Automatisez la distribution de vos documents

1. Connectez-vous directement au réseau PEPPOL

Dites au revoir à l'intermédiaire. Avec Document Output, vous pouvez vous connecter directement au réseau Peppol eDelivery. DOCUMENT OUTPUT est BUILT INSIDE Business Central, éliminant ainsi le besoin de fournisseurs de services tiers ou de dossiers temporaires exposés, ce qui simplifie vos processus de gestion de documents et de communication.

2. Envoi par lots de vos e-mails

Laissez Document Output gérer la distribution de vos documents, afin de disposer de plus de temps pour les tâches essentielles. Créez simplement des tâches en spécifiant qui doit recevoir l'e-mail et quand. Les tâches seront ajoutées à la file d'attente et le système enverra automatiquement ces e-mails par lots en conséquence.

3. Envoyer des e-mails en arrière-plan

Envoyez des e-mails en arrière-plan pendant que vous travaillez. Vos e-mails seront envoyés efficacement en arrière-plan afin que vous ne subissiez pas d'interruptions système et que vous puissiez profiter d'un flux de travail plus fluide.

4. Personnalisez vos e-mails sortants

Prenez le contrôle de votre communication. Document Output vous permet de configurer sans effort des règles pour des modèles spécifiques en fonction des besoins uniques de votre destinataire.

Avec une mise en page hautement personnalisable, vous pouvez personnaliser vos e-mails sortants en appliquant automatiquement diverses signatures et images en fonction du destinataire, du type de document ou de la période. En ajoutant une touche personnelle à vos communications, chaque message est adapté à vos destinataires et contribue à communiquer efficacement votre identité de marque.

5. Appliquer automatiquement les préférences du destinataire

Personnalisez vos communications lorsque vous travaillez avec des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux qui parlent différentes langues. Avec Document Output, vous pouvez choisir automatiquement un modèle avec la langue correcte appliquée en fonction des préférences linguistiques de vos destinataires.

Envoyez vos documents par e-mail, Peppol, impression ou une combinaison de ceux-ci en fonction de règles définies en fonction du destinataire.

Répondre aux préférences diverses des destinataires est sans effort. Qu'il s'agisse d'un document fusionné ou de fichiers distincts pour chaque destinataire, Document Output assure une livraison transparente en fonction de leurs préférences.

6. Joindre automatiquement les fichiers pertinents

Ne ratez plus jamais une pièce jointe cruciale. Document Output joint automatiquement les fichiers pertinents à vos e-mails en fonction de règles prédéfinies.

Le système extrait les fichiers des en-têtes de document, des éléments de ligne, des documents ouverts ou des pièces jointes fixes, ce qui facilite les communications de vos documents et garantit que les destinataires obtiennent tout le nécessaire.

7. Gardez une vue d'ensemble de votre communication

Restez organisé et informé en tout temps. Accédez rapidement et facilement au journal via la boîte d'information ou sur les fiches client, les fiches fournisseur, les commandes client, les factures client, etc.

Vous pouvez également afficher un journal complet des e-mails avec des copies des e-mails envoyés, garantissant ainsi une transparence et une responsabilité totales.

8. Augmenter la sécurité des documents  

Améliorez la sécurité des documents. Avec Document Output, vous pouvez protéger vos fichiers PDF par mot de passe pour restreindre l'accès aux informations sensibles.

Vous pouvez également signer vos fichiers PDF avec un certificat authentifié par un tiers afin que le document ne puisse pas être falsifié sans que le destinataire en soit averti.

De plus, vous pouvez envoyer des documents électroniques entièrement cryptés et validés pour protéger vos données confidentielles.

9. Prise en charge de tous les formats de documents

Vous n'avez pas à vous soucier de suivre les règles et d'utiliser les formats de documents corrects requis par les autorités législatives. Document Output prend en charge les principaux formats de documents, tels que les fichiers XML et divers formats PDF, vous êtes donc conforme et prêt à partir!

10. Accédez à +30 modèles prêts à l'emploi

Rationalisez votre processus de communication avec plus de 30 modèles e-mails prêts à l'emploi. Assurez-vous que votre communication est professionnelle et cohérente en personnalisant n'importe quel modèle en fonction de votre image de marque et de vos préférences pour vous l'approprier.