Évitez les erreurs et gagnez du temps –
automatisez l'ensemble de vos comptes fournisseurs

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Réduisez les tâches manuelles et supprimez les erreurs

Les erreurs d'enregistrement et les perturbations des flux de travail sont quelques-unes des difficultés les plus chronophages et les plus frustrantes auxquelles sont confrontées les équipes chargées des comptes fournisseurs. Des erreurs mineures commises lors de ces tâches complexes peuvent entraîner des conséquences graves et parfois gravissimes.

De la saisie des données jusqu'à leur publication et leur récupération, Continia Document Capture est une solution de bout en bout qui automatise votre processus de comptes fournisseurs. Document Capture se charge de ces processus afin que vous puissiez effectuer votre travail en toute sérénité.

Fonctionnalités clés qui apportent une valeur ajoutée à votre journée de travail

Capture de données

Grâce à l'OCR intelligent de Document Capture, supprimez les opérations fastidieuses et répétitives de saisie manuelle des données. Le logiciel limite les erreurs et vous fait gagner du temps en reconnaissant le texte et en le plaçant dans les champs appropriés de Business Central.

Contrats achat

Ne payez pas pour des abonnements inutilisés. Vérifiez que vous ne recevez de factures que pour ce que vous avez réellement acheté. Avec Document Capture, vous pouvez garantir une facturation correcte, avoir un aperçu clair de tous vos contrats et les gérer plus rapidement.

Rapprochement des commandes

Limitez votre confusion, évitez les erreurs et assurez la cohérence avec le rapprochement automatique à trois voies de Document Capture. Installez-vous confortablement, détendez-vous et laissez le logiciel approuver automatiquement les factures inférieures à un montant limite défini.

Archives sécurisées

Éliminez les problèmes liés à la manipulation du papier. Stockez, indexez et conservez vos données en toute sécurité, en garantissant l'intégrité de vos documents originaux tout en respectant la conformité. Suivez le parcours de chaque document, de la réception à l'enregistrement comptable final, pour une visibilité totale, et consultez votre historique en quelques secondes ! Reconnu et certifié en Allemagne comme une solution d'archivage fiable et à l'épreuve des audits.

Flux de travail d'approbation

Vous n'aurez plus à courir après vos collègues pour leur faire approuver les factures. Document Capture transfère les documents dans le flux correct, ce qui raccourcit les temps d'attente d'approbations. Vous pouvez consulter et approuver des documents où que vous soyez.

Continia eDocuments

Optimiser votre processus d'achat-paiement en échangeant sans effort vos documents électroniques dans le respect des lois européennes et locales. Bénéficiez d'opérations commerciales plus fluides en échangeant vos documents XML par le biais d'une connexion sécurisée au réseau Peppol eDelivery.



Nouvelle version
La R2 2024 est en ligne -
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Préparez votre équipe à réussir

Apportez de la valeur ajoutée à votre journée de travail avec Document Capture et préparez votre équipe à réussir ! Document Capture est le meilleur logiciel d'automatisation Comptes Fournisseurs pour optimiser plus efficacement votre temps. Non seulement vous serez satisfait de votre travail, mais vous pourrez aussi rentrer chez vous à l'heure.

Garantissez la conformité avec Continia Delivery Network

Continia Delivery Network s'intègre de manière transparente au Peppol eDelivery Network pour importer vos factures et vos avoirs en toute sécurité dans Document Capture. Avec Continia Delivery Network, vous pouvez recevoir les documents électroniques d'autres entreprises du monde entier directement dans votre Business Central, ce qui contribue à sécuriser vos informations sensibles.

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Découvrez ci-dessous une démonstration de Document Capture

Document Capture Solution Demo (FR)
Welcome to the Document Capture solution demo
Document Capture role center in Business Central
Import PDF and XML documents
Recognize and register PDF
Recognize lines in PDF invoices
Order match
Recognize and register XML
The purchase invoice list
Approve documents from Business Central
Post a purchase invoice
Navigate documents
Search for any document

