- Lösungen
- Expense Management
Vereinfachen Sie Ihre Spesenabrechnung in Business Central und erhalten
Sie einen Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden in Echtzeit.
- Ermöglichen Sie Spesen- und Fahrstreckeneinreichungen von unterwegs
- Erzielen Sie schnellere Genehmigungen durch unser Web Approval Portal
- Behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben in Business Central in Echtzeit
Automatisieren Sie Ihre Spesenerfassung
Verfolgen, erfassen und verwalten Sie Spesen von Mitarbeitenden in Echtzeit mit Continia Expense Management – einer vollständig in Microsoft Business Central integrierten Lösung, die Ihren gesamten Prozess der Spesenabrechnung optimiert.
Eliminieren Sie manuelle Dateneingaben, Excel-Tabellen und physische Belege. Dank KI-gestütztem Beleg-Scannen, schnellen Genehmigungen und speziell entwickelten mobilen sowie webbasierten Tools können Mitarbeitende Belege ganz einfach über die Continia Expense Mobile App oder das Expense Portal hochladen, während Manager Genehmigungen über das Continia Web Approval Portal verwalten. Darüber hinaus erhalten Sie durch den automatischen Import von Kreditkartentransaktionen sofortige Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.
Vereinfachen und automatisieren Sie Ihre Spesenabrechnung, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Features und Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern
Erfahren Sie, wie Continia Expense Management Ihre Spesenprozesse in Business Central vereinfachen kann.
KI Belegerkennung
Die Continia Mobile Expense App nutzt KI-gestützte Datenerfassung, um Belege mühelos zu scannen und zu erfassen. Bezahlen, scannen und einreichen – alles in weniger als 30 Sekunden. Verabschieden Sie sich davon, Belege in der Tasche oder Schublade zu stapeln. Ihre Spesenabrechnung wird schnell und unkompliziert erledigt.
Diese skalierbare Lösung ermöglicht es Ihnen, beliebig viele Benutzer hinzuzufügen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen. Jeder – vom CEO bis hin zum Vertriebsteam – kann seine Spesen einfach einreichen.
Kreditkartentransaktionen importieren
Der automatische Import von Kreditkartentransaktionen erleichtert die Abwicklung und den Abgleich von Kreditkartentransaktionen, da die Lösung die Anbindung der gängigsten Kreditkartenanbietern unterstützt. Wenn ein Beleg für eine Kreditkartentransaktion fehlt, erstellt das System automatisch einen unvollständigen Bericht und schickt diesen mir einer Erinnerung an die Benutzer.
Rechtskonforme Archivierung
Gewährleisten Sie die Sicherheit und Integrität Ihrer originalen, digitalen Belege in der Buchhaltung und halten Sie gleichzeitig gesetzliche Vorschriften ein. Erfassen Sie automatisch den Verlauf jedes Belegs vom Eingang bis zur endgültigen Buchung, um vollständige Transparenz zu ermöglichen. Zertifiziert vom VOI-CERT* in Deutschland als vertrauenswürdige Archivierungslösung, welche die Etablierung eines revisionssicheren Prozesses unterstützt.
Fahrstreckenabrechnungen leicht gemacht
Keine manuellen Berechnungen und Schätzungen mehr! Dank der Google Maps-Integration können Sie Start- und Zieladressen eingeben, um schnelle und genaue Kilometerberechnungen zu erhalten. Planen Sie mehrere Stopps? Fügen Sie diese ganz einfach hinzu, um Ihre gesamte Route zu verfolgen. Für wiederkehrende Strecken können Sie Vorlagen erstellen, um Zeit bei zukünftigen Einreichungen zu sparen.
Die direkte Integration mit Business Central erleichtert die Genehmigung und Rückzahlung von Fahrstreckenabrechnungen und macht sie zu einem nahtlosen Teil des Arbeitsalltags Ihrer Finanzabteilung.
Volle Kontrolle über Verpflegungspauschalen
Reisen kann schnell teuer werden. Mit Expense Management können Sie ganz einfach Tagespauschalen für Unterkünfte und Verpflegung festlegen. Mitarbeitende können Abrechnungen über die Expense App oder das Expense Portal einreichen und dabei Reisezeiträume, Unterkunft und tägliche Mahlzeiten angeben.
