Document Capture | Expense Management

Automatisieren Sie die Verwaltung Ihrer Abonnements und Verträge

Sparen Sie Zeit und Kosten mit einer Vertragsmanagementlösung zur Automatisierung Ihrer Finanzprozesse.

✔ Verwalten Sie Ihre Verträge zentral

✔ Erhalten Sie smarte Vorschläge zur Erstellung von Verträgen

✔ Automatisieren Sie Ihren Vertragsgenehmigungsprozess

✔ Behalten Sie den Überblick über Fristen und
             Vertragsverlängerungen

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Zentralisierte Verwaltung von Vertragszyklen*

Die Recherche nach Informationen über Ihre wiederkehrenden Rechnungen und Abonnements in mehreren E-Mails und Excel-Tabellen kann sehr zeitaufwendig sein. Verpasste Fristen für Vertragsverlängerungen können zudem kostspielig sein, und mangelnde Übersicht kann Vertragsverhandlungen erschweren.

Zahlen Sie nicht länger für ungenutzte Abonnements, und erhalten Sie einen zentralen Überblick über alle Ihre wiederkehrenden Kosten. Mit Purchase Contracts können Sie manuelle Prozesse eliminieren und mit einer klaren Übersicht über alle Ihre Verträge Zeit sparen.

Mit dem Modul Purchase Contracts können Sie Ihre wiederkehrenden Rechnungen direkt in Business Central verwalten. Das Modul ist verfügbar für Continia Document Capture und Continia Expense Management, und ermöglicht Ihnen eine transparente Vertragsverwaltung in Ihrer Buchhaltung und bei der Reisekostenabrechnung.

Wieso Sie in Software zur Automatisierung der Verwaltung Ihrer Verträge investieren sollten!

Jeden Monat erhält Ihr Unternehmen Rechnungen für Abonnements. Diese wiederkehrenden Ausgaben reichen von Softwarelizenzen für einzelne Mitarbeiter bis hin zu Autoleasingverträgen, Medienabonnements und grundlegenden Gebäudedienstleistungen. Viele dieser Verträge verlängern sich automatisch oder werden nach ihrem Ablauf teurer.

Durch die Einführung einer Software zur Automatisierung von Verträgen, wie Purchase Contracts, können Sie Ihre Verträge an einem zentralen Ort verwalten. Sichern Sie sich die besten Konditionen, indem Sie alle Vertragsdokumente für einen einfachen Vergleich zur Verfügung haben, wenn eine Vertragsverlängerung ansteht.

Ein Vertragsmanagementsystem wie Purchase Contracts stellt sicher, dass keine ungenutzten oder fehlerhaften Verträge übersehen werden. Gleichzeitig automatisiert die Lösung Aufgaben, die mit der Vertragsverwaltung verbunden sind. Dies hilft Ihrem Unternehmen, die bestmöglichen Konditionen zu sichern und unnötige Kosten zu vermeiden.

Zentrale Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Überprüfen Sie Ihre Verträge

Sparen Sie Geld, indem Sie regelmäßige Vertragsprüfungen einplanen. Auf diese Weise können Sie Ihre Verträge verwalten oder kündigen, bevor sie automatisch verlängert werden.

Behalten Sie den Überblick

Mit einer vollständigen Übersicht über die wiederkehrenden Kosten und Abonnements Ihres Unternehmens behalten Sie bei der Budgetierung alles im Blick.

Intelligente Vertragserstellung

Das System erkennt Muster in wiederkehrenden Rechnungen und Spesen und schlägt automatisch die Erstellung von Verträgen vor.

Einfache Genehmigung

Die automatische Genehmigung von Rechnungen und Ausgaben, die mit Verträgen verknüpft sind, ermöglicht einen effizienteren Vertragsgenehmigungsprozess.

Verwalten Sie Ihre Verträge an einem zentralen Ort

Es ist zeitaufwändig, den Überblick über Verträge, Abonnements und sonstige wiederkehrende Kosten Ihres Unternehmens zu behalten. Sparen Sie Zeit, indem Sie alle Verträge direkt in Business Central verwalten.

Sie können von einem zentralen Ort aus auf alle Verträge zugreifen und erhalten so einen optimalen Überblick, um Verträge zu vergleichen, neue Anbieter in Betracht zu ziehen oder Vertragsbedingungen neu zu verhandeln. Sie können das Modul auch nutzen, um zu prüfen, ob Sie mehrere Verträge bündeln können, um Rabatte zu erhalten und damit Ihre Gesamtkosten zu senken.

