- Løsninger
- Expense Management
Undgå fejl og spar tid –
mens du automatiserer hele dit kreditorbogholderi.
Book en demo
Hold øje med medarbejderudgifterne i realtid
Indsendelse, samling på og godkendelse af rejseafregninger og medarbejderudgifter er tidskrævende. Det hæmmer din produktivitet, og du er fanget foran tastaturet i flere timer. Når du håndterer fysiske kvitteringer, manuel dataindtastning og afstemning, så kan fejl og stor frustration hurtigt snige sig ind på dit arbejde.
Continia Expense Management giver dig et overblik over medarbejderudgifterne i realtid. Medarbejderne kan uploade kvitteringer igennem Continia Mobile Expense App eller Continia Expense Portal, hvilket giver dig mulighed for hurtigere at se og processere udgifterne.
De største fordele, der skaber værdi i din hverdag
Transaktioner på firmakortet
Fordi Expense Management er integreret med alle de store kredit- og betalingskortsudbydere, er det nemt at automatisk importere, håndtere og afstemme betalingskortstransaktionerne. Hvis du ikke selv har indsendt en kvittering for transaktionen på firmakortet, opretter systemet en udgift, som mangler relevante informationer. Systemet sender udgiften afsted til brugeren med en påmindelse om at udfylde de manglende informationer.
AI Receipt Scanner
Fjern manuelle dataindtastninger med den intelligente OCR i Expense Management. Med løsningen reducerer du fejl og sparer tid, fordi den genkender tekst fra dine kvitteringer og udfylder felterne i Expense App for dig.
Godkendelsesprocesser
Expense Management sender automatisk din udgift til de korrekte godkendelsesprocesser. Dette reducerer den tid, du skal vente på godkendelse, mens godtgørelserne kan gennemføres hurtigere. Du kan gennemse og godkende udgifter – uanset hvor i verden du er.
Sikker digital opbevaring
Slip for besværet med at håndtere papir. Opbevar, indekser, og bevar dine data sikkert, så du beskytter integriteten af dine originale dokumenter, samtidig med at du overholder reglerne. Følg hvert dokuments vej fra modtagelse til endelig bogføringspost så du får det fulde overblik, og tilgå din historik på få sekunder! Godkendt og certificeret i Tyskland som en pålidelig, revisionssikker arkiveringsløsning.
Kørsel
Når medarbejderne skal indsende kørsel, ender de tit med at gætte på kilometerantallet – medarbejdere, der i forvejen har nok at se til, glemmer tit at få det noteret, eller også hopper de det helt over og prøver bare at huske på, hvor det lige var, de kørte henne. Medarbejderne kan nemt oprette kørselsruter ved at bruge Expense Appen eller Expense Portalen for at være sikre på, de får den korrekte tilbagebetaling.
Diæter
Det kan hurtigt blive dyrt at tage på forretningsrejse. Med Expense Management kan du nemt beregne daglige diæter for overnatninger og måltider. Medarbejdere kan indsende rejseafregninger igennem Expense Appen eller Expense Portalen, hvor de specificerer rejseperioden, hotel, og daglige måltider.
Purchase contracts
Spar tid og penge ved at håndtere dine købskontrakter, abonnementer, og andre tilbagevendende omkostninger fra ét samlet sted. Expense Management giver dig et overskueligt overbilk og sender dig notifikationer, når det er tid til at gennemgå abonnementerne, så du undgår at betale for noget, du ikke bruger.
Vink farvel til papir!
Ved at fjerne papiret fra din dagligdag, kan du være med til at redde vores fælles planet. Du fremskynder tilbagebetalingen af udlæggene og får et overblik i realtid over udgifterne. Ved at bruge intelligent OCR i Expense Appen kan du hurtigt tage og gemme et billede af din kvittering, udfylde de relevante informationer, og indsende udgiften – helt uden problemer!
Find et
webinar
Tilmeld dig et af vores webinarer nu.
Expense Management Webinar
januar 23 2025 - 12.00
2025, Tidszone UTC
Sprog: Dansk
Expense Management webinar
april 05 2040 - 20.00
2040, Tidszone UTC
Sprog: Engelsk
Se en Expense Management demo nedenfor
Brug pilene til at navigere frem og tilbage i de andre videoer i playlisten.
