Vereinfachen Sie Ihre Spesenabrechnung und
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Erhalten Sie einen Überblick über Ausgaben in Echtzeit

Das Erfassen, Beantragen und Genehmigen von Spesen ist zeitraubend und beeinträchtigt Ihre Produktivität. Die manuelle Eingabe und Verwaltung von Papierbelegen ist zudem mühsam und fehleranfällig.  

Continia Expense Management ermöglicht Ihnen einen Überblick über Ihre Ausgaben in Echtzeit. Mitarbeitende können Ihre Belege über die Continia Mobile Expense App oder das Continia Expense Portal einreichen. Die Belege können dann sofort verwaltet und genehmigt werden.

Features und Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Kreditkartentransaktionen

Der automatische Import von Kreditkartentransaktionen erleichtert die Abwicklung und den Abgleich von Kreditkartentransaktionen, da die Lösung die Anbindung der gängigsten Kreditkartenanbietern unterstützt. Wenn ein Beleg für eine Kreditkartentransaktion fehlt, erstellt das System automatisch einen unvollständigen Bericht und schickt diesen mir einer Erinnerung an die Benutzer.

KI Belegerkennung

Eliminieren Sie manuelle Dateneingabe mithilfe modernster OCR-Technologie in Expense Management. Die Software erfasst und erkennt Daten eines gescannten Belegs, füllt die relevanten Informationen in der Expense App aus und minimiert dadurch Fehler und spart zudem Zeit.

Rechtskonforme Archivierung

Gewährleisten Sie die Sicherheit und Integrität Ihrer originalen, digitalen Belege in der Buchhaltung und halten Sie gleichzeitig gesetzliche Vorschriften ein. Erfassen Sie automatisch den Verlauf jedes Belegs vom Eingang bis zur endgültigen Buchung, um vollständige Transparenz zu ermöglichen. Zertifiziert vom VOI-CERT* in Deutschland als vertrauenswürdige Archivierungslösung, welche die Etablierung eines revisionssicheren Prozesses unterstützt.

Fahrstrecken

Die Abrechnung von Fahrtkosten basiert oft auf Schätzungen. Mitarbeitende vergessen Fahrstrecken zu erfassen und versuchen sie später zu schätzen. Mitarbeitende können Fahrstrecken mit der Expense App oder dem Expense Portal einfach einreichen und ermöglichen so eine korrekte Erstattung.

Genehmigungen

Expense Management sendet Ihre Spesenabrechnung in den korrekten Workflow, sodass Wartezeiten bei der Genehmigung verkürzt werden und die Spesen schneller erstattet werden können. Sie können Dokumente von überall prüfen und genehmigen.

Verpflegungspauschalen

Reisen kann schnell teuer werden. Mit Expense Management können Sie ganz einfach Tagespauschalen für Unterkünfte und Verpflegung festlegen. Mitarbeitende können Abrechnungen über die Expense App oder das Expense Portal einreichen und dabei Reisezeiträume, Unterkunft und tägliche Mahlzeiten angeben.

Einkaufsverträge

Verwalten Sie Ihre Abonnements und wiederkehrenden Kosten zentral an einem Ort und sparen Sie somit Zeit und Kosten. Expense Management ermöglicht Ihnen einen klaren Überblick und sendet Ihnen Benachrichtigungen zur Überprüfung von Verträgen.

*Downloaden Sie Ihr VOI-Zertifikat hier.

Verabschieden Sie sich von Papier!

Durch die Eliminierung von Papier leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Sie beschleunigen die Erstattung von Auslagen und erhalten einen Überblick über Ausgaben in Echtzeit. Mit der intelligenten optischen Zeichenerkennung (OCR) in der Expense App können Sie ein Foto Ihrer Belege aufnehmen und speichern, die benötigten Daten eingeben und Ihre Spesenabrechnung einreichen - ganz ohne großen Aufwand!

