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- Expense Management
Gérez facilement les dépenses de votre entreprise –
limitez les tâches manuelles
Suivez les notes de frais des employés en temps réel
La déclaration et l'approbation des notes de frais prennent du temps. Votre productivité en souffre et cela ajoute à vos préoccupations. Devoir manipuler des reçus papier, saisir manuellement des données et effectuer des rapprochements est source d'erreurs et d'énervement.
Continia Expense Management vous donne en temps réel une vue d'ensemble des dépenses des employés. Ceux-ci peuvent télécharger leurs reçus via l'application Continia Mobile Expense ou le Continia Expense Portal, ce qui permet d'avoir une visibilité immédiate et un traitement plus rapide.
Fonctionnalités clés qui apportent une valeur ajoutée à votre journée de travail
Transactions par carte bancaire
L'importation automatique des transactions par carte de crédit facilite la gestion et le rapprochement de ces transactions, car cette solution s'intègre à celles des principaux émetteurs de cartes de crédit. S'il manque un reçu de transaction, le système crée automatiquement une note de frais incomplète et l'envoie à l'utilisateur avec un rappel.
AI Receipt Scanner
Éliminez la saisie manuelle des données grâce à l'OCR intelligent d'Expense Management. Le logiciel réduit les erreurs et vous fait gagner du temps en reconnaissant le texte de votre reçu et en le plaçant dans les bons champs pour vous dans l'application Expense.
Kilométrage
L’enregistrement de kilomètres parcourus se résument souvent à un jeu de devinettes : les employés débordés les oublient ou décident même de les ignorer, et essaient de les recréer de mémoire. L'application Expense ou le portail Expense leur permet de créer facilement des itinéraires kilométriques et de garantir l'exactitude du remboursement.
Archives sécurisées
Éliminez les problèmes liés à la manipulation du papier. Stockez, indexez et conservez vos données en toute sécurité, en garantissant l'intégrité de vos documents originaux tout en respectant la conformité. Suivez le parcours de chaque document, de la réception à l'enregistrement comptable final, pour une visibilité totale, et consultez votre historique en quelques secondes ! Reconnu et certifié en Allemagne comme une solution d'archivage fiable et à l'épreuve des audits.
Flux d’approbation
Expense Management envoie votre note de frais au bon flux, ce qui réduit les délais d'approbation et accélère les remboursements. Vous pouvez examiner et approuver les documents, où que vous soyez.
Indemnité journalière
Les déplacements peuvent vite revenir cher. Avec Expense Management, vous pouvez facilement calculer les indemnités journalières correspondant à l'hébergement et aux repas. Les employés peuvent envoyer leurs dépenses forfaitaires via l'application Expense ou le portail Expense, en précisant les périodes de déplacement, l'hébergement et les repas quotidiens.
Contrats d’achat
Gagnez du temps et de l’argent en gérant vos contrats achat et autres coûts récurrents depuis un endroit unique. Expense Management vous donne une vue d’ensemble facile et vous envoie des notifications pour révision, de sorte que vous ne payez jamais pour quelque chose que vous ne consommez pas.
Dites adieu au papier !
En supprimant le papier, vous contribuez à préserver la planète. Vous accélérez les délais de remboursement des employés et obtenez un aperçu en temps réel de leurs dépenses. En utilisant la fonction d'OCR intelligente dans l'application Expense, vous pouvez prendre et enregistrer une photo de votre reçu, saisir les informations et soumettre votre note de frais, cela en toute facilité !
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Expense Management webinar
Language: English
Découvrez ci-dessous une démonstration d'Expense Management
Aperçu fonctionnalités
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Essentiel
- Application Expense pour iOS et Android
- AI Receipt Scanner
- Flux de travail d'approbation
- Tableau de bord d'approbation inter-entreprises
- Joindre la photo d'un reçu
- Champs configurables
- Archivage automatique
- Création de modèles
- Vidéos de présentation intégrées à l'application
- Notifications dans l'application
- Zoom automatique dans Business Central
- Remplissage automatique dans l'application Expense et le portail Expense
- Saisie de la TVA par les utilisateurs Expense
- Archive sécurisée
- Allocations automatiques à l'aide de codes de distribution
- Accès centralisé aux commentaires
- Accès rapide aux pièces jointes
- Double traitement des documents d'achat
- Configuration de la file d'attente
- Integration Continia Sustainability
- Continia Hub
Application Expense pour iOS et AndroidGrâce à l'application Continia Expense, vous pouvez saisir vos frais où que vous soyez et en quelques étapes : Prenez une photo, remplissez les champs obligatoires, envoyez pour approbation.AI Receipt ScannerUne fois que vous avez pris une photo de votre reçu, le AI Receipt Scanner capture et reconnaît automatiquement les données, en remplissant les champs montant, date et description pour vous. Il ne vous reste plus qu'à choisir le type de dépense et à soumettre votre note de frais ! Le AI Receipt Scanner identifie également les données dans les fichiers PDF joints à une dépense, par exemple dans un e-mail.Flux de travail d'approbationConfigurez un flux d'approbation directement dans Continia Expense Management 365. En tant qu'approbateur, vous pouvez consulter toutes les informations sur les frais, y compris les reçus joints. Dans le flux d'approbation, vous pouvez accepter, refuser, mettre en attente ou transférer à un autre approbateur. Vous pouvez également ajouter des commentaires et des pièces jointes.Tableau de bord d'approbation inter-entreprisesSimplifiez vos approbations dans le portail d'approbation web grâce à une vue unifiée du tableau de bord.Joindre la photo d'un reçuJoignez un nombre illimité de photos à des frais.Champs configurablesLa configuration des champs affichés dans l'application est gérée directement depuis Dynamics 365 Business Central.Archivage automatiqueRécupérez les documents d'origine à l'aide de la fonction de navigation standard dans Dynamics 365 Business