Vereinfachter Genehmigungsworkflow
Expense Management sendet Ihre Spesenabrechnung in den korrekten Workflow, sodass Wartezeiten bei der Genehmigung verkürzt werden und die Spesen schneller erstattet werden können. Alle Details, einschließlich angehängter Belege, Verpflegungspauschalen und Fahrstrecken, sind leicht in Business Central zugänglich. Mit dieser Lösung können Sie Belege jederzeit und überall überprüfen und genehmigen.
Einkaufsverträge verwalten
Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie alle Ihre Verträge an einem Ort verwalten. Expense Management bietet Ihnen eine klare Übersicht über Ihre Verträge und Abonnements, sodass Sie organisiert bleiben. Das Modul Einkaufsverträge sendet automatisierte Erinnerungen, wenn ein Vertrag zur Überprüfung ansteht – so stellen Sie sicher, dass Sie nie für etwas zahlen, das Sie nicht nutzen.
Erfahren Sie hier mehr!
Entdecken Sie alle Funktionen - klicken Sie hier, um zur vollständigen Liste zu gelangen.
Reisen- und Spesenmanagement für Business Central
Ihre täglichen Aufgaben sollten an einem Ort erledigt werden: in Business Central. Deshalb ist Continia Expense Management nicht nur integriert, sondern direkt in Ihr ERP-System eingebettet. Das sorgt für unübertroffene Effizienz, indem Spesen direkt auf Ihre Sachkonten und Dimensionen gebucht werden. Zudem haben Sie immer eine klare, aktuelle Übersicht über Ihre Reise- und Spesenprozesse.
Mit Continia Expense Management erhalten Sie eine leistungsstarke Lösung, die darauf ausgelegt ist, jeden Schritt des Spesenprozesses zu vereinfachen. Dazu gehören eine mobile App für eine einfache Spesenabrechnung, ein browserbasiertes Expense Portal zum Einreichen und Verfolgen von Ausgaben sowie ein Web Approval Portal, mit dem Manager Spesen von überall genehmigen können. Zusammen ermöglichen diese Tools eine Optimierung Ihrer Spesenabrechnung.
Vereinfachte Reisekostenabrechnung mit der Expense Mobile App
Sind Sie bereit Ihre Spesenabrechnung zu vereinfachen? Die Continia Expense Mobile App ist Ihre Lösung für nahtloses Tracking von Ausgaben in Business Central. Mitarbeitende können Belege erfassen, Dateien hochladen oder PDFs direkt aus anderen Apps auf ihrem Handy teilen – jederzeit und überall. Dank der KI-gestützten Scantechnologie gibt es weniger Fehler, und verlorene Belege gehören der Vergangenheit an.
Mit der Expense Mobile App wird das Spesenmanagement einfach und schnell:
- Erstellen und reichen Sie Belege, Verpflegungspauschalen- und Fahrstreckenabrechnungen mühelos ein.
- Nutzen Sie den KI-gestützten Belegscanner für schnelle, präzise Dateneingaben.
- Gruppieren und verfolgen Sie Ihre Ausgaben, einschließlich Verpflegungspauschalen und Fahrstrecken.
- Überprüfen Sie den Status all Ihrer Spesen ganz einfach.
- Sparen Sie Zeit mit Vorlagen für wiederkehrende Spesenarten.
Die Continia Expense Mobile App eliminiert den Aufwand manueller Abrechnungen und Papierbelege und macht die Erfassung von Unternehmensausgaben in Business Central so einfach wie nie zuvor - egal, ob Sie unterwegs oder im Büro sind.
Einfacher und standortunabhängiger Zugriff auf alle ausstehenden Genehmigungen
Das Web Approval Portal ist unsere eigenständige Online-Lösung für Genehmigungen. Entwickelt, um Manager und Controller zu unterstützen, bietet es die Möglichkeit, alle Spesen zu genehmigen, ohne auf Business Central zugreifen zu müssen, und alle Genehmigungen an einem zentralen Ort zu verwalten – selbst über verschiedene Mandanten hinweg.
Sehen Sie sich hier eine Demo von Expense Management an
Sliden oder klicken Sie auf die Pfeile, um alle Videos in der Wiedergabeliste anzuzeigen und auszuwählen.
Webinar
finden
Spannend und informativ - Nehmen Sie an unseren Webinaren teil!