Oversigt over funktioner
-
Grundmodul
- Indsend og godkend udgifter
- Unik Mobil Expense App til iOS og Android
- AI Receipt Scanner
- Godkendelsesflow
- Samlede tværgående godkendelser
- Opret afregninger
- Vedhæft en kvittering som billede eller PDF
- Konfigurerbare felter
- Automatisk arkiv
- Opret skabeloner
- Notifikationer i Expense App
- Rediger godkendte dokumenter
- Leverandørbogføring
- Forhåndsgodkendelse af rejseafregninger og udgifter
- Synligt momsbeløb
- In-app introduktionsvideoer
- In-app notifikationer
- Auto-zoom ved Business Central tilføjelser
- Auto-udfyld i Expense Appen og Expense Portalen
- VAT/moms-input fra Expense brugere
- Sikret Arkiv
- Opfyld krav om digitale bilag
- Automatisk allokering med fordelingskoder
- Centraliseret adgang til kommentarer
- Hurtig adgang til vedhæftninger
- Strømlinet behandling af indkøbsdokumenter
- Jobkø setup
- Continia Sustainability integration
- Continia Hub
Indsend og godkend udgifterIndsend og godkend udgifter fra Expense App, Expense Portal, Web Approval Portal og Business CentralUnik Mobil Expense App til iOS og AndroidVed at bruge Continia Expense Appen kan du indsende dine udgifter på farten med nogle få trin: Tag et billede, udfyld felterne, send til godkendelse.AI Receipt ScannerNår du har taget et billede af din kvittering, genkender AI Receipt Scanner de relevante data og udfylder beløbs-, dato- og beskrivelsesfelterne for dig. Det eneste, du skal gøre, er at vælge udgiftstype og derefter indsende din udgift via et enkelt swipe! AI Receipt Scanner identificerer også data fra vedhæftede PDF-filer. AI Receipt Scanner fungerer også i Expense Portalen.GodkendelsesflowOpsæt et godkendelsesflow direkte i Continia Expense Management. Som godkender kan du se al information om udgiften, herunder den vedhæftede kvittering. I dette godkendelsesflow, kan du acceptere, afvise, sætte på hold, eller videresende til en anden godkender. Du kan også tilføje kommentarer og vedhæfte bilag.Samlede tværgående godkendelserForenkle dine godkendelser i Web Approval Portal med et samlet dashboard.Opret afregningerMed afregninger kan du gruppere forskellige typer af dokumenter, som f.eks. udgifter, kilometerpenge, og diæter for en specifik tur, et projekt, eller en bestem periode. En afregning giver et godt overblik for Expense-brugeren. Godkenderen kan se alle dokumenter, og kan godkende alt på samme tid i stedet for kun et dokument ad gangen.Vedhæft en kvittering som billede eller PDFTag billede af en kvittering eller del kvitteringer fra andre appsKonfigurerbare felterAlle konfigurerede felter, som vises i appen, styres direkte fra Business Central.Automatisk arkivHent de originale dokumenter ved at bruge standardnavigationsfunktionen i Business Central.Opret skabelonerGiver mulighed for at oprette skabeloner til tilbagevendende udgifter.Notifikationer i Expense AppVed oprettelse af en ny udgift eller godtgørelse, bliver der sendt en pop-up notifikation til expense brugerens smartphone, når der sker ændringer i udgiftens status.Rediger godkendte dokumenterTillader udvalgte brugere at redigere godkendte dokumenter i Business Central. Alt undtaget beløbet kan ændres. Redigerede dokumenter markeres med brugernavn.LeverandørbogføringDette er relevant, når du bruger et firmakort med en leverandør, der allerede er i systemet, og du ønsker, at transaktionen skal vises i bogføringen i leverandørregnskabet.Forhåndsgodkendelse af rejseafregninger og udgifterDet er muligt at forhåndsgodkende samlede beløb, som medarbejderen kan købe for i forbindelse med f.eks. forretningsrejser. Dette betyder, at