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Expense Management Webinar
Februar 05 2025 - 09:00
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März 13 2025 - 09:00
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Sehen Sie sich hier eine Expense Management Demo an

Welcome to the Expense Management solution demo
Why Expense Management?
Expense Management Mobile App
Create an expense
Create a mileage
Create a per diem
Create Expense Report
Approval in Business Central
Handling expense documents in Business Central
Handling credit card transactions

Feature Übersicht

  • Basis
    Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
    Ermöglicht Benutzern das Einreichen von Spesen
    Mobile Expense-App für iOS und Android
    Mit der Continia-Expense-App können Sie Ihre Spesen unterwegs in wenigen Schritten einreichen: Foto machen, erforderlichen Felder ausfüllen, abschicken
    Benachrichtigungen in der mobilen Expense App
    Wenn eine neue Ausgabe oder Abrechnung erstellt wurde, erscheint eine Pop-up-Benachrichtigung auf dem Smartphone des Nutzers, sobald sich der Status ändert.
    AI Receipt Scanner in der Expense App
    Sobald Sie ein Foto Ihres Belegs aufgenommen haben, erfasst und erkennt AI Receipt Scanner die Daten dieses Belegs und füllt die Felder Betrag, Währung, Datum und Beschreibung automatisch aus. Anschließend müssen Sie nur noch den Spesentyp auswählen und Ihre Spesenabrechnung mit nur einem Klick einreichen! AI Receipt Scanner identifiziert auch Daten aus PDF-Dateien, die an eine Abrechnung angehängt sind, z. B. aus einer E-Mail.
    Benutzerdefinierbare Meldungen
    Flexibilität bei der Anpassung des Workflows für Warnhinweise und bei der Genehmigung von Belegen mit dem Status "offen".
    Automatische Überwachung der Dreimonatsfrist
    Überwachen Sie die Dreimonatsfrist automatisch mit Expense Management.
    Genehmigungsprozess
    Sie richten den Genehmigungsprozess direkt in Continia Expense Management 365 ein. Als Genehmigungs-berechtigter können Sie auf alle Spesenangaben einschließlich des angehängten Belegs zugreifen. Im Genehmigungsprozess haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können Spesen akzeptieren, ablehnen, zurückstellen oder sie an einen anderen Genehmiger weiterleiten. Außerdem können Sie Kommentare und Anhänge hinzufügen.
    Mandantenübergreifende Übersicht aller Genehmigungen

    Vereinfachen Sie die Genehmigungen im Web Approval Portal durch eine mandantenübergreifende Anzeige. 