Expense Management
April 10 2025 - 08:00
2025, Timezone UTC
Language: German
Expense Management
Mai 08 2025 - 08:00
2025, Timezone UTC
Language: German
Erfahren Sie, was unsere Kunden an uns schätzen
With Expense Management, we now have a super-fast and simple expense process to submit, approve, and go! The travel expenses experience has never been better!
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager@ Simply Dynamics
Digital Marketing Manager
Expense Management is a great advantage to our company. It is much more intuitive than any other product we've used in the past. It's such a huge time-saver for us, allowing us to capture documents, go fully digital, and eliminate the need for paper. The fact the solution is built inside Business Central made our lives so much easier, as our pilots were able to adopt the solution in no time.
Don Jenkins
VP of Finance and Tech@ Mayo Aviation
VP of Finance and Tech
I think it's a lot more fun for people to put in their travel expenses than before, which has largely improved getting a grip (on our finances).
Monique Jaqqam
CFO@ Basecamp
CFO
Feature Übersicht
-
Basis
Expense Mobile App
Expense Mobile Apperfügbar für iOS und Android
Verwalten Sie Ihre Spesen unterwegs mit der Continia Expense Mobile App, die sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte verfügbar ist. So können Sie Spesen schnell und unkompliziert einreichen.
Gespeicherte Belege sind sowohl in der Mobile App als auch im Expense-Portal sichtbar.Spesen einreichen
Reichen Sie Spesen direkt über die Expense Mobile App in wenigen Schritten ein. Fotografieren Sie Belege, laden Sie Dateien hoch oder teilen Sie PDFs direkt über Ihr Smartphone. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und reichen Sie alles zur Genehmigung ein.Abrechnungen erstellen
Mit Abrechnungen können Sie verschiedene Arten von Dokumenten (z. B. Spesen, km-Pauschalen und Verpflegungspauschalen) für eine bestimmte Reise, ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum gruppieren. In der Abrechnung sieht der Expense-Benutzer alle Daten auf einen Blick. Der Genehmiger kann alle Dokumente gleichzeitig betrachten und genehmigen, statt sie einzeln abzuarbeiten.KI-gestützte Belegerfassung mit automatischem Ausfüllen
MwSt./Umsatzsteuer-Angaben von Expense-Benutzern Der AI-Receipt-Scanner findet automatisch mehrere Mehrwertsteuereinträge auf einem Beleg.MwSt./Umsatzsteuer-Angaben von Expense-Benutzern
Der AI-Receipt-Scanner findet automatisch mehrere Mehrwertsteuereinträge auf einem Beleg.Schneller Zugriff auf Anhänge
Verbesserte Anzeige von Belegen in den Verteilungszeilen in der Expense App. Dies spart Zeit und macht das Verifizieren von Belegdaten effizienter.In-App Benachrichtigungen
Erhalten Sie Push Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone, wenn sich der Status von Spesen oder Abrechnungen ändert.Expense PortalVerfügbar als webbasierte Plattform
Greifen Sie direkt über Ihren Webbrowser auf das Expense-Portal zu. Es sind keine Downloads oder Installationen erforderlich, sodass Sie Ihre Spesen von jedem Gerät mit Internetzugang aus verwalten können.