Présentation des fonctionnalités

  • Essentiel
    Installation et configuration automatisées
    Bénéficiez d'une configuration simple et rapide : tout est installé avec une configuration standard lorsque vous démarrez.
    Technologie OCR primée
    Appliquez la reconnaissance des informations d'en-tête grâce à la technologie OCR, telles que le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les montants totaux, etc.
    Traitement et enregistrement par lots
    Enregistrez les factures et les avoirs un par un ou enregistrez-les en une seule fois.
    Contrôle des fraudes
    Évitez les fraudes en validant toute modification des données précédemment saisies, telles que les informations sur les comptes bancaires ou les numéros de téléphone figurant sur les documents entrants.
    Factures d'achat et avoirs
    Créez des factures d'achat et des avoirs à partir de documents PDF reconnus par OCR.
    Gère tous les formats XML
    La solution est fournie avec des formats prêts à l'emploi comme PEPPOL BIS 3, OIOUBL, OIOXML, UBL, EHF, SVEFAKTURA, EBINTERFACE, XRECHNUNG. Ajoutez facilement d'autres formats grâce à une configuration simple.
    Continia Delivery Network
    Un service unique qui s'intègre au réseau eDelivery de PEPPOL vous permettant de recevoir des factures achat et des avoirs électroniques directement dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.
    Continia e-Documents
    Gérez et échangez vos documents eBilling et eOrder directement à partir de Business Central, par exemple, recevez des mises à jour de bons de commande de vos fournisseurs et répondez-y rapidement directement par le biais du Continia Delivery Network.
    Envoi automatique d'eDocuments
    Envoyez automatiquement des eDocuments lorsque des actions telles que la comptabilisation ou la validation sont effectuées, rationalisant ainsi votre flux de travail.
    Renvoyer les documents de facturation électronique
    Renvoyez facilement les documents de facturation électronique envoyés avec succès aux destinataires qui ont besoin d'une copie.
    Vérifier les capacités du partenaire en matière de documents électroniques
    Identifier automatiquement les capacités des clients et des fournisseurs en matière d'e-documents.
    Adresses e-mail dédiées
    Recevez des documents PDF et XML joints aux e-mails avec des adresses e-mail dédiées fournies par Continia.
    Séparation et fusion manuelle
    Fractionnez manuellement un groupe de factures d'un seul document PDF en plusieurs factures ou avoirs.
    Modèles et champs configurables
    Configurez des champs personnalisés pour reconnaître les factures et les avoirs, tels que les codes de dimension.
    Notification des OCR pages restantes
    Les utilisateurs reçoivent des notifications lorsqu'ils approchent du quota mensuel de pages OCR. Les seuils peuvent être personnalisés.
    Informer les administrateurs des documents ouverts
    Les administrateurs sont avertis plus tôt dans le processus des documents non enregistrés.
    Répartir montants factures par axe analytiques
    Gagnez du temps et simplifiez-vous la tâche en répartissant les montants des documents en plusieurs lignes en fonction des axes, tout en conservant le numéro de compte existant pour toutes les lignes créées.
    Glisser-déposer fichiers
    Glissez-déposez toute pièce jointe sur une facture, un avoir ou un fournisseur.
    Archivage complet des documents
    Recherchez et consultez le document PDF et XML d'origine d'une facture en quelques secondes à l'aide de la fonctionnalité de navigation intégrée standard.
    Créer lignes grand livre
    Créez des lignes de journal grand livre et augmentez la flexibilité pour les petits achats en sélectionnant un compte bancaire ou solde compte du grand livre.
    Export documents (pour audits)
    Export documents (à des fins d'audit).
    Appliquer codes de report
    Gagnez du temps en appliquant automatiquement des codes de report aux documents d'achat entrants.
    Vérifier axes analytiques lors de l'enregistrement
    Rationalisez votre flux de travail en vérifiant les axes des documents lors de l'enregistrement afin d'éviter de corriger ou d'ajouter des axes manquantes par la suite.
    Visualiser fichiers PDF intégrés
    Gagnez du temps en recherchant des PDF intégrés dans des documents XML en les affichant par défaut dans la visionneuse de documents.
    Colonnes dynamiques dans le journal
    Ajoutez plusieurs colonnes personnalisables à la liste de documents dans le journal.
    Archive sécurisée
    Sauvegarder en toute sécurité les documents comptables numériques dans leur forme originale. Comprend l'enregistrement des documents pour l'achat de journaux. Obtenez une vue d'ensemble des documents nécessitant une attention particulière en raison de problèmes liés à la somme de contrôle des fichiers et de modifications postérieures à l'approbation.
    Archivage automatique des commandes achat
    Archivez automatiquement les commandes achat lorsque les mises à jour du fournisseur sont enregistrées, ce qui permet de suivre les modifications et d'accéder aux versions précédentes.
    Gestion multi-entités
    Soutien à la gestion des entités multiples (MEM) par Binary Stream Software.
    Conforme au RGPD
    Garantissez la conformité au RGPD grâce à des processus de purge automatisés. Purgez facilement les mots capturés, les valeurs générées et les enregistrements entiers, en fonction de l'état et de l'ancienneté du document, tout en préservant la confidentialité et l'intégrité des données.