    Bearbeitung genehmigter Belege
    Ausgewählten Benutzern wird die Bearbeitung bereits genehmigter Belege in Business Central ermöglicht. Bis auf den Betrag kann alles geändert werden. Bearbeitete Belege werden mit dem Namen des jeweiligen Benutzers gekennzeichnet. 
    Buchung auf einen Kreditor
    Es besteht die Möglichkeit bei Belegen die Buchung auf einen Kreditoren zu ergänzen. Das ist bei Benutzung des Kreditkartentransaktionsimports relevant, die Buchung erfolgt zur Information auf dem angegebenen Kreditoren.
    Abrechnungen erstellen
    Mit Abrechnungen können Sie verschiedene Arten von Dokumenten (z. B. Spesen, km-Pauschalen und Verpflegungspauschalen) für eine bestimmte Reise, ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum gruppieren. In der Abrechnung sieht der Expense-Benutzer alle Daten auf einen Blick. Der Genehmiger kann alle Dokumente gleichzeitig betrachten und genehmigen, statt sie einzeln abzuarbeiten.
    Vorabgenehmigung von Abrechnungen
    Abrechnungen können im Voraus genehmigt werden, sodass Benutzer Reisen, Hotels usw. in dem Wissen buchen können, dass ihre Buchungen genehmigt werden. Dies ist eine häufige Anforderung für große und öffentliche Unternehmen.
    Beleg als Foto oder PDF-Dokument anhängen
    Einfacher Zugang zum Erfassen von Belegen oder zum Teilen von Belegen aus anderen Apps
    Zusätzliche konfigurierbare Felder
    Die Konfiguration der in der App angezeigten Felder erfolgt direkt in Dynamics 365 Business Central.
    Automatisches Archiv
    Rufen Sie die Originalbelege mit der Standardfunktion „Navigate“ in Dynamics 365 Business Central ab.
    Vorlagen erstellen
    Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Spesen
    Sichtbarkeit von Steuerbeträgen
    Mehrwertsteuerbeträge werden in der Detailansicht der Ausgaben ausgewiesen.
    In-App Benachrichtigungen
    Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn es einen neuen Major Release von Continia gibt oder wenn ein Systemfehler auftritt, der Ihre Continia-Lösung beeinträchtigt. Sie können diese Benachrichtigungen auch jederzeit wieder abbestellen.
    Autozoom im Business Central Add-in
    Angehängte Fotos von Belegen werden automatisch auf die Größe des Add-Ins skaliert, was manuelle Anpassungen reduziert.
    Automatisches Ausfüllen in der mobilen Expense App und im Expense Portal
    Erhalten Sie beim Erfassen von Belegen Vorschläge für Felder, auf Basis vorheriger erfasster Belege des Anbieters.
    MwSt./Umsatzsteuer-Angaben von Expense-Benutzern
    Der AI-Receipt-Scanner findet automatisch mehrere Mehrwertsteuereinträge auf einem Beleg.
    Secure Archive (VOI-CERT zertifiziert)
    Speichern Sie digitale Belege sicher im Originalformat. Secure Archive unterstützt Sie beim Etablieren eines revisionssicheren Prozesses.
    Automatische Betragsaufteilung

    Durch Nutzung von Verteilungscodes können Belege automatisch auf der Grundlage der in der Einrichtung festgelegten Prozentsätze aufgeteilt werden. Diese Funktion kann verwendet werden, um bspw. Bewirtungskosten korrekt in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aufzuteilen.

    Verbesserte Sichtbarkeit von Kommentaren

    Sehen Sie alle Kommentare der Abrechnung in den Bemerkungen auf einen Blick. 

    Anzeige von Anhängen

    Verbesserte Anzeige von Belegen in den Verteilungszeilen in der Expense App. 

    Verbesserte Handhabung von Belegen, die von DC verarbeitet werden

    Vermeiden Sie Doppelbuchungen indem Sie einen Beleg aus Expense Mangement einem Einkauf in Document Capture zuordnen.

    Einrichtung Aufgabenwarteschlangenposten

    Konfigurieren Sie Aufgabenwarteschlangenposten mit der neuen Aufgabenwarteschlangen Einrichtungsseite. Mit einem Klick erstellen oder entfernen Sie Einträge wie z.B. die Continia Online Synchronisation oder der Versand von E-Mails zur Genehmigung.

    Continia Sustainability Integration

    Einrichtungen zur CO2 Datenerfassung sind in Expense Management für die Integration in Continia Sustainability  erweitert worden.

    Continia Hub
    Erhalten Sie Zugang zu einer zentralen In-App Hilfsplattform, die auf Bedienungskomfort und Nutzerfeedback ausgelegt ist.
  • Kreditkartentransaktionen
    Integration von Firmenkreditkarten
    Sie können Firmenkreditkartentransaktionen automatisch in Business Central importieren. In Expense Management werden diese mit registrierten Spesen verknüpft. Sie erhalten eine Benachrichtigung direkt in der App.
    Automatischer Abgleich
    Sie können in Business Central Kriterien festlegen, um die importierten Kreditkartentransaktionen automatisch den eingereichten Spesen abgleichen zu lassen.
    Automatische Erstellung von Ausgaben
    Das System verwendet die Informationen aus einer Kreditkartentransaktion, um eine Ausgabe zu erstellen. Als Anwender müssen Sie nur bei Bedarf zusätzliche Informationen angeben und einen Beleg hinzufügen, bevor Sie die Ausgabe übertragen.
    Erinnerungen
    Wenn Belege fehlen, werden Expense-Benutzer darauf hingewiesen.
    Aktivierung von Bankvereinbarungen
    Ein Einrichtungsassistent kann, bei Anforderung einer neuen Vereinbarung, zugreifen und ermöglicht es Continia eine Vereinbarungsnummer zu erhalten. Der Transaktionsaustausch für den Kunden startet.
    Übernahme von Banktransaktionsbeschreibungen

