1. Benutzerfreundlichkeit
Menschen mögen keine Veränderungen - Mitarbeitende erlernen nur ungern neue Programme und Prozesse, da diese oft sehr komplex sind. Bei der Anschaffung einer Lösung zur Spesenabrechnung sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team diese auch nutzen wird. Mit der Entscheidung für eine intuitive Lösung, die sich in Ihr ERP-System integrieren lässt, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team diese mühelos nutzen kann und dass die Übermittlung der Daten einfach und problemlos verläuft.
2. Optische Zeichenerkennung (OCR)
Manuelle Dateneingabe erfordert Zeit und Konzentration und ist dennoch fehleranfällig. Ein großes Muss für jede Spesenmanagementlösung ist daher eine Software mit optischer Zeichenerkennung. Mit OCR können Sie einen Beleg scannen und so die Daten automatisch erfassen und in maschinenlesbaren Text umwandeln. OCR reduziert die manuelle Eingabe und das erneute Abtippen erheblich, was zu weniger Dateneingabefehlern führt.
3. Mobile App
Das Einsammeln von Papierbelegen für die spätere Dateneingabe ist lästig - außerdem besteht die Gefahr, dass die Belege verloren gehen und Unternehmen die Kosten nicht erstatten können. Eine gute Lösung für die Spesenabrechnung verfügt über eine mobile App, mit der Mitarbeitende ihre Belege scannen und in Echtzeit zur Genehmigung einreichen können. Wenn sie ihre Belege in Echtzeit erfassen, können sie sich besser an Details erinnern - es ist nicht leicht, sich daran zu erinnern, mit wem Sie vor drei Wochen zu Mittag gegessen haben. Außerdem beschleunigt es den Genehmigungs- und Erstattungsprozess, was Ihr Team freuen wird!