    Contrôle des transactions en double
    Détectez automatiquement les transactions en double dans Expense Management pour les factures entrantes et recevez un avertissement dans la section Commentaires.
    Configuration des champs du modèle assisté
    Créez facilement des champs d'en-tête et de ligne à l'aide du guide de configuration des champs du modèle assisté.
    Integration Continia Sustainability
    Les champs du modèle principal relatifs aux émissions sont inclus dans Document Capture afin de supporter l'intégration avec Continia Sustainability pour la comptabilité carbone.
    Continia Hub
    Accédez à un centre d'assistance central intégré à l'application conçu pour la commodité et les commentaires des utilisateurs.
  • Concordance de commande
    Concordance automatisée
    Faites correspondre automatiquement les factures et les avoirs aux commandes, reçus, bons de retour ou expéditions existants, avec une concordance précise 1:1 assurée par les données d'eDocuments pour une plus grande exactitude.
    Concordance des totaux
    Recoupez des factures pour un numéro de commande et le montant total avec le bon de commande correspondant ou l'entrée imputée.
    Concordance ligne par ligne
    Recoupez par numéro d'article fournisseur, quantité, prix unitaire et montant pour retrouver les lignes de commande d'achat correspondantes ou des entrées imputées.
    Aperçu des concordances
    Obtenez un aperçu clair des lignes automatiquement mises en correspondance ou faites correspondre les lignes manuellement.
    Ajout et séparation de lignes de commande
    Ajouter de nouvelles lignes ou séparer des lignes de commande existantes directement à partir de la page de concordance pendant le processus de concordance des commandes d'achat.
    Gestion des écarts
    Configurer la correspondance entre le bon de commande/réception et la facture pour autoriser des écarts de prix unitaire sur la ligne de la facture.
    Concordance numéro de série
    Attribuer les lignes de facture aux numéros de lot/série lors de la concordance.
    Concordance multi-document
    Une facture peut être associée à plusieurs reçus ou commandes, une à plusieurs ou plusieurs à une.
    Correspondance entre B.L. fournisseur et le numéro de commande
    Améliorez la précision de vos correspondances lorsque vous faites correspondre les factures entrantes en utilisant des détails de lignes supplémentaires.
    Surligner les modifications apportées aux commandes achat
    Repérez facilement les mises à jour des commandes achat en mettant en évidence les changements de prix, de coût ou de date de livraison sur une page de concordance dédiée. Cette fonctionnalité s'applique spécifiquement aux commandes achat mises à jour en téléchargeant le PDF d'un fournisseur, ce qui vous permet d'identifier rapidement tout changement.
  • Flux d’approbation
    Continia Web Approval Portal
    Permet à tous les employés sans accès direct à Continia Document Capture 365 de bénéficier des mêmes possibilités d'approbation de factures et autres documents. Peu importe où se trouve l'employé et quel que soit l'appareil, tout ce qu'il lui faut pour accéder aux documents et les approuver est un accès à Internet. REMARQUE: Le portail Continia Approbation Web a besoin au minimum une licence “Team Member” pour Microsoft Business Central.
    Approuver les commandes achat et retour
    Approuvez rapidement vos commandes achat et retour grâce aux flux de travail existantes de Continia, notamment le Web Approval Portal.
    Approbation automatisée
    Configurez l'approbation automatique des factures et des avoirs si les montants se situent dans des seuils prédéfinis.
    Flux d'approbation
    Configurez un nombre illimité de flux d'approbation et affectez-les à des factures individuelles ou à toutes les factures de fournisseurs spécifiques.
    Partage d'approbation
    Utilisez le partage d'approbation pour partager l'approbation d'une personne à une autre, ou configurez-le pour permettre à un responsable de voir toutes les approbations au sein de son service.
    Notifier les utilisateurs partageant l'approbation
    Les notifications sont envoyées simultanément aux utilisateurs partageant le document (propriétaire) et aux utilisateurs partageant le document (délégué).
    Approbation 4 yeux
    Configurez un seuil qui déclenche l'approbation des quatre yeux pour toutes les factures dépassant ce seuil.
    Forcer l'approbation
    Autorisez un superutilisateur à forcer l'approbation des factures et des avoirs si les politiques de l'entreprise le permettent.
    Documents en attente
    Mettez une facture ou des avoirs en attente pour montrer qu'ils ont été étudiés, mais ne sont pas prêts à être approuvés.
    Liste d’approbateurs spécifiques à l'utilisateur
    Réduisez le nombre d'approbateurs disponibles par utilisateur pour faciliter la transmission de documents.
    Notifications approbateurs par e-mail
    Des notifications e-mail, y compris un aperçu contenant des informations clés, sont envoyées automatiquement ou manuellement aux approbateurs lorsqu'un document doit être approuvé.
    Absence du bureau
    Mettez en place un remplaçant pour gérer les approbations d'un approbateur, lorsqu'il s'absente du bureau pour une période plus longue.
    Transfert de documents
    Permet à un approbateur de transférer manuellement des factures ou des avoirs à un utilisateur spécifique.
    Validations
    S'assure que la somme de toutes les lignes d'achat correspond au montant total sur la facture d'achat ou l'avoir reçu.