Central.Création de modèlesOffre la possibilité de créer des modèles pour des frais récurrents.Vidéos de présentation intégrées à l'applicationCommencez par regarder des vidéos de présentation intégrées à l'application, qui expliquent plusieurs fonctionnalités et flux de base.Notifications dans l'applicationRecevez une notification lors du lancement d’une nouvelle version majeure ou en cas de problème système qui interfère avec votre solution Continia. Notez qu'il est possible de se désabonner aux notifications.Zoom automatique dans Business CentralLes images de reçus jointes sont automatiquement mises à l'échelle à la taille de l’appli, ce qui réduit les ajustements manuels.Remplissage automatique dans l'application Expense et le portail ExpenseSuggérez des champs utilisés pour les dépenses du même fournisseur.Saisie de la TVA par les utilisateurs ExpenseAI Receipt Scanner trouve automatiquement plusieurs taux de TVA sur le reçu.Archive sécuriséeStockez en toute sécurité les documents comptables numériques dans leur forme originale.Allocations automatiques à l'aide de codes de distributionEn utilisant les codes de distribution, les allocations sont automatiques et basées sur les pourcentages spécifiés dans la configuration. Cette fonction est disponible pour tous les types de dépenses.Accès centralisé aux commentairesAffichez simultanément tous les commentaires relatifs à une note de frais à partir de la page de la note de frais, sous l'onglet Commentaire.Accès rapide aux pièces jointesAccédez aux pièces jointes des dépenses lorsque vous en avez besoin sur chaque page d'affectation dans l'application Expense.Double traitement des documents d'achatAppliquez facilement les achats directement aux dépenses et traitez la même transaction à la fois dans Document Capture et dans Expense Management sans double comptabilisation.Configuration de la file d'attenteConfigurez facilement les files d'attente grâce à la nouvelle page de configuration des files d'attente, qui permet de créer et de supprimer en un clic des entrées pour les tâches récurrentes telles que les synchronisations Continia Online et l'envoi d'e-mails d'approbation.Integration Continia SustainabilityLa configuration relative aux émissions est incluse dans Expense Management afin de supporter l'intégration avec Continia Sustainability pour la comptabilité carbone.Continia HubAccédez à un centre d'assistance central intégré à l'application conçu pour la commodité et les commentaires des utilisateurs. -
Transactions bancaires
Intégration de cartes bancaires sociétéVous pouvez importer automatiquement les transactions par carte bancaire société dans Business Central. Expense Management s'occupe d'associer les transactions aux frais enregistrés. Vous recevez une notification directement dans l'application.Concordance automatiséVous pouvez configurer des critères de concordance dans Business Central pour recouper des transactions par carte bancaire importées avec les dépenses saisies.RappelsDes rappels sont envoyés aux utilisateurs Expense s'il manque des reçus.Conserver les descriptions des transactions bancairesVeillez à ce que les descriptions des transactions bancaires sur les dépenses restent intactes et ne soient pas écrasées par les utilisateurs pour un suivi précis des dépenses.
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Kilométrage
L'intégration avec Google MapsL'intégration avec Google Maps permet d'enregistrer correctement les données à chaque fois, pour garantir un remboursement correct.Ajouter des étapes au kilométrageOffre la possibilité d'ajouter des points d'étape à votre itinéraireAffichage de l'itinéraire du kilométrageLes détails du kilométrage enregistré sont présentés directement dans Business Central, y compris une photo de l'itinéraire.Capture de la localisationLa position GPS est capturée pour faciliter la création de kilométragesCréation de modèlesCréez des modèles pour les itinéraires récurrents.Calcul de la TVAVous pouvez désormais calculer facilement les remboursements de TVA à partir du « taux » de carburant kilométrique de vos employés à des fins de déduction fiscale (disponible uniquement au Royaume-Uni).Définir des règles pour les pièces jointesContrôlez totalement vos pièces jointes en définissant des règles d'attachement sur les véhicules kilométriques.
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Per Diem
Calcul du nombre de jours et des repasCalculez les frais journaliers et les repas, en tenant compte des exigences spéciales de chaque pays.Configuration du taux et calcul du montantGérez tout ce qui concerne les Per Diems, y compris la configuration du taux et le calcul du montant, directement dans Business Central.Indemnité journalièreVous pouvez saisir vos indemnités journalières directement depuis l'application Expense sur des appareils mobiles iOS ou Android. Vous pouvez également les saisir à partir de Expense Portal.Création de modèlesVous pouvez facilement configurer des taux et des champs spécifiques requis dans Business Central
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Contrats d’achat
Gérez les coûts récurrents à partir d’un endroit uniqueGérez tous vos coûts récurrents depuis votre Business Central.Passez en revue les contratsPassez en revue les contrats Passez facilement en revue les contrats sur le portail d’approbation web convivial.Approbation automatique des dépenses récurrentesApprouvez automatiquement les dépenses qui sont déjà liées à des contrats achat.Aperçu simple des dates de renouvellementGardez le contrôle de tous vos contrats et abonnements grâce à une page d'aperçu.Notifications par e-mail pour contrôleRecevez un e-mail de rappel de révision de vos contrats avant qu'ils ne soient renouvelés automatiquement.Historique et statistiques à portée de mainConsultez rapidement l'historique de vos contrats achat pour établir des statistiques ou à d’autres fins.
Témoignages clients
Avec Expense Management, nous disposons désormais d'un processus de traitement des notes de frais ultra-rapide et simple à soumettre, approuver et utiliser ! - gérer les frais de déplacement n'a jamais été aussi facile !
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager@ Simply Dynamics
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