expense-brugeren kan booke fly, hoteller osv. og være sikre på, at de får udgifterne godkendt, inden for et bestemt samlet beløb.Synligt momsbeløbMomsbeløb vises på den detaljerede udgiftsside.In-app introduktionsvideoerKom i gang ved hjælp af in-app introduktionsvideoer, der forklarer flere forskellige basisfunktioner og arbejdsflows.In-app notifikationerFå en notifikation, når der kommer en ny Major Release eller hvis der er systemfejl, som påvirker din Continia løsning. Bemærk venligst, at du også kan afmelde notifikationerne, hvis du ønsker det.Auto-zoom ved Business Central tilføjelserVedhæftede billeder af kvitteringer skaleres automatisk til den bedst egnede størrelse så antallet af manuelle justeringer reduceres.Auto-udfyld i Expense Appen og Expense PortalenForeslår felter anvendt til udgifter fra den samme forhandler.VAT/moms-input fra Expense brugereAI Receipt Scanner detekterer automatisk adskillige VAT/momsposteringer på kvitteringen.Sikret ArkivOpbevar sikkert dine digitale bogføringsdokumenter i deres oprindelige form.Opfyld krav om digitale bilagMed ”Krav om digitale bilag” aktiveret sikrer du, at dit firma overholder bogføringslovens krav om, at der skal registreres et digitalt bilag i forbindelse med alle købs- og salgstransaktioner. Det vil ikke være muligt at bogføre køb/omkostninger, uden der findes bilag.Automatisk allokering med fordelingskoderVed hjælp af fordelingskoder foretages allokeringer automatisk, ud fra de procentsatser der specificeres i opsætningen. Funktionen er tilgængelig for alle udgiftstyper.Centraliseret adgang til kommentarerSe alle kommentarer til en udgiftsrapport på samme tid fra udgiftsrapportens side under fanen Kommentar.Hurtig adgang til vedhæftningerFå adgang til udgiftsvedhæftninger, når du har brug for dem, på hver allokeringsside i Expense Appen.Strømlinet behandling af indkøbsdokumenterAnvend nemt køb på udgifter og håndter transaktionen i både Document Capture og Expense Management for at undgå dobbeltpostering.Jobkø setupKonfigurer jobkøer nemt med den nye Jobkø Setup-side, der muliggør oprettelse og fjernelse af poster med et enkelt klik til tilbagevendende opgaver som Continia Online-synkroniseringer og afsendelse af godkendelsesemails.Continia Sustainability integrationOpsætning relateret til emissioner er inkluderet i Expense Management for at understøtte integration med Continia Sustainability til CO2-regnskab.Continia HubTilgå et centralt indbygget hjælpecenter designet til brugervenlighed og feedback. -
Kreditkorttransaktioner
Integration af firmakortDu kan automatisk importere transaktionerne fra dit firmakort ind i Business Central. Expense Management kobler transaktionerne med de registrerede udgifter. Du modtager en notifikation direkte i appen.Automatisk matchDu opsætter kriterier i Business Central, der matcher de importerede korttransaktioner med indsendte udgifter.Transaktionsinformation i forbindelse med udgifterSystemet burger information fra korttransaktionen til at generere en udgift. Som Expense-bruger skal du kun indtaste ekstra information, hvis det er påkrævet, og vedhæfte en kvittering før du indsender.PåmindelserDer sendes påmindelser ud til Expense-brugere, hvis der mangler kvitteringer.Flow for aktivering af aftalerEn wizard inde i Business Central kan tilgås via Anmodning om aktivering af aftale, som gør det muligt for Continia at indhente aftalenummeret og starte kundens transaktionsflow.Behold beskrivelser på banktransaktionerSørg for, at banktransaktionsbeskrivelser på udgifter forbliver intakte og ikke overskrives af brugere, så udgiftssporingen forbliver korrekt.