    Stellen Sie sicher, dass die Beschreibungen der Banktransaktionen nicht überschrieben werden, um eine genaue Belegverfolgung zu gewährleisten.

  • Fahrstrecken
    Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
    Benutzer können den Kilometerstand von Reisen erfassen.
    Kilometerstand per Smartphone oder Expense-Portal übermitteln
    Sie können den Kilometerstand direkt aus der Expense-App auf einem iPhone oder Android-Smartphone einreichen. Sie können die gefahrenen Kilometer auch im Expense-Portal eingeben.
    Streckenerfassung mit Google-Maps-Integration
    Die Integration mit Google Maps ermöglicht jedes Mal eine korrekte Erfassung und sichert so die korrekte Auszahlung.
    Zwischenziel zur Strecke hinzufügen
    Sie können Zwischenziele zu Ihrer Strecke hinzufügen.
    Darstellung der Strecke in Business Central
    Die erfassten Entfernungen werden direkt in Business Central angezeigt, einschließlich eines Bilds der Fahrtstrecke.
    Ort erfassen
    Für die einfache Fahrtenbucherstellung kann der aktuelle GPS-Standort verwendet werden.
    Vorlagen erstellen
    Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Strecken.
    Benachrichtigungen in der Expense App
    Wenn eine neue Fahrstreckenabrechnung erstellt wurde, erscheint eine Pop-up-Benachrichtigung auf dem Smartphone des Nutzers, sobald sich der Status ändert.
    Definieren Sie Regeln für Anhänge

    Erhalten Sie die volle Kontrolle über Anhänge bei Fahrstrecken.

  • Verpflegungspauschalen
    Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
    Einfache Erfassung, Übermittlung und Genehmigung von Verpflegungspauschalen direkt über die Expense-App für iOS oder Android Sie können Pauschalen auch über das Expense-Portal einreichen und genehmigen.
    Berechnung von Tagen und Mahlzeiten
    Berechnen Sie die Verpflegungs- und Übernachtungs-pauschalen für Tage und Mahlzeiten.
    Sätze einrichten, Beträge berechnen
    Verwalten Sie alle Angaben zu den Pauschalen direkt in Business Central, zum Beispiel die Einzelbeträge. Auch die Summe können Sie direkt berechnen lassen.
    Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen
    Sie können Tagessätze direkt über die Expense-App für iOS oder Android einreichen. Sie können Tagessätze auch über das Expense-Portal einreichen.
    Vorlagen erstellen
    In Business Central können Sie problemlos wiederkehrende Pauschalen festlegen und bestimmte Felder einrichten.
    Benachrichtigungen in der Expense App
    Wenn eine Verpflegungspauschale erstellt wurde, erscheint eine Pop-up-Benachrichtigung auf dem Smartphone des Nutzers, sobald sich der Status ändert.
    Wechselkurse
    Durch die Aktivierung mehrerer internationaler Ziele in der Expense Management Einrichtung können Nutzer Tagespauschalen mit mehreren Ländersätzen erstellen.
  • Einkaufsverträge
    Verwalten Sie Verträge und regelmäßige Kosten an einem Ort
    Verwalten Sie alle Ihre wiederkehrenden Verträge und Kosten in Business Central.
    Überprüfen Sie Verträge
    Prüfen Sie Verträge ganz einfach im benutzerfreundlichen Web Approval Portal.
    Genehmigen Sie wiederkehrende Ausgaben automatisch
    Genehmigen Sie automatisch Ausgaben, die mit Verträgen verknüpft sind.
    Einfache Übersicht von Vertragsverlängerungsdaten
    Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge und Abonnements in einer zentralen Übersicht.
    Erhalten Sie Benachrichtigungen über anstehende Überprüfungen per E-Mail
    Erhalten Sie eine E-Mail zur Erinnerung an die Überprüfung Ihrer Verträge, bevor diese automatisch verlängert werden.
    Verlauf und Statistiken einfach abrufbar
    Rufen Sie Ihre Vertragshistorie schnell und einfach für Statistiken und andere Zwecke auf.