Gespeicherte Belege sind sowohl in der Mobile App als auch im Expense-Portal sichtbar.Spesen einreichen
Reichen Sie Spesen über das Expense-Portal in wenigen Schritten ein: Fügen Sie Ihre Belege per Drag & Drop ein, füllen Sie die relevanten Felder aus, und reichen Sie alles zur Genehmigung ein.Abrechnungen erstellen
Mit Abrechnungen können Sie verschiedene Arten von Dokumenten (z. B. Spesen, km-Pauschalen und Verpflegungspauschalen) für eine bestimmte Reise, ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum gruppieren. In der Abrechnung sieht der Expense-Benutzer alle Daten auf einen Blick. Der Genehmiger kann alle Dokumente gleichzeitig betrachten und genehmigen, statt sie einzeln abzuarbeiten.KI-gestützte Belegerfassung mit automatischem Ausfüllen
Vereinfachen Sie die Spesenerfassung durch KI-gestützte Belegerkennung. Wichtige Details wie Betrag, Datum und Beschreibung werden automatisch erfasst. Intelligente Vorschläge basierend auf vorheriger erfasster Belege des Anbieters beschleunigen den Prozess zusätzlich.MwSt./Umsatzsteuer-Angaben von Expense-Benutzern
Der AI-Receipt-Scanner findet automatisch mehrere Mehrwertsteuereinträge auf einem Beleg.GenehmigungsworkflowsGenehmigungsprozess
Sie richten den Genehmigungsprozess direkt in Continia Expense Management 365 ein. Als Genehmigungsberechtigter können Sie auf alle Spesenangaben einschließlich des angehängten Belegs zugreifen. Im Genehmigungsprozess haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können Spesen akzeptieren, ablehnen, zurückstellen oder sie an einen anderen Genehmiger weiterleiten. Außerdem können Sie Kommentare und Anhänge hinzufügen.Continia Web Approval Portal
Genehmigen Sie Belege und Spesen komfortabel über das webbasierte Portal. Nutzen Sie die Mandantenübergreifende Übersicht, um Genehmigungen zu filtern und Workflows zu optimieren.Vorabgenehmigung von Abrechnungen
Abrechnungen können im Voraus genehmigt werden, sodass Benutzer Reisen, Hotels usw. in dem Wissen buchen können, dass ihre Buchungen genehmigt werden. Dies ist eine häufige Anforderung für große und öffentliche Unternehmen.Erweiterte Benutzerfreundlichkeit von Business CentralAutozoom im Business Central Add-in
Angehängte Fotos von Belegen werden automatisch auf die Größe des Add-Ins skaliert, was manuelle Anpassungen reduziert.Buchungsdetails
Die Buchungseinstellungen erfolgen einmalig und bleiben jederzeit für die Spesenbelege sichtbar.Verbesserte Sichtbarkeit von Kommentaren
Sehen Sie alle Kommentare der Abrechnung in den Bemerkungen auf einen Blick.Sichtbarkeit von Steuerbeträgen
Mehrwertsteuerbeträge werden in der Detailansicht der Ausgaben ausgewiesen.Automatische Überwachung der Dreimonatsfrist
Überwachen Sie die Dreimonatsfrist automatisch mit Expense Management.Benutzerdefinierte Anpassung und KonfigurationZusätzliche konfigurierbare Felder
Die Konfiguration der in der App angezeigten Felder erfolgt direkt in Dynamics 365 Business Central.Vorlagen erstellen
Vereinfachen Sie die Einreichung wiederkehrender Spesen mit anpassbaren Vorlagen.Bearbeitung genehmigter Belege
Ausgewählten Benutzern wird die Bearbeitung bereits genehmigter Belege in Business Central ermöglicht. Bis auf den Betrag kann alles geändert werden. Bearbeitete Belege werden mit dem Namen des jeweiligen Benutzers gekennzeichnet.Einrichtung Aufgabenwarteschlangenposten
Konfigurieren Sie Aufgabenwarteschlangenposten mit der neuen Aufgabenwarteschlangen Einrichtungsseite. Mit einem Klick erstellen oder entfernen Sie Einträge wie z.B. die Continia Online Synchronisation oder der Versand von E-Mails zur Genehmigung.Automatische Betragsaufteilung
Durch Nutzung von Verteilungscodes können Belege automatisch auf der Grundlage der in der Einrichtung festgelegten Prozentsätze aufgeteilt werden. Diese Funktion kann verwendet werden, um bspw. Bewirtungskosten korrekt in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aufzuteilen.Sichere digitale ArchivierungSecure Archive (VOI-CERT zertifiziert)
Speichern Sie digitale Belege sicher im Originalformat. Secure Archive unterstützt Sie beim Etablieren eines revisionssicheren Prozesses.Automatisches Archiv
Rufen Sie die Originalbelege mit der Standardfunktion „Navigate“ in Dynamics 365 Business Central ab.Benachrichtigungen und HilfeContinia Hub
Erhalten Sie Zugang zu einer zentralen In-App Hilfsplattform, die auf Bedienungskomfort und Nutzerfeedback ausgelegt ist.In-App-Einführungsvideos
Erlernen Sie die Grundlagen schnell mit Videos, die wesentliche Funktionen und Workflows erklären.In-App-Benachrichtigungen
Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn es einen neuen Major Release von Continia gibt oder wenn ein Systemfehler auftritt, der Ihre Continia-Lösung beeinträchtigt. Sie können diese Benachrichtigungen auch jederzeit wieder abbestellen.Integration mit Continia-LösungenDuale Verarbeitung von Belegen
Verarbeiten Sie Rechnungen einfach in Expense Management und Document Capture, ohne dass Transaktionen dupliziert werden. Während die angehängte Rechnung mit der OCR von Document Capture verarbeitet wird, verbleiben alle Informationen in Expense Management für die Zahlungs- und Erstattungsabwicklung.