Dank der flexiblen Übersicht können Sie auch die verschiedenen Kosten pro Dimension, die mit einem oder mehreren Verträgen verbunden sind, im Auge behalten, z. B. nach Abteilung, Mitarbeiter, Lieferant usw.

Regelmäßige Überprüfung der Verträge

Stellen Sie rechtzeitige Vertragsverlängerungen sicher und vermeiden Sie Kosten durch ungenutzte Abonnements. Mit Purchase Contracts erhalten Sie ein effizientes System zur Verwaltung von Abonnements, das Sie automatisch an auslaufende Verträge erinnern kann. Durch die Automatisierung der Verwaltung von Verträgen entfällt die manuelle Nachverfolgung, und Sie vermeiden wichtige Fristen zu verpassen.

Mit unserer Vertragsverwaltungssoftware können Sie Ihre Verträge in regelmäßigen Abständen überprüfen. So behalten Sie stets den Überblick darüber, ob Verträge verlängert, geändert oder gekündigt werden sollten. Außerdem können Sie verschiedenen Verträgen unterschiedliche Prüfer zuweisen, um die Arbeitslast zu verteilen und Zeit zu sparen.

Intelligente Vertragserstellung

Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement und sparen Sie Zeit mit der proaktiven Erstellung von Verträgen. Ganz gleich, ob es sich um Mietverträge für Büroräume, Software-Lizenzen, Versicherungen oder Gebäudedienstleistungen handelt, das Purchase Contracts-Modul kann Muster in eingehenden und gebuchten Rechnungen erkennen.

Wenn die Software wiederkehrende Zahlungen erkennt, erhalten Sie automatische Vorschläge für die Erstellung von Verträgen, so dass sich die Vertragserstellung nahtlos in die bestehenden Prozesse Ihrer Buchhaltung einfügt. Die Erstellung und Verwaltung von Verträgen für Ihr Unternehmen war noch nie so einfach!

Genehmigen Sie Belege automatisch

Während die Genehmigung von Rechnungen für Ihren Cashflow von entscheidender Bedeutung ist, fallen bei Verträgen und Abonnements in der Regel wiederkehrende Gebühren an, bei deren Genehmigung Sie Zeit sparen können.

Mit Purchase Contracts können Sie Ihre Einkaufsbelege, z. B. Rechnungen und Gutschriften, automatisch genehmigen, indem Sie sie mit einem Vertrag verknüpfen. Sie können auch eine automatische Genehmigung für Verträge und Abonnements innerhalb von Ihnen definierter Grenzen einrichten.

Vertragstypen

Verwalten Sie unterschiedlichste Arten von Verträgen und Abonnements wie beispielsweise:

  • Mietverträge für Büros
  • Software-Lizenzen
  • Versicherungen
  • Telefon- und Internetdienste
  • Server Backups
  • Leasingverträge
  • Gebäudemanagement, z. B. Reinigung und Wartung von Büros
  • Autovermietung
  • Geschäftszeitungen und -magazine

Kostenlose Testversion für Kunden in der Cloud

Entdecken Sie die Vorteile von Purchase Contracts für Ihr Unternehmen. Purchase Contracts ist in Expense Management enthalten und als Add-on-Modul für Document Capture erhältlich. Aktivieren Sie das Modul im Testmodus und entdecken Sie alle Vorteile in den ersten 30 Tagen ohne zusätzliche Kosten.

Wenn Sie Document Capture bereits installiert haben, aktivieren Sie das Modul einfach auf der Continia Solution Management Seite.

Hier finden Sie unsere kostenlosen Testversionen
  • Was bedeutet die Verwaltung von Vertragszyklen?*

    Bei der Verwaltung von Vertragszyklen (Contract Lifecycle Management, CLM) werden alle Elemente eines Vertrags überwacht, um sicherzustellen, dass der Vertrag ordnungsgemäß läuft, die Regeln eingehalten werden und die Ziele erreicht werden können. Dieser Prozess erstreckt sich von der Unterzeichnung des Vertrags über seine aktive Phase bis hin zu seiner Erneuerung oder seinem Ende. Dies sind die typischen Phasen:

    • Beantragung / Anforderung: Der Prozess beginnt, wenn der Bedarf eines Vertrags für Waren, Dienstleistungen oder eine bestimmte unternehmerische Anforderung festgestellt wird.
    • Autorisierung/Erstellung: Ein Vertrag wird auf der Grundlage organisatorischer Standards, rechtlicher Vorgaben und spezifischer Anforderungen des Unternehmens erstellt.
    • Überprüfung: Der Vertragsentwurf wird von allen Beteiligten, einschließlich der Rechtsabteilung, geprüft, um sicherzustellen, dass er alle erforderlichen Standards und Anforderungen erfüllt.
    • Verhandlung: In dieser Phase werden die Vertragsbedingungen in wechselseitigen Gesprächen endgültig festgelegt. Auf der Grundlage des Feedbacks der beteiligten Parteien können Anpassungen und Änderungen vorgenommen werden.
    • Genehmigung: Der Vertrag muss von den zuständigen Stellen innerhalb der Organisation formell genehmigt werden, damit er in Kraft treten kann.
    • Ausführung: Nach der Genehmigung unterzeichnen alle Beteiligten den Vertrag und machen ihn damit rechtsverbindlich.
    • Laufende Verwaltung: Der Vertrag wird aktiv verwaltet, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu gewährleisten, Verlängerungen zu verwalten, die Leistung zu verfolgen und alle notwendigen Änderungen vorzunehmen.
    • Erneuerung/Ablauf: Wenn sich der Vertrag dem Ablauf nähert, wird auf der Grundlage der Leistung und der anhaltenden Relevanz des Vertrags entschieden, ob er verlängert werden soll.
    • Archivierung: Sobald ein Vertrag nicht mehr aktiv ist, wird er archiviert. Das bedeutet, dass er sicher gespeichert wird, so dass er zu Referenzzwecken, zur Einhaltung von Vorschriften oder für Audits zugänglich ist.

    Dieser Zyklus gewährleistet, dass Verträge effizient, rechtlich einwandfrei und für alle Beteiligten vorteilhaft erstellt und verwaltet werden.

  • Was bedeutet die Automatisierung der Vertragsverwaltung?

    Bei der Automatisierung der Verwaltung von Verträgen wird Software eingesetzt, um die verschiedenen Phasen von Vertragszyklen in einem Unternehmen zu optimieren. Die Automatisierung ist besonders nützlich im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung und dem Reisekostenmanagement. Folgende Tätigkeiten werden durch die Automatisierung vereinfacht:

    • Erstellung von Verträgen: Automatisiert die Erstellung von Verträgen anhand vorab genehmigter Vorlagen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
    • Überprüfung und Genehmigung: Optimiert Genehmigungsprozesse durch automatisierte Workflows und stellt sicher, dass Verträge ohne Verzögerungen von den zuständigen Mitarbeitenden geprüft werden.
    • Laufende Verwaltung und Compliance: Überwacht die Vertragsbedingungen , um sicherzustellen, dass alle Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen, und unterstützt die Einhaltung durch detaillierte Protokolle.
    • Erneuerung und Beendigung: Benachrichtigt Verantwortliche automatisch über das Auslaufen von Verträgen und hilft so bei der rechtzeitigen Entscheidung über Verlängerungen oder Kündigungen.
  • Warum sollte man die Verwaltung von Verträgen automatisieren?

    Die Automatisierung der Vertragsverwaltungsprozesse bietet eine Reihe von Vorteilen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, sich auf wertvolle Tätigkeiten zu konzentrieren, die das Unternehmenswachstum fördern. Die Software für die Verwaltung von Verträgen bietet Unternehmen folgende Vorteile:

    • Effizienz und Zeitersparnis: Weniger manuelle Aufgaben, schnellere Vertragsprozesse.
    • Präzision und Compliance: Minimierung von Fehlern und Gewährleistung der Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Richtlinien.
    • Kostenersparnis: Senkt die Betriebskosten und mindert die mit der Einhaltung von Vorschriften verbundenen finanziellen Risiken.
    • Bessere Übersicht und Kontrolle: Zentralisierung der Vertragsablage zur besseren Nachverfolgung und Verwaltung.
    • Skalierbarkeit: Bewältigung steigender Vertragsvolumina ohne zusätzlichen Personalaufwand.
    • Erhöhte Sicherheit: Sichert sensible Daten und kontrolliert den Zugriff auf Vertragsinformationen.
    • Proaktive Verwaltung: Automatisierte Benachrichtigung bei Vertragsverlängerungen und -ausläufen, um Versäumnisse zu vermeiden.