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6 Schritte zur einfachen Optimierung Ihrer Finanzprozesse

Ihr Team in der Finanzbuchhaltung versinkt in Bergen von Papierbelegen, die immer größer werden. Sie haben so viel zu tun, dass Sie neue MitarbeiterInnen einstellen müssen, um die Arbeitslast zu bewältigen. Dies ist Ihr Zeichen, dass Ihre derzeitigen Prozesse nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passen und Sie sie überdenken und optimieren müssen. Es ist an der Zeit, die Ursache, anstatt nur die Probleme zu bekämpfen.
Donnerstag, 13. Juni 2024
Lesezeit: min.

1. Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand

Überprüfen Sie die Zeit, die aufgewendet wird, um Prozesse auszuführen und ob verschiedene Personen unterschiedlich viel Zeit für diese aufwenden. Verwendet Ihr Team zu viel Zeit und Ressourcen für die Rechnungsverarbeitung ist es an der Zeit, dass Sie Ihre aktuellen Prozesse anpassen.

 

2. Standardisieren Sie Ihre Finanzprozesse

Überprüfen Sie, wie Ihr Team in der Finanzbuchhaltung ihre Aufgaben ausführt.  Stellen Sie fest, wie viel Zeit sie für die Bearbeitung von Rechnungen benötigen und wie sie dabei vorgehen. Eine zuverlässige Methode zur Optimierung Ihrer Finanzbuchhaltung besteht darin, standardisierte Verfahren festzulegen, die alle Mitarbeitenden einhalten sollten. 

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3.  Digitalisieren Sie Ihre Prozesse

Die Digitalisierung Ihrer Prozesse hat viele Vorteile - die Abschaffung von Papier ist wahrscheinlich der größte. Der Verzicht auf Papier ist nicht nur besser für die Umwelt, sondern auch für die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden. Verabschieden Sie sich von Papierdokumenten, die sich auf den Schreibtischen stapeln.

Die Verwendung von Papier hat viele Nachteile für Ihr Unternehmen: 

  • Rechnungen und andere wichtige Dokumente können leicht verloren gehen, verlegt oder beschädigt werden
  • Papierausdrucke sind mit hohen Kosten verbunden
  • Archivierte Papierdokumente können Speicherplatzprobleme verursachen
  • Sensible Informationen können leicht gestohlen werden
  • Die Zusammenarbeit zwischen KollegInnen ist eingeschränkt

Mit einem ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie in Ihrem Unternehmen auf Papier verzichten. Das System ermöglicht Ihnen viele papierintensive Prozesse digital abzuwickeln, beispielsweise den Empfang elektronischer Rechnungen, die Genehmigung von Rechnungen und elektronischen Dokumenten sowie die Archivierung bezahlter Rechnungen und anderer elektronischer Dokumente. 

Die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Team wird durch die Digitalisierung ebenfalls verbessert, da Sie gleichzeitig an Online-Dokumenten arbeiten können. 

4.  Vermeiden Sie manuelle Dateneingabe

Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig und im Jahr 2023 ein längst überholtes Verfahren. OCR-Technologie (Optische Zeichenerkennung) erkennt und erfasst automatisch Daten aus jedem elektronischen oder gescannten Dokument und reduziert so den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe und Fehler bei der Dateneingabe. Sie sparen nicht nur Kosten für manuelle Aufgaben, sondern werden auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit feststellen.

 

5.  Archivieren Sie Ihre Dokumente effizient

Das manuelle Ablegen oder Auffinden von Dokumenten in einem Archiv kostet Zeit und der benötigte Lagerplatz wird mit der Zeit immer größer. Mit einem ERP-System können Sie Ihre Dokumente schnell digital speichern und zur Überprüfung abrufen. Die Speicherung der Finanzunterlagen Ihres Unternehmens in der Cloud bietet Flexibilität - alle autorisierten MitarbeiterInnen können von überall darauf zugreifen.

6.  Führen Sie Automatisierungssoftware ein

Wenn Sie Ihre Prozesse digitalisieren und optimieren wollen, sollten Sie die Automatisierung Ihrer Finanzbuchhaltung in Betracht ziehen. Auf dem Markt werden viele Softwarelösungen zur Automatisierung der Finanzbuchhaltung angeboten. Automatisierungssoftware übernimmt zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. 

Die Automatisierung der Finanzbuchhaltung umfasst einige der oben genannten Schritte, wie OCR-Technologie und digitale Archivierung. Sie optimiert die Rechnungsverarbeitung, sodass Daten mit wenigen Klicks erfasst, genehmigt, bezahlt und archiviert werden können.

 

Tipps

Viele Teams in der Finanzbuchhaltung stehen der Automatisierung von Finanzprozessen mit gemischten Gefühlen gegenüber. Einige begrüßen sie mit offenen Armen, während andere sich gegen Veränderungen sträuben. Die abwehrende Haltung Ihres Teams kann verschiedene Gründe haben. Einige sind vielleicht der Meinung, dass ihre derzeitigen Prozesse gut funktionieren, während andere befürchten, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. 

Der Verlust des Arbeitsplatzes ist jedoch nicht die einzige Folge der Automatisierung. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihr Personal in der Buchhaltung weiterzubilden. Sie arbeiten enger mit anderen Abteilungen zusammen und sammeln datenbasierte Erkenntnisse, um Wachstumsmöglichkeiten für ihr Unternehmen zu erschließen.

Modernisieren Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit Continia

Wenn Ihre Finanzabteilung Microsoft Dynamics 365 Business Central in ihrer Finanzabteilung einsetzen möchte oder bereits einsetzt, können wir Sie auf Ihrem Weg zur Automatisierung unterstützen. Continia Software ist ein führender Anbieter von Lösungen für Business Central. Wir entwickeln Lösungen, die in Business Central integriert sind, sodass Sie und Ihr Team keine zusätzlichen Softwareanwendungen erlernen müssen.

Document Capture automatisiert Ihre Finanzprozesse und monotone Aufgaben, reduziert Papier und Fehler und schafft Raum für aufschlussreiches und strategisches Denken in Ihrer Finanzabteilung - das erhöht die allgemeine Arbeitszufriedenheit und schafft Mehrwert. Die Automatisierung umfasst folgende Funktionen:

    • OCR (optische Zeichenerkennung) zur Erfassung  und Verarbeitung von Rechnungen
    • Protokollierung der verarbeiteten Belege
    • Digitale Archivierung
    • Genehmigungsworkflows
    • 3-Wege-Abgleich (Bestellabgleich)
    • Mehrmandantenfähig

Erfahren Sie mehr über Document Capture