Das sagen unsere Kunden

Aileen Aherne
With Expense Management, we now have a super-fast and simple expenses process to submit, approve and go! - the travel expenses experience has never been better!
Aileen Aherne
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager @ Simply Dynamics

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Hilfreiche Links und Informationen

Auf Continia Docs finden Sie alle Dokumentationen zu unseren Lösungen. Erfahren Sie in unseren Versionsübersichten wie On-Premises Kunden von einem Upgrade auf eine neuere Version mit den aktuellsten Funktionen, Updates und technischen Optimierungen profitieren können.
Dokumentation
Lösungs-Roadmap
Versionsübersicht

FAQ

  • Was ist Continia Expense Management?

    Continia Expense Management ist eine umfassende Lösung zur Automatisierung der Reisekostenerfassung. Sie ermöglicht die effiziente Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung von Geschäftsausgaben. Continia Expense Management ist direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert und bietet eine moderne Plattform, auf der Mitarbeiter ihre Belege, Fahrstrecken und Verpflegungsmehraufwendungen über eine kostenfreie mobile App oder ein Webportal einreichen können. Mit Funktionen wie KI-gestützter, automatischer Belegerkennung, Genehmigungsworkflows und  Berichts- und Analysemöglichkeiten unterstützt Continia Expense Management Unternehmen, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten und die Kostentransparenz zu verbessern.

  • Wie funktioniert die Integration mit Microsoft Dynamics 365?

    Continia Expense Management ist direkt in Microsoft Dynamics 365 integriert. Ausgaben können direkt in Business Central erfasst und verarbeitet werden.

  • Welche Arten von Ausgaben können mit Expense Management erfasst werden?

    Mit Continia Expense Management können verschiedene Arten von Geschäftsausgaben erfasst und verwaltet werden. Dazu gehören:

    1. Reisekosten: Ausgaben für Transport, Unterkunft, Verpflegung und andere reiserelevante Kosten.

    2. Bewirtungskosten: Kosten für Geschäftsessen, Kundentreffen und andere bewirtungsbezogene Ausgaben.

    3. Kilometerpauschalen: Erfassung von Fahrtkosten basierend auf gefahrenen Kilometern, sowohl private als auch geschäftliche Fahrten.

    4. Verpflegungsmehraufwendungen: Pauschalbeträge für Verpflegung während der Geschäftsreisen.

    5. Sonstige Geschäftsausgaben: Alle anderen geschäftsbezogenen Ausgaben wie Büromaterialien, Porto, Gebühren und andere notwendige Kosten.


    Continia Expense Management ermöglicht es, Belege zu fotografieren oder zu scannen. Die anschließende Belegerkennung identifiziert mit Hilfe Künstlicher Intelligenz und OCR (optischer Zeichenerkennung) die relevanten Informationen. Der Prozess der Erfassung wird deutlich vereinfacht und beschleunigt.

  • Wie können Mitarbeiter ihre Belege einreichen?

    Mitarbeiter können ihre beleghaften Ausgaben auf verschiedenen Wegen einreichen:

    1. Mit Hilfe der kostenfrei verfügbaren, offlinefähigen Expense App werden Belege fotografiert bzw. hochgeladen und ausgelesen.

    2. Alternativ zur App kann der Mitarbeiter über das Expense Webportal die Erfassung von Belegen vornehmen.

    3. Im E-Mailpostfach vorhandene Anhänge oder gescannte Dokumente können an eine zentrale E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Anhand der Absenderadresse des Mitarbeiters  werden die Dokumente dem Reisenden zur finalen Bearbeitung zugeordnet.

