Document Capture | Expense Management

Automatisez la gestion de vos contrats

Gagnez du temps et de l'argent avec une solution de gestion des contrats pour automatiser vos processus financiers.

✔ Centralisez la gestion de vos contrats

✔ Obtenir des suggestions intelligentes pour la génération de                           contrats

✔ Automatisez votre processus d'approbation des contrats

✔ Garder le contrôle sur les renouvellements de contrats

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Gestion centralisée du cycle de vie des contrats

La recherche d'informations sur vos factures récurrentes et vos abonnements dans de nombreux e-mails et feuilles de calcul peut faire perdre du temps. Le non-respect des délais de renouvellement des contrats peut s'avérer coûteux, et le manque de vue d'ensemble peut rendre les négociations contractuelles difficiles.

Ne payez plus pour des abonnements inutilisés grâce à une vue d'ensemble centralisée de tous vos coûts récurrents. Avec les Contrats d'achat, vous pouvez dire adieu à vos processus manuels et gagner du temps grâce à un aperçu clair de tous vos contrats.

Le module Contrats d'achat vous permet de gérer vos factures récurrentes directement à partir de votre Business Central. Il est disponible à la fois pour Continia Document Capture et Continia Expense Management, afin que vous puissiez bénéficier d'une gestion transparente des contrats dans vos processus de gestion des comptes fournisseurs et des dépenses.

Pourquoi investir dans un logiciel d'automatisation de la gestion des contrats ?

Chaque mois, votre entreprise reçoit une longue liste de frais d'abonnement. Ces frais récurrents vont des licences logicielles des employés aux contrats de location de voitures, en passant par les abonnements aux médias et les services essentiels. Nombre de ces contrats se renouvellent automatiquement ou augmentent à leur échéance.

En mettant en œuvre un logiciel d'automatisation des contrats d'achat tel que le module Contrats d'achat, vous pouvez assurer le suivi de vos accords contractuels à partir d'un point central. Obtenez les meilleures offres possibles en ayant tous vos documents contractuels à portée de main afin de pouvoir les comparer facilement lorsque le moment du renouvellement approche.

Un système de gestion des contrats tel que Contrats d'achat permet de s'assurer qu'aucun contrat inutilisé ou inexact ne passe entre les mailles du filet. En même temps, il automatise les tâches répétitives et manuelles liées à ces frais récurrents. Cela permet à votre entreprise d'obtenir les meilleures conditions possibles et d'éviter les coûts inutiles.

Des avantages clés qui ajoutent de la valeur à votre journée de travail

Révision des échéances

Économisez de l'argent en prévoyant des révisions régulières de vos contrats. Vous pourrez ainsi gérer ou annuler vos contrats avant qu'ils ne soient automatiquement renouvelés.

Obtenir une vue d'ensemble

Obtenez un aperçu complet de tous les coûts récurrents et abonnements de votre entreprise afin d'éviter les surprises lors de l'établissement du budget.

Purchase Contract Intelligence

Laissez le système détecter les modèles de factures et de dépenses récurrentes et gagnez du temps grâce à des suggestions automatisées pour la création de contrats.

Approbation facile

Approuver automatiquement les factures et dépenses récurrentes pour un processus d'approbation des contrats plus efficace.

Gérer vos contrats à partir d'un seul endroit

Le suivi des contrats, abonnements et autres coûts récurrents de votre organisation prend beaucoup de temps. Gagnez du temps en gérant tous vos contrats directement à partir de votre Business Central.

En regroupant tous vos contrats professionnels en un seul endroit, vous disposez d'une excellente vue d'ensemble pour comparer les contrats, envisager de nouveaux fournisseurs ou renégocier les termes d'un contrat. Vous pouvez également utiliser le module pour déterminer si vous pouvez fusionner plusieurs contrats afin de réduire vos coûts globaux.

Grâce à la souplesse de la vue d'ensemble, vous pouvez également suivre les différents coûts par dimension associés à un ou plusieurs contrats, tels que le département, l'employé, le fournisseur, etc.

Gardez la maîtrise de votre processus de révision des contrats

Assurez-vous que les contrats sont renouvelés en temps voulu et évitez de payer pour des abonnements inutilisés. Avec Contrats d'achat, vous disposez d'un système efficace de gestion des souscriptions qui peut vous envoyer des rappels de révision automatisés lorsqu'un contrat de souscription est sur le point d'expirer. En mettant en place une telle automatisation des contrats, vous éliminez la nécessité d'un suivi manuel et évitez de manquer des échéances importantes.

Grâce à ce logiciel de gestion des contrats, vous pouvez facilement revoir vos contrats de manière récurrente. Vous saurez ainsi s'il convient de les renouveler, de les modifier ou de les annuler. Vous pouvez également affecter différents réviseurs à différents contrats afin de déléguer la charge de travail et de gagner du temps.

Génération de contrats intelligents

Optimisez votre gestion des contrats et gagnez du temps grâce à la création proactive de contrats. Qu'il s'agisse de baux de bureaux, de licences de logiciels, d'assurances ou de services de gestion des installations, le module Contrats d'achat peut détecter des tendances dans les factures entrantes et validées.

Si le logiciel détecte des paiements récurrents, vous recevez des suggestions automatiques pour créer des contrats, ce qui fait de la génération de contrats une partie intégrante de votre flux de travail comptable existant. La création et la gestion des contrats de votre société n'ont jamais été aussi simples !

