- Oplossingen
- Expense Management
Volg de uitgaven van medewerkers in real-time
Het rapporteren, declareren en goedkeuren van onkosten is tijdrovend. Het belemmert uw productiviteit en zorgt ervoor dat u voortdurend in de stress schiet. Het werken met papieren bonnetjes, handmatige gegevensinvoer en reconciliatie laat ruimte over voor fouten en frustratie.
Continia Expense Management geeft u een realtime overzicht van de personeelsuitgaven. Medewerkers kunnen hun bonnetjes uploaden via de Continia Mobile Expense App of de Continia Expense Portal, hetgeen voor direct inzicht zorgt en ze sneller kunnen worden verwerkt.
Belangrijke functies die iets toevoegen aan uw werkdag
Creditcardtransacties
Het automatisch importeren van creditcardtransacties maakt het gemakkelijk om deze te verwerken en af te stemmen, aangezien onze oplossing goed past bij de grootste creditcardaanbieders. Als voor een creditcardtransactie een bon ontbreekt, maakt het systeem automatisch een onvolledig onkostennota aan en krijgt de gebruiker een herinnering.
AI Receipt Scanner
Elimineer handmatige data invoer met de Expense Management intelligente OCR. De software zorgt ervoor dat u fouten elimineert en u bespaart tijd door het herkennen van de tekst op uw bonnetjes. De data wordt automatisch voor u in de juiste velden in de Expense App gezet.
Kilometrages
Het registreren van kilometers is vaak een gokspel - drukke medewerkers vergeten het, negeren het volledig of proberen het overzicht uit het hoofd te creëren. Met de Expense App of het Expense Portal kunnen medewerkers eenvoudig kilometrages aanmaken om een correcte vergoeding te garanderen.
Beveiligd archief
Elimineer het gedoe van het verwerken van papier. Bewaar uw gegevens veilig, indexeer en bewaar ze, zodat de integriteit van uw originele documenten wordt gewaarborgd met behoud van compliance. Volg de reis van elk document van ontvangst tot de uiteindelijke boekhouding voor volledige zichtbaarheid en haal uw geschiedenis binnen enkele seconden op! Erkend en gecertificeerd in Duitsland als een vertrouwde, auditbestendige archiveringsoplossing.
Goedkeuringsstromen
Expense Management stuurt uw Expense Report de juiste goedkeuringsstroom in, waarmee het de wachttijden op goedkeuring reduceert en uitbetalingen kan versnellen. U kunt uw documenten voor goedkeuring overal waar u bent inzien en goedkeuren.
Per Diem (dagvergoedingen)
Reizen kan snel duur worden. Met Expense Management berekent u eenvoudig dagvergoedingen voor overnachtingen en maaltijden. Medewerkers kunnen via de Expense App of Expense Portal rapportages verzenden met daarin reisperiodes, overnachtingen en dagelijkse maaltijden.
Inkoopcontracten
Bespaar tijd en geld door uw inkoopcontracten en andere terugkerende kosten vanaf één plek te beheren. Expense Management geeft u een eenvoudig overzicht en stuurt u meldingen ter beoordeling, zodat u nooit betaalt voor iets dat u niet gebruikt.
Zeg maar dag tegen papier!
Door papier te elimineren, helpt u onze planeet te beschermen. Uw medewerkers krijgen de onkosten sneller vergoed, en u krijgt een real-time overzicht van hun onkosten. Met behulp van intelligente OCR in de Expense App kunt u een foto van uw bon maken en opslaan, de details invullen en uw onkostennota indienen - geen rompslomp meer!
Bekijk onze
webinars
Neem nu deel aan een van onze webinars!
Expense Management webinar
Language: English
Bekijk hieronder een demo van Expense Management:
Functieoverzicht
-
Essential
- Expenses indienen en goedkeuren
- Expense-app voor iOS en Android
- AI-Receipt scannen
- Notificaties in de Mobiele Expense App
- Goedkeuringsworkflow
- Cross-company goedkeuringsdashboard
- Aanpassen van goedgekeurde documenten
- Leveranciers Bedrijfsboeking
- Maak Settlements aan
- Pre-goedkeuring van Settlement
- Voeg een kassabon toe als afbeelding of PDF
- Configureerbare velden
- Automatisch archief
- Sjablonen maken
- Zichtbaar BTW-bedrag
- Introductievideo's binnen in de app
- Meldingen binnen in de app
- Autozoomen in Business Central-invoegtoepassing
- Automatisch invullen in de Expense app en Expense portal
- Btw-/btw-invoer door onkostendeclaranten
- Secure Archive
- Continia Hub
- Automatische allocatie met behulp van distributiecodes
- Gecentraliseerde toegang tot opmerkingen
- Snelle toegang tot bijlagen
- Dubbel Verwerking van Inkoopdocumenten
- Continia Sustainability integratie
- Taakwachtrij-instelling
Expenses indienen en goedkeurenStelt gebruikers in staat om Expenses in te dienen en goed te keuren met behulp van de Expense-app, Expense Portal, Web Approval Portal en Business Central.Expense-app voor iOS en AndroidVia de Continia Expense-app kunt u uw onkosten onderweg in slechts een paar stappen indienen: Maak een foto, vul de verplichte velden in, verstuur ter goedkeuring.AI-Receipt scannenNadat u met uw telefoon en de Expense-app een foto van uw kassabon heeft gemaakt, legt de AI Receipt Scanner de gegevens automatisch vast en herkent deze, waarbij de velden voor het bedrag, de datum en de beschrijving voor u worden ingevuld. Vanaf daar hoeft u alleen maar het expense type te kiezen en te swipen om uw onkostendeclaratie in te dienen! AI Receipt Scanner is beschikbaar in de Expense Portal.Notificaties in de Mobiele Expense AppWanneer een nieuwe Expense of Settlement is aangemaakt, wordt er bij statuswijziging een pop-upmelding naar de smartphone van de expensegebruiker verzonden.GoedkeuringsworkflowStel een goedkeuringsproces rechtstreeks in Expense Management in. Als fiatteur kunt u alle informatie over de onkosten bekijken, inclusief het bijgevoegde betalingsbewijs. In het goedkeuringsproces kunt u accepteren, weigeren, in de wacht zetten of doorsturen naar een andere fiatteur. Tevens kunt u ook opmerkingen en bijlagen toevoegen.Cross-company goedkeuringsdashboardVereenvoudig het goedkeuren in onze Web Approval Portal met een uniform dashboardoverzicht.Aanpassen van goedgekeurde documentenGeselecteerde gebruikers toestaan goedgekeurde documenten in Business Central aan te passen. Alles behalve het bedrag kan worden gewijzigd. Bewerkte documenten worden voorzien van een markering met de specifieke gebruikersnaam.Leveranciers BedrijfsboekingVoeg Leveranciers Bedrijfsboeking toe op een Expense. Dit kan zeer handig zijn als u een zakelijke creditcard gebruikt bij een leverancier die al in het systeem staat en u wilt dat de transactie in de leverancierspost wordt weergegeven.Maak Settlements aanMet Settlements kunt u verschillende soorten documenten groeperen, zoals expenses, Kilometrages en Per Diems, voor een specifieke reis, project of periode. Een Settlement biedt een overzicht voor de declaratiegebruiker. De goedkeurder kan alle documenten bekijken en ze allemaal tegelijk goedkeuren, in plaats van één document tegelijk goed te keuren.Pre-goedkeuring van SettlementSettlement bedragen kunnen vooraf worden goedgekeurd, waardoor gebruikers reizen, hotels, enz. kunnen boeken, wetende dat hun boekingen zullen worden goedgekeurd. Dit is vaak een vereiste voor grote en publieke bedrijven.Voeg een kassabon toe als afbeelding of PDFEenvoudige toegang om een kassabon vast te leggen of van andere apps te delen.Configureerbare veldenElke configuratie van velden die in de app wordt weergegeven, wordt rechtstreeks beheerd vanuit Dynamics 365 Business Central.Automatisch archiefHaal de originele documenten op met behulp van de standaard Navigate-functie in Dynamics 