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De armarios a la nube:
Miedema Groep elimina el uso de papel con Continia Document Capture.
Con un siglo de experiencia, Miedema Groep tiene una larga historia documentada en sus archivos. Pero gracias a las innovadoras soluciones financieras de Continia, la empresa ha dado paso a una nueva forma de trabajar más eficiente.
Apuntando a la eliminación del papel
Miedema Groep lleva más de un siglo en el negocio de los materiales de construcción, suministrando madera a contratistas y empresas para la industria de la construcción en los Países Bajos. Este puesto significa que la empresa gestiona una gran cantidad de facturas y pagos bancarios cada mes, una tarea que abrumaría al departamento financiero tanto en términos de tiempo como de espacio físico.
"Antes, almacenábamos todo físicamente en armarios. Teníamos 5 o 6 de ellos con carpetas llenas de documentos", dice Ulko Stelpstra, director financiero de Miedema. Ahora, la empresa no tiene armarios y aspira a un departamento financiero completamente digitalizado
Ahorramos quizás 2-3 horas al día al no tener que hacer contabilizaciones manualmente
Hacia la digitalización
El viaje de Miedema Groep hacia un departamento de finanzas totalmente digital comenzó con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sin embargo, fue la implementación de las soluciones de Continia para la gestión de facturas y pagos lo que realmente hizo posible esta transformación.
"Nuestro objetivo era la digitalización completa", dice Ulko Stelpstra. "Es por eso que elegimos Document Capture". Desde 2021, la empresa utiliza esta solución para escanear y procesar facturas de forma automática. Los beneficios son numerosos, pero la mayor ventaja es el tiempo ahorrado.
"Además, ahorramos una cantidad significativa de tiempo: ahora es mucho más fácil registrar una factura. Ahorramos quizás 2 o 3 horas al día al no tener que hacer esto manualmente", explica Stelpstra. Con más de 1.000 facturas procesadas cada mes, Continia Document Capture ha permitido a Miedema mantener sus operaciones financieras sin necesidad de personal adicional.
Antes, teníamos una tasa de casamiento de facturas de alrededor del 30-35%. Ahora, el 90-95% de las líneas se concilian automáticamente, lo que nos ahorra una gran cantidad de tiempo
Miedema Groep
95%
Tasa de casamiento de facturas con la conciliación automática
0
armarios con documentos físicos
2
horas ahorradas diariamente en facturas
Precisión mejorada equivale a ahorro de tiempo
La gestión manual de las facturas implica mucho tiempo, pero aún más exigentes son tareas como los pagos, los extractos bancarios y la conciliación. Anteriormente, estas tareas solían ser gestionadas por un empleado junior, pero la introducción de Continia Payment Management ha hecho que esta función sea totalmente automática. "Antes, teníamos una tasa de casamiento de facturas de alrededor del 30-35%. Ahora, el 90-95% de las líneas se concilian automáticamente, lo que también ahorra una gran cantidad de tiempo, por supuesto", dice Ulko Stelpstra. Resume: "En general, hemos podido reducir la carga de trabajo de nuestros empleados en nuestro departamento de finanzas con el uso de Document Capture y Payment Management. Eso nos da espacio para invertir en otras tareas administrativas y mejorar aún más.
Todo se vuelve más fácil
Las soluciones de Continia han simplificado todo nuestro departamento financiero. No solo se ha aligerado la carga de trabajo diaria, sino que también se han agilizado los procesos de control y auditoría. "Cuando tenemos nuestra revisión contable anual, nos piden 250 facturas que antes teníamos que buscar manualmente en armarios y carpetas. Ahora, es automático y por lo tanto, mucho más fácil”, señala Stelpstra. Las soluciones financieras de Continia son dinámicas: cada nueva versión aporta beneficios adicionales que mejoran las operaciones diarias, lo que garantiza que Miedema esté bien preparado para otro siglo de crecimiento
Continia Document Capture
Con Continia Document Capture, Miedema Groep ahorra tiempo y recursos cada día, lo que les permite desarrollarse y crecer. ¿Quieres ver cómo Continia puede ayudar a tu empresa?
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