de finanzas de Grupo Dino automatizó rápidamente el procesamiento de facturas y otros documentos. Esto permite al equipo financiero manejar de manera eficiente un gran volumen de pedidos sin demoras ni errores.
"Recibimos un correo electrónico y, en 5 o 10 clics, ya tenemos la factura contabilizada", explica Germán Martín Ruiz-Berdejo. Esta automatización ahorra a la empresa innumerables horas de trabajo manual, ahorrando días enteros cada mes para dedicarlos a tareas de mayor valor.
La automatización simplifica tareas manuales
Una de las funcionalidades más destacadas para Grupo Dino ha sido la capacidad de Document Capture para procesar todo tipo de documentos. Este nivel de automatización elimina las tareas repetitivas y agiliza el flujo de trabajo de facturación. Por ejemplo, si un hotel realiza varios pedidos pequeños a lo largo del mes, Document Capture consolida todos los albaranes y procesa las facturas correspondientes automáticamente. Germán Martín Ruiz-Berdejo lo explica de la siguiente forma:
"Esta automatización evita el trabajo manual repetitivo. Realmente no tenemos que 'hacer nada' en todo este proceso".
La facilidad de uso de la solución ha sido un factor de éxito importante. Los empleados se adaptaron rápidamente a los nuevos flujos de trabajo, gracias a la formación y el apoyo de su Partner de Business Central, Navex Consulting. La interfaz intuitiva y la funcionalidad de la solución garantizaron una transición sin problemas.
"El hecho de estar construido dentro de Microsoft Dynamic facilita mucho la tarea de procesamiento de documentos. Una vez que lo configuras, es una funcionalidad nativa de Business Central"
Una sólida asociación con Navex Consulting
Grupo Dino atribuye gran parte de su éxito con Continia Document Capture al apoyo que recibieron de su Partner, Navex Consulting. La formación, la instalación y el soporte diario de Navex han garantizado que Grupo Dino haya podido aprovechar al máximo las capacidades de Document Capture.
Mantenerse al día con la demanda y el futuro
Desde la implementación de Continia Document Capture a principios de 2023, Grupo Dino ha procesado más de 24.500 documentos y emitido cerca de 15.000 facturas para
700 clientes operativos. Sin Document Capture, la empresa habría podido tener dificultades para mantenerse al día con la creciente demanda.
"Si no fuera por esta herramienta, no hubieran podido captar nuevos clientes, no tendríamos tiempo, estaríamos trabajando 24/7", afirma Germán Martín Ruiz-Berdejo.
La eficiencia obtenida de la captura de documentos ha dado como resultado tiempos de procesamiento más rápidos, reducción de errores manuales, y un flujo de trabajo automatizado. Con Continia, Grupo Dino está bien posicionado para seguir creciendo y expandiendo sus operaciones. La solución no solo ha resuelto sus desafíos inmediatos, sino que también ha proporcionado una plataforma escalable para manejar el crecimiento empresarial futuro.
"Si no fuera por esta herramienta, no hubieran podido captar nuevos clientes, no tendríamos tiempo, estaríamos trabajando 24/7"
Resultados reales con Continia
Grupo Dino no solo facilitó sus operaciones diarias, sino que también hizo posible impulsar el crecimiento al atraer más clientes nuevos.