4 Argumente für die Automatisierung Ihrer Finanzabteilung

Um die Prozesse im Unternehmen am Laufen zu halten ist es wichtig, dass Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Dies ist jedoch nicht immer gewährleistet. Zahlungsverzögerungen wirken sich negativ auf den Cashflow in Ihrem Unternehmen und auf Ihre Finanzabteilung aus. Mit Automatisierungstools können Sie Ihrem Finanzteam die Arbeit erleichtern.

Automatisierung in den Finanzabteilungen

Automatisierungssoftware für die Finanzbuchhaltung hilft Unternehmen bei der Optimierung ihrer Rechnungsstellung und Zahlungsprozesse und stellt sicher, dass Rechnungen korrekt ausgestellt werden, um Verzögerungen aufgrund fehlender Referenznummern oder der Zustellung an den falschen Empfänger zu vermeiden.

Eine der Technologien, die hinter der Automatisierung stehen, heißt Robotic Process Automation (RPA), eine einfache Art der Automatisierung, die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen kombiniert.

RPA ist eine beliebte Technologie zur Automatisierung mühsamer und zeitaufwändiger Finanzprozesse. RPA-Software kann Prozesse in der Finanzbuchhaltung automatisieren, wie beispielsweise die Erstellung von Rechnungen und anderen Dokumenten auf Basis von Unternehmensdaten und -vorlagen, den Stapeldruck und Versand von Dokumenten und E-Mails, das Versenden elektronischer Mahnungen zu festgelegten Terminen und den Abgleich von Zahlungen.

In diesem Beitrag werden wir die Vorteile der Automatisierung Ihrer Finanzprozesse erörtern. Unter anderem gehen wir auf Vorteile wie erhöhte Sicherheit sowie Zeit- und Geldersparnis ein.

1. Sparen Sie Zeit und Geld

Die Kosten für manuelle Arbeit sind hoch - für viele Unternehmen gehören diese Kosten zu den größten Ausgaben. Wächst Ihr Unternehmen, steigen diese Kosten weiter an, beispielsweise wenn Sie neue MitarbeiterInnen einstellen müssen, um mit der Verwaltung von Dokumenten und der Rechnungsbearbeitung Schritt zu halten.

Dass Ihr Team mühsame und sich wiederholende Aufgaben ausführen muss ist sehr ärgerlich, da Sie wissen, dass sich die Kosten für manuelle Arbeit negativ auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken. Schließlich ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen so viel Gewinn wie möglich erzielt und bewahrt.

Der wichtigste Grund für die Einführung von Automatisierungssoftware in Ihrer Finanzbuchhaltung ist die Einsparung von Zeit und Geld. Automatisierungssoftware kann Ihnen unter anderem durch die folgenden Möglichkeiten dabei helfen, Zeit zu sparen:

  • Schnelle Erstellung von Rechnungen mit Hilfe vorgefertigter Vorlagen und Unternehmensdaten
  • Automatischer Versand von Zahlungserinnerungen an Kunden
  • Stapeldruck oder Versand von Dokumenten an Kunden

Die Software hilft Ihrem Unternehmen, die Produktivität zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und Kosten für manuelle Arbeit zu sparen. Ein weiteres Plus: Durch die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Prozesse können Sie Kosten für Porto, Papier und Tinte einsparen, worauf wir später näher eingehen werden.

2. Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit

Ihre Mitarbeitenden sind möglicherweise unzufrieden mit ihrer Arbeit. Der Papierkram auf ihrem Schreibtisch stapelt sich und das Auffinden alter Rechnungen – für den Versand von Mahnungen an Kunden - ist frustrierend und nimmt viel Zeit in Anspruch. Sie wissen, dass Ihr Team hart arbeitet und dennoch wird nicht alles erledigt.

Wenn man täglich mit denselben Aufgaben ohne viel Abwechslung zu tun hat, kann man sich schnell festgefahren fühlen. Was einst eine spannende Perspektive war, hinterlässt nun ein Gefühl der Lustlosigkeit und der Niedergeschlagenheit bei dem Gedanken an einen weiteren Arbeitstag - man möchte wieder Aufgaben erledigen, die einen erfüllen und auf die man stolz sein kann.

Die Automatisierung Ihrer Finanzbuchhaltung ist ein zuverlässiger Ansatz zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Durch den Wegfall manueller Aufgaben entlasten Sie den scheinbar endlosen Papierkram und Ihre Mitarbeitenden können pünktlich nach Hause gehen!

3. Helfen Sie, die Umwelt zu schützen

Papierbasierte Prozesse in Unternehmen sind nicht nur veraltet, sondern wirken sich auch negativ auf die Umwelt aus. Die Papierproduktion ist eine der größten Ursachen für die weltweite Umweltverschmutzung - sie verschmutzt Wasser, Luft und Boden. Schätzungsweise 50 % des bedruckten Papiers landet am Ende des Tages im Müll - das ist ein äußerst kurzer Lebenszyklus.
Die Digitalisierung Ihrer Prozesse und der Verzicht auf Papier ist nicht nur ein Gewinn für die Umwelt, sondern auch für Sie! Die Abschaffung von Papier in der Finanzbuchhaltung reduziert den Papiermüll und den Verbrauch von nicht biologisch abbaubaren Tintenpatronen. Durch die Verringerung des CO2-Fußabdrucks Ihres Unternehmens werden Bäume gerettet und die Wasserverschmutzung verhindert, so dass Sie ein gutes Gefühl dabei haben, Ihren Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Read "Creating a paperless office – digitize your processes"

4. Optimieren Sie Sicherheit und Compliance

Viele Unternehmen digitalisieren ihre papierbasierten Prozesse und fordern zunehmend elektronische Rechnungen. Außerdem wird die elektronische Rechnungsstellung zunehmend reguliert. Länder in der EU und Australien, die USA und Kanada verwenden das Peppol-Format als Standardverfahren für den sicheren Austausch von Rechnungen und anderen sensiblen Dokumenten. In Deutschland werden Rechnungen zunehmend im XML Format (XRechnung, ZUGFeRD) übermittelt.

Führen Sie den elektronischen Rechnungsversand nicht ein, kann das bedeuten, dass Sie Geschäftsmöglichkeiten an Konkurrenten verlieren, die die Anforderungen Ihrer Kunden an die Rechnungsstellung erfüllen. Dadurch verlieren Sie Ihren Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

Die Digitalisierung Ihrer Finanzbuchhaltung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen Ihrer Kunden an die Rechnungsstellung erfüllt. Automatisierungssoftware ermöglicht dabei einen Überblick über die Rechnungsanforderungen Ihrer einzelnen Kunden und stellt sicher, dass Sie keine Dokumente mit falschen Informationen versenden.

Außerdem verringert sie das Betrugsrisiko durch den Einsatz digitaler Signaturen und Wasserzeichen und gewährleistet, dass alle Daten sicher gespeichert und weitergegeben werden.

Lehnen Sie sich zurück und lassen Sie Continia die Arbeit machen

Lösungen von Continia erledigen mühsame und wiederkehrende Arbeiten für Sie, so dass Sie sich zurücklehnen und Ihrer Arbeit nachgehen können, ohne Überlastung befürchten zu müssen. Continia Document Output ist eine automatisierte Lösung für den Dokumentenversand, mit der Sie sich von manuellen Aufgaben verabschieden und Ihre Arbeit wieder genießen können.
Highlights von Document Output sind beispielsweise:

  • Flexibilität und schneller Start durch 40+ gebrauchsfertige Vorlagen
  • Zeitersparnis durch Stapelversand oder Druck von Dokumenten
  • Vollständiger Überblick über die Anforderungen Ihrer Kunden an die Rechnungsstellung
  • Anbindung an das Peppol-Netzwerk, Versand von Rechnungen im XML-Format (XRechnung, ZUGFeRD)
  • Automatisches Zusammenführen und Anhängen von PDFs überfälliger Verkaufsrechnungen und Mahnungen
  • Signieren und kennzeichnen von PDFs mit Wasserzeichen oder Schutz mit einem Passwort, um Manipulationen am Dokument zu verhindern
  • Einrichtung von Regeln, die automatisch sicherstellen, dass die Empfänger pünktlich korrekte Dokumente über die bevorzugte Versandart erhalten

Klicken Sie auf den untenstehenden Link, um mehr darüber zu erfahren, wie Continia Document Output Ihnen helfen kann, Ihre Produktivität zu steigern und Ihr Geschäftsergebnis zu verbessern.

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