    Autorisations
    Vous permet d'appliquer les politiques de l'entreprise concernant les utilisateurs autorisés à approuver tels ou tels comptes et dimensions.
    Piste d'audit complète
    Pendant le processus d'approbation, chaque version d'une facture d'achat ou d'un avoir est enregistrée, vous pouvez donc toujours remonter dans le temps et voir qui a approuvé quelle pièce et quand.
    Ventilation achats
    Possibilité d'afficher les montants totaux dans le grand livre lorsqu'une facture ou un avoir est sorti pour approbation.
    Achats intersociétés
    Spécifier les informations relatives à l'inter-société dans les champs du document d'achat au cours du processus d'approbation.
    Tableau de bord d'approbation inter-entreprises
    Simplifiez vos approbations dans le portail d'approbation web grâce à une vue unifiée du tableau de bord.
    Surligner les lignes pertinentes
    Surlignez uniquement les lignes pertinentes pour une approbation avancée dans le portail d'approbation web, afin que les approbateurs puissent facilement identifier et se concentrer sur des lignes spécifiques à examiner. Cette fonctionnalité rationalise le flux de travail en éliminant les informations inutiles et en offrant une visibilité claire sur ce qui est en cours d'approbation.
  • Contrats d’achat
    Gérez les coûts récurrents depuis un même endroit
    Gestion et stockage centralisés de tous les contrats d'achat, abonnements et autres coûts récurrents.
    Enregistrez la facture comme facture contractuelle
    Création de contrats comportant toutes les informations pertinentes, telles que le fournisseur, les prix, les dates de début et de fin du contrat et les lignes de contrat détaillées, avec la possibilité de créer des contrats directement à partir d'une facture récurrente. De plus, les détails du contrat sont remplis automatiquement lorsque les factures sont traitées dans le journal des documents.
    Révision des contrats
    Examinez facilement vos contrats et abonnements via l'interface intuitive de Business Central et du portail d'approbation web Continia. Vous pouvez y modifier des lignes, réviser et annuler des contrats, ajouter des commentaires, joindre des documents et lier facilement des factures d'achat à des contrats d'achat.
    Auto-approuver les factures récurrentes
    Vous pouvez approuver automatiquement les factures récurrentes dans les limites de tolérance autorisées, en fonction des contrats consultés.
    Aperçu facile des dates de renouvellement
    Vous bénéficiez d'un aperçu simple des contrats à transmettre pour révision, de la possibilité de reviser tous les contrats avant le début d'un nouvel exercice fiscal et de la capacité de déclencher automatiquement ce processus de révision à intervalles réguliers, conformément aux règles de l'entreprise.
    Notifications par e-mail pour révision
    Des notifications par e-mail sont envoyées aux réviseurs de contrats lorsque les contrats doivent être révisés
    Historique et statistiques à portée de main
    Vous bénéficiez d'un archivage complet contenant tous les documents et fichiers liés au contrat depuis la fiche du contrat
    Intelligence sur les contrats achat
    Le module Contrats achat détecte les modèles dans les factures récurrentes, suggérant la création de contrats.
  • Reconnaissance avancée
    Reconnaissance des lignes grâce à l'IA
    Reconnaître avec précision les lignes d'une facture ou d'un avoir grâce à la capture de données améliorée par l'IA et les transférer vers les lignes d'achat.
    Traitement des documents de vente assisté par l'IA
    La capture de données pilotée par l'IA accélère le traitement des documents de vente en remplissant automatiquement les champs et en permettant la création rapide de clients.
    Calcul de lignes automatiques
    Calcul de lignes automatiques
    Types de documents illimités
    Créez et traitez d'autres types de documents, tels que des bons de commandes, des contrats, des bons de livraison, etc.
    Séparation et fusion automatisés
    Fractionnez automatiquement un groupe de factures d'un seul document PDF en plusieurs factures ou avoirs.
    Identification société
    Recevez tous les documents avec une seule adresse e-mail et faites-les distribuer automatiquement aux entreprises concernées.
    Vérification automatique prix lignes article
    Document Capture vérifie automatiquement les articles pour vous, ce qui vous permet de traiter plus rapidement et plus facilement les factures entrantes sans commande achat correspondante.
    Création et mise à jour commandes achat
    Réduisez la saisie manuelle et éliminez les erreurs en créant et en mettant à jour automatiquement vos commandes sur base des confirmations de commande envoyées par votre fournisseur.
    Acomptes
    Gérez facilement les acomptes demandés par les fournisseurs pour les biens et les services. Document Capture valide automatiquement les documents sous forme de factures acompte lorsqu'ils sont identifiés ou marqués comme tels, en les liant à une commande achat associée.
    Assigner charges
    Gagnez du temps et de l'énergie en demandant à Document Capture d'attribuer automatiquement des frais d'articles lors de l'enregistrement des documents selon la méthode (p. ex la quantité, le poids, etc.) que vous avez définie dans le modèle correspondant.
    Mise à jour des reçus de commande
    Mettre à jour et valdider les quantités de réception des bons de commande sur la base des bons de livraison du fournisseur afin d'automatiser le processus de réception.