Integration in die CO2-Bilanzierung
Erfassen Sie Emissionen aus Ausgaben nahtlos durch die Integration mit Continia Sustainability und ermöglichen Sie eine präzise und effiziente CO2-Bilanzierung. -
Kreditkartentransaktionen
Integration von Firmenkreditkarten
Sie können Firmenkreditkartentransaktionen automatisch in Business Central importieren. In Expense Management werden diese mit registrierten Spesen verknüpft. Sie erhalten eine Benachrichtigung direkt in der App.
Automatischer AbgleichSie können in Business Central Kriterien festlegen, um die importierten Kreditkartentransaktionen automatisch den eingereichten Spesen abgleichen zu lassen.
Automatische Erstellung von AusgabenDas System verwendet die Informationen aus einer Kreditkartentransaktion, um eine Ausgabe zu erstellen. Als Anwender müssen Sie nur bei Bedarf zusätzliche Informationen angeben und einen Beleg hinzufügen, bevor Sie die Ausgabe übertragen.
ErinnerungenWenn Belege fehlen, werden Expense-Benutzer darauf hingewiesen.
Aktivierung von BankvereinbarungenEin Einrichtungsassistent kann, bei Anforderung einer neuen Vereinbarung, zugreifen und ermöglicht es Continia eine Vereinbarungsnummer zu erhalten. Der Transaktionsaustausch für den Kunden startet.
Übernahme von BanktransaktionsbeschreibungenStellen Sie sicher, dass die Beschreibungen der Banktransaktionen nicht überschrieben werden, um eine genaue Belegverfolgung zu gewährleisten.
-
Fahrstrecken
- Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
- Benachrichtigungen in der Expense App
- Streckenerfassung mit Google-Maps-Integration
- Zwischenziel zur Strecke hinzufügen
- Darstellung der Strecke in Business Central
- Ort erfassen
- Vorlagen erstellen
- Definieren Sie Regeln für Anhänge
Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business CentralBenutzer können den Kilometerstand von Reisen erfassen.
Benachrichtigungen in der Expense AppWenn eine neue Fahrstreckenabrechnung erstellt wurde, erscheint einePush Benachrichtigung auf dem Smartphone des Nutzers, sobald sich der Status ändert.
Streckenerfassung mit Google-Maps-IntegrationDie Integration mit Google Maps ermöglicht jedes Mal eine korrekte Erfassung und sichert so die korrekte Auszahlung.
Zwischenziel zur Strecke hinzufügenSie können Zwischenziele zu Ihrer Strecke hinzufügen.
Darstellung der Strecke in Business CentralDie erfassten Entfernungen werden direkt in Business Central angezeigt, einschließlich eines Bilds der Fahrtstrecke.
Ort erfassenFür die einfache Fahrtenbucherstellung kann der aktuelle GPS-Standort verwendet werden.
Vorlagen erstellenErstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Strecken.
Definieren Sie Regeln für AnhängeErhalten Sie die volle Kontrolle über Anhänge bei Fahrstrecken.
-
Verpflegungspauschalen
Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
Einfache Erfassung, Übermittlung und Genehmigung von Verpflegungspauschalen direkt über die Expense-App für iOS oder Android Sie können Pauschalen auch über das Expense-Portal einreichen und genehmigen.
Benachrichtigungen in der Expense AppWenn eine Verpflegungspauschale erstellt wurde, erscheint eine Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone des Nutzers, sobald sich der Status ändert.
Berechnung von VerpflegungsmehraufwendungenBerechnen Sie die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für einzelne oder mehrere Tage und Mahlzeiten.
Sätze einrichten, Beträge berechnenVerwalten Sie alle Angaben zu den Pauschalen direkt in Business Central, zum Beispiel die Einzelbeträge. Auch die Summe können Sie direkt berechnen lassen.
WechselkurseDurch die Aktivierung mehrerer internationaler Ziele in der Expense Management Einrichtung können Nutzer Tagespauschalen für mehrere Ländersätze erstellen.