    4. Mitarbeiter können für andere Expense Benutzer Belege abrechnen. Zum Beispiel können Sekretariatsmitarbeitende Belege für die Geschäftsführung erfassen.
  • Gibt es eine Funktion zur automatischen Belegerkennung?

    Ja, Continia Expense Management verfügt über eine automatische Belegerkennung (OCR), die Texte, Währungen, Beträge, MwSt.-relevante Informationen und Nachhaltigkeitsdaten (Erfahren Sie hier mehr über Continia Sustainability) identifiziert und dem Anwender vorschlägt.

  • Wie werden Reisekosten genehmigt?

    Reisekosten können über einen genehmigten Workflowprozess genehmigt werden. Die Freigabe kann auf zwei Wegen erfolgen:

    1. Continia Web Genehmigungsportal
      Das Genehmigungsportal ermöglicht einen einfachen Zugriff auf offene Genehmigungen. Der Genehmiger benötigt keine tiefergehenden Kenntnisse in Business Central. Für die mobile Genehmigung werden die zu genehmigenden Dokumente auch für mobile Endgeräte optimiert angezeigt.

    2. Business Central Client
      Genehmiger, die  hauptsächlich in Business Central arbeiten, erhalten über die Continia Genehmigungsposten eine optimierte Ansicht, um schnell und einfach in Business Central genehmigen zu können.
  • Wie sicher sind meine Daten in Continia Expense Management?

    Die Datensicherheit hat höchste Priorität. Continia Expense Management verwendet moderne Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsprotokolle, um Ihre Daten zu schützen. Weitere Informationen zur Sicherheit unserer Lösungen finden Sie im Trust Center.

  • Welche Support-Optionen sind für Expense Management verfügbar?

    Continia bietet umfassende Support-Optionen, einschließlich Dokumentation, Online-Support, Schulungen und direkten technischen Support durch Continia-Partner, um sicherzustellen, dass Kunden bei der Nutzung von Expense Management bestmöglich unterstützt werden. Eine Liste unserer Partner finden Sie hier.

  • Kann Continia Expense Management international genutzt werden?

    Ja, Continia Expense Management unterstützt mehrere Sprachen und Währungen. Hier finden Sie eine Liste der unterstützten Sprachen.

  • Wie lange dauert die Implementierung von Continia Expense Management?

    Die Implementierungszeit kann je nach Unternehmensgröße und -anforderungen variieren. Continia und (weitere) Implementierungspartner bieten strukturierte Implementierungspläne zur Gewährleistung einer schnellen und effizienten Einführung an.

  • Ist eine Anpassung der Software an unsere spezifischen Bedürfnisse möglich?

    Ja, Continia Expense Management kann an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst werden. Alle Continia Lösungen bieten zahlreiche Möglichkeiten der Anpassung an individuelle Kundenprozesse, bspw. mit Hilfe verfügbarer Event Subscriber. Bei Bedarf können weitere Events angefragt werden.

  • Wie kann ich Continia Expense Management testen?

    Alle Continia Lösungen können in der Business Central Cloud kostenfrei für 30 Tage getestet werden. Interessierte Unternehmen haben die Möglichkeit Funktionen und Vorteile der Software in der eigenen Umgebung zu erleben.

    Um eine Testversion zu nutzen, wenden Sie sich an Ihren betreuenden Continia Partner (zur Partnerübersicht) und laden Sie die Testversion über Microsoft AppSource herunter. Hier finden Sie weitere Informationen, wie Sie die Testversion von Expense Management erhalten.

  • Woher bekomme ich die aktuellen Verpflegungspauschalen?

    Continia stellt die jeweils gültigen Verpflegungspauschalen für das aktuelle Jahr und das Vorjahr als Download innerhalb der Continia PartnerZone (nur für registrierte Partner) zur Verfügung.