Témoignages clients

Raphael Grand
Continia nous a permis de dématérialiser tout l’ensemble de notre flux de factures, nous permettre des rapprochements de factures quasiment automatiques jusqu’à intégrer et pousser des fichiers de paiement pour générer tous nos paiements fournisseurs en masse via le système Business Central.
Raphael Grand
Raphael Grand
Directeur Financier Kitsuné @ Maison Kitsuné
Monique Jaqqam
Il y a une chose qui m'impressionne encore : nous avons 45 entreprises et tout est transmis à une seule adresse e-mail. Le système sait de lui-même où tout doit aller. C'est très impressionnant.
Monique Jaqqam
Monique Jaqqam
CFO @ Basecamp
Raphael Grand
Grâce aux applications sur la dématérialisation de factures avec Continia, tout le flux de traitement de 95% de la donnée finance a pu être traité de façon dématérialisée sans soucis.
Raphael Grand
Raphael Grand
Directeur Financier Kitsuné @ Maison Kitsuné
Don Jenkins
Nous cherchions un outil qui pourrait nous aider à commencer à supprimer le papier. Pouvoir disposer d'un moyen centralisé d'intégrer chaque document dans notre système, de le capturer et de le traiter, cela change vraiment la donne.
Don Jenkins
Don Jenkins
VP of Finance and Tech. @ Mayo Aviation
Aileen Aherne
Document Capture nous offre un processus de facturation et d'approbation des achats automatisé, simple et rapide.
Aileen Aherne
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager @ Simply Dynamics
Raphael Grand
On améliore significativement la productivité de l’équipe finance grâce à Business Central et les applications natives comme Continia.
Raphael Grand
Raphael Grand
Directeur Financier Kitsuné @ Maison Kitsuné

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Liens et informations utiles

Consultez Continia Docs pour trouver toute la documentation sur nos solutions. Vous pouvez aussi consulter notre page de description des versions et découvrir comment les clients on-premises peuvent bénéficier de la mise à niveau vers des versions plus récentes, ainsi que d'une plus grande valeur ajoutée, grâce aux dernières fonctionnalités, mises à jour et améliorations techniques.
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