Verpflegungs- und ÜbernachtungspauschalenSie können Pauschalen direkt über die Expense-App für iOS oder Android einreichen. Sie können Pauschalen auch über das Expense-Portal einreichen.
Vorlagen erstellenIn Business Central können Sie problemlos wiederkehrende Pauschalen festlegen und bestimmte Felder einrichten.
-
Einkaufsverträge
Verwalten Sie Verträge und regelmäßige Kosten an einem Ort
Verwalten Sie alle Ihre wiederkehrenden Verträge und Kosten in Business Central.
Überprüfen Sie VerträgePrüfen Sie Verträge ganz einfach im benutzerfreundlichen Web Approval Portal.
Genehmigen Sie wiederkehrende Ausgaben automatischGenehmigen Sie automatisch Ausgaben, die mit Verträgen verknüpft sind.
Einfache Übersicht von VertragsverlängerungsdatenBehalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge und Abonnements in einer zentralen Übersicht.
Erhalten Sie Benachrichtigungen über anstehende Überprüfungen per E-MailErhalten Sie eine E-Mail zur Erinnerung an die Überprüfung Ihrer Verträge, bevor diese automatisch verlängert werden.
Verlauf und Statistiken einfach abrufbarRufen Sie Ihre Vertragshistorie schnell und einfach für Statistiken und andere Zwecke auf.
Starten Sie jetzt mit einer kostenlosen Demoversion
Testen Sie Continia Expense Management mit einer kostenlosen Demoversion direkt über Microsoft AppSource. Entdecken Sie, wie unsere Lösungen die Produktivität steigern, Prozesse vereinfachen und Ihr Business Central mit leistungsstarken Funktionen bereichern - und das alles kostenlos.
FAQ
-
Was ist Continia Expense Management?
Continia Expense Management ist eine umfassende Lösung zur Automatisierung der Reisekostenerfassung. Sie ermöglicht die effiziente Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung von Geschäftsausgaben. Continia Expense Management ist direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert und bietet eine moderne Plattform, auf der Mitarbeiter ihre Belege, Fahrstrecken und Verpflegungsmehraufwendungen über eine kostenfreie mobile App oder ein Webportal einreichen können. Mit Funktionen wie KI-gestützter, automatischer Belegerkennung, Genehmigungsworkflows und Berichts- und Analysemöglichkeiten unterstützt Continia Expense Management Unternehmen, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten und die Kostentransparenz zu verbessern.
-
Wie funktioniert die Integration mit Microsoft Dynamics 365?
Continia Expense Management ist direkt in Microsoft Dynamics 365 integriert. Ausgaben können direkt in Business Central erfasst und verarbeitet werden.
-
Welche Arten von Ausgaben können mit Expense Management erfasst werden?
Mit Continia Expense Management können verschiedene Arten von Geschäftsausgaben erfasst und verwaltet werden. Dazu gehören:
- Reisekosten: Ausgaben für Transport, Unterkunft, Verpflegung und andere reiserelevante Kosten.
- Bewirtungskosten: Kosten für Geschäftsessen, Kundentreffen und andere bewirtungsbezogene Ausgaben.
- Kilometerpauschalen: Erfassung von Fahrtkosten basierend auf gefahrenen Kilometern, sowohl private als auch geschäftliche Fahrten.
- Verpflegungsmehraufwendungen: Pauschalbeträge für Verpflegung während der Geschäftsreisen.
- Sonstige Geschäftsausgaben: Alle anderen geschäftsbezogenen Ausgaben wie Büromaterialien, Porto, Gebühren und andere notwendige Kosten.
Continia Expense Management ermöglicht es, Belege zu fotografieren oder zu scannen. Die anschließende Belegerkennung identifiziert mit Hilfe Künstlicher Intelligenz und OCR (optischer Zeichenerkennung) die relevanten Informationen. Der Prozess der Erfassung wird deutlich vereinfacht und beschleunigt. - Reisekosten: Ausgaben für Transport, Unterkunft, Verpflegung und andere reiserelevante Kosten.
-
Wie können Mitarbeiter ihre Belege einreichen?
Mitarbeiter können ihre beleghaften Ausgaben auf verschiedenen Wegen einreichen:
- Mit Hilfe der kostenfrei verfügbaren, offlinefähigen Expense App werden Belege fotografiert bzw. hochgeladen und ausgelesen.