Auto-approbation des documents d'achat

Si l'approbation des factures est essentielle pour protéger la trésorerie de votre entreprise, les contrats et les abonnements comportent généralement des frais récurrents qui peuvent vous faire gagner du temps dans votre processus d'approbation des documents.

Avec Contrats d'achat, vous pouvez approuver automatiquement vos documents d'achat, tels que les factures et les notes de crédit, en les liant à un contrat d'achat. Vous pouvez également mettre en place une approbation automatique pour les contrats et les abonnements inférieurs à un certain montant.

Types de contrats d'achat

Gérer différents types de contrats et d'abonnements - la liste est infinie ! Voici quelques exemples :

  • Location de bureaux
  • Licences de logiciels
  • Assurance
  • Services de téléphonie et d'internet
  • Sauvegardes du serveur
  • Services de gestion des installations, tels que la restauration, le nettoyage et l'entretien des plantes intérieures
  • Location de voitures
  • Journaux et magazines d'affaires

Essai gratuit pour les utilisateurs de Business Central Cloud

Découvrez l'impact des contrats d'achat sur vos propres opérations. Les contrats d'achat sont inclus dans Expense Management et sont disponibles en tant que module complémentaire à Document Capture. Activez le module en mode d'essai et découvrez tous les avantages sans frais supplémentaires pendant les 30 premiers jours.

Il suffit d'activer le module sur la page de gestion de la solution Continia si vous avez déjà installé Document Capture.  

Consultez nos essais gratuits ici
  • Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

    La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est le processus de supervision de tous les éléments d'un contrat afin de s'assurer qu'il fonctionne bien, qu'il respecte les règles et qu'il atteint ses objectifs. Ce processus s'étend de la signature du contrat, en passant par sa phase active, jusqu'à son renouvellement ou sa fin. Voici les étapes typiques :

    • Initiation/demande : Le processus commence lorsque le besoin d'un contrat est identifié, qu'il s'agisse de biens, de services ou d'un besoin spécifique de l'entreprise.
    • Rédaction : Un contrat est rédigé sur la base des normes organisationnelles, des lignes directrices juridiques et des exigences spécifiques de l'accord.
    • Révision : Le projet de contrat est examiné par toutes les parties prenantes, y compris les équipes juridiques, afin de s'assurer qu'il répond à toutes les normes et exigences nécessaires.
    • La négociation : Cette étape implique des discussions réciproques pour finaliser les termes du contrat. Des ajustements et des modifications peuvent être apportés en fonction des réactions des parties concernées.
    • Approbation : Le contrat nécessite l'approbation formelle des autorités désignées au sein de l'organisation pour être mis en œuvre.
    • Exécution : Une fois approuvé, le contrat est signé par toutes les parties concernées, ce qui le rend juridiquement contraignant.
    • Gestion continue : Le contrat est géré activement afin de garantir le respect de ses conditions, de gérer les renouvellements, de suivre les performances et d'apporter les modifications nécessaires.
    • Renouvellement/expiration : À l'approche de la fin du contrat, il est décidé de le renouveler ou non en fonction de ses performances et de sa pertinence.
    • Archivage : lorsqu'un contrat n'est plus actif, il est archivé. Il s'agit de le stocker en toute sécurité de manière à pouvoir y accéder à des fins de référence, de conformité ou d'audit.

    Ce cycle de vie garantit que les contrats sont créés et gérés de manière efficace, légale et bénéfique pour toutes les parties concernées.

  • Qu'est-ce que l'automatisation de la gestion des contrats ?

    L'automatisation des contrats consiste à utiliser un logiciel pour rationaliser et améliorer les différentes étapes du cycle de vie des contrats au sein d'une entreprise. Elle est particulièrement utile dans le contexte des processus de gestion des comptes fournisseurs et des dépenses. Voici comment elle simplifie ces domaines :

    • Création de contrats : Automatise la génération de contrats à l'aide de modèles pré-approuvés afin de garantir l'exactitude et la conformité.
    • Révision et approbation : Rationalise les approbations grâce à des flux de travail automatisés, garantissant que les contrats sont examinés par le personnel approprié sans retard.
    • Gestion et conformité permanentes : Surveille les termes du contrat pour s'assurer que toutes les parties remplissent leurs obligations et supporte la conformité grâce à des dossiers détaillés.
    • Renouvellement et terminaison : Les gestionnaires sont automatiquement informés de l'expiration des contrats, ce qui leur permet de prendre des décisions en temps utile concernant les renouvellements ou les terminaisons.
  • Pourquoi automatiser la gestion des contrats ?

    L'automatisation des processus de gestion des contrats offre plusieurs avantages clés, permettant aux employés de se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée qui favorisent la croissance de l'entreprise.

    Les logiciels de gestion des contrats offrent aux entreprises les avantages suivants :

    • Efficacité et rapidité : Réduction des tâches manuelles, accélération des processus contractuels.
    • Précision et conformité : Minimise les erreurs et garantit le respect des lois et des politiques.
    • Réduction des coûts : Réduction des dépenses opérationnelles et des risques financiers liés à la conformité.
    • Amélioration de la visibilité et du contrôle : Centralisation du stockage des contrats pour un meilleur suivi et une meilleure gestion.
    • Évolutivité : Gère les volumes croissants de contrats sans nécessiter de personnel supplémentaire.
    • Sécurité renforcée : Sécurisation des données sensibles et contrôle de l'accès aux informations contractuelles.
    • Gestion proactive : Automatise les alertes pour les renouvellements et les expirations, évitant ainsi les oublis.