-
Kørsel
- Tilgængelig i Expense App, Expense Portal, Web Approval Portal og Business Central
- Kørslesregistrering med Google Maps integration
- Tilføj via punkt til kørselsudgiften
- Oversigt over kørselsrute in Business Central
- Placering
- Opret skabeloner
- Expense App notifikationer
- Momsberegning
- Definer regler for vedhæftninger
Tilgængelig i Expense App, Expense Portal, Web Approval Portal og Business CentralTillader brugere at registrere deres kørselsudgifterKørslesregistrering med Google Maps integrationGoogle Maps integrationen sørger for at hver registrering er korrekt, hvilket sikrer korrekt kørselsgodtgørelse.Tilføj via punkt til kørselsudgiftenGiver muligheden for at tilføje via punkter til din rute.Oversigt over kørselsrute in Business CentralDe registrerede kørselsdetaljer præsenteres direkte i Business Central inklusiv et billede af ruten.PlaceringDin GPS-placering aflæses for at gøre det lettere at oprette kørselsgodtgørelse.Opret skabelonerOpret skabeloner for tilbagevendende ruter.Expense App notifikationerNår du indsender kørsel, bliver der sendt en pop-up notifikation til expense-brugerens smartphone, når der sker ændringer i status.MomsberegningDu kan nu nemt beregne VAT-refusion ud fra dine medarbejderes brændstofsats i forbindelse med kørselsgodtgørelse (tilgængelig hos det britiske marked).Definer regler for vedhæftningerFå fuld kontrol over dine vedhæftninger ved at definere regler for vedhæftninger på kilometerafregning for køretøjer. -
Diæt
Tilgængelig i Expense App, Expense Portal, Web Approval Portal og Business CentralNemt at indsende og godkende diæter direkte fra Expense App på iOS og Android enheder. Du kan også indsende og godkende diæter igennem Expense Portalen.Dags- og måltidsberegningBeregn dags- og måltidsudgifterne inklusiv i forhold til specifikke landekrav.Rateopsætning og beløbsberegningHåndter alt, som relaterer til diæter, herunder opsætningen af rater og beregningen af beløb direkte i Business Central.Daglig godtgørelseDu kan indsende diæter direkte fra Expense App på iOS og/eller Android mobile enheder. Du kan også indsende diæter fra Expense Portalen.Opret skabelonerDu kan nemt sætte rater og specifikke felter op i Business Central.ValutakursVed at aktivere flere destinationer på tværs af grænser i Expense Managements indstillinger, kan udgiftsbrugere oprette rejse med diæter med flere valuta og landerater.Expense App notifikationerVed indsendelse af diæter, bliver der sendt en pop-up notifikation til expense brugerens smartphone, når der sker ændringer i status.
-
Indkøbskontrakter
Håndtér tilbagevendende omkostninger fra ét samlet stedHåndtér alle dine tilbagevendende omkostninger direkte fra din Business Central.Godkend kontrakter og abonnementer
Gennemgå nemt kontrakter og abonnementer i den brugervenlige godkendelsesportal, Web Approval Portal.
Auto-godkend tilbagevendende medarbejderudgifterGodkend automatisk medarbejderudgifter, som allerede er koblet sammen med en købskontrakt.Nemt overblik over fornyelsesdatoerHold styr på alle dine kontrakter og abonnementer med en samlet oversigt.E-mailnotifikationer, når det er tid til godkendelseModtag en e-mailnotifikation, om at det er tid til at gennemgå dine kontrakter, inden de automatisk bliver fornyet.
Historik og statistik lige ved håndenFind historikken frem omkring dine købskontrakter og -abonnementer og brug den til statistikker og andre formål.
Hør hvad kunderne siger
Gennem et specialdesignet rollecenter, understøttes Pedans KPIer og der har let adgang til at følge fx. dækningsbidrag, likviditet, forfaldne fakturaer, forventet omsætning. Jeg har til enhver tid adgang til realtime data, der giver et faktuelt her og nu indblik i min forretning.
Bent Hagen
CEO@ Pedan
CEO
Med Expense Management har vi fået en superhurtig og simpel proces til at indsende og godkende! Rejseafregningsoplevelsen har aldrig været bedre.
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager@ Simply Dynamics
Digital Marketing Manager
Kom i gang i dag med en gratis prøveversion
Prøvekør Expense Management. Se hvor meget tid du kan spare ved at downloade en gratis prøveversion i dag!
Gratis prøveversion