- Alternativ zur App kann der Mitarbeiter über das Expense Webportal die Erfassung von Belegen vornehmen.
- Im E-Mailpostfach vorhandene Anhänge oder gescannte Dokumente können an eine zentrale E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Anhand der Absenderadresse des Mitarbeiters werden die Dokumente dem Reisenden zur finalen Bearbeitung zugeordnet.
- Mitarbeiter können für andere Expense Benutzer Belege abrechnen. Zum Beispiel können Sekretariatsmitarbeitende Belege für die Geschäftsführung erfassen.
- Mit Hilfe der kostenfrei verfügbaren, offlinefähigen Expense App werden Belege fotografiert bzw. hochgeladen und ausgelesen.
-
Gibt es eine Funktion zur automatischen Belegerkennung?
Ja, Continia Expense Management verfügt über eine automatische Belegerkennung (OCR), die Texte, Währungen, Beträge, MwSt.-relevante Informationen und Nachhaltigkeitsdaten (Erfahren Sie hier mehr über Continia Sustainability) identifiziert und dem Anwender vorschlägt.
-
Wie werden Reisekosten genehmigt?
Reisekosten können über einen genehmigten Workflowprozess genehmigt werden. Die Freigabe kann auf zwei Wegen erfolgen:
- Continia Web Genehmigungsportal
Das Genehmigungsportal ermöglicht einen einfachen Zugriff auf offene Genehmigungen. Der Genehmiger benötigt keine tiefergehenden Kenntnisse in Business Central. Für die mobile Genehmigung werden die zu genehmigenden Dokumente auch für mobile Endgeräte optimiert angezeigt. - Business Central Client
Genehmiger, die hauptsächlich in Business Central arbeiten, erhalten über die Continia Genehmigungsposten eine optimierte Ansicht, um schnell und einfach in Business Central genehmigen zu können.
- Continia Web Genehmigungsportal
-
Wie sicher sind meine Daten in Continia Expense Management?
Die Datensicherheit hat höchste Priorität. Continia Expense Management verwendet moderne Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsprotokolle, um Ihre Daten zu schützen. Weitere Informationen zur Sicherheit unserer Lösungen finden Sie im Trust Center.
-
Welche Support-Optionen sind für Expense Management verfügbar?
Continia bietet umfassende Support-Optionen, einschließlich Dokumentation, Online-Support, Schulungen und direkten technischen Support durch Continia-Partner, um sicherzustellen, dass Kunden bei der Nutzung von Expense Management bestmöglich unterstützt werden. Eine Liste unserer Partner finden Sie hier.
-
Kann Continia Expense Management international genutzt werden?
Ja, Continia Expense Management unterstützt mehrere Sprachen und Währungen. Hier finden Sie eine Liste der unterstützten Sprachen.
-
Wie lange dauert die Implementierung von Continia Expense Management?
Die Implementierungszeit kann je nach Unternehmensgröße und -anforderungen variieren. Continia und (weitere) Implementierungspartner bieten strukturierte Implementierungspläne zur Gewährleistung einer schnellen und effizienten Einführung an.
-
Ist eine Anpassung der Software an unsere spezifischen Bedürfnisse möglich?
Ja, Continia Expense Management kann an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst werden. Alle Continia Lösungen bieten zahlreiche Möglichkeiten der Anpassung an individuelle Kundenprozesse, bspw. mit Hilfe verfügbarer Event Subscriber. Bei Bedarf können weitere Events angefragt werden.
-
Wie kann ich Continia Expense Management testen?
Alle Continia Lösungen können in der Business Central Cloud kostenfrei für 30 Tage getestet werden. Interessierte Unternehmen haben die Möglichkeit Funktionen und Vorteile der Software in der eigenen Umgebung zu erleben.
Um eine Testversion zu nutzen, wenden Sie sich an Ihren betreuenden Continia Partner (zur Partnerübersicht) und laden Sie die Testversion über Microsoft AppSource herunter. Hier finden Sie weitere Informationen, wie Sie die Testversion von Expense Management erhalten.
-
Woher bekomme ich die aktuellen Verpflegungspauschalen?
Continia stellt die jeweils gültigen Verpflegungspauschalen für das aktuelle Jahr und das Vorjahr als Download innerhalb der Continia PartnerZone (nur für registrierte Partner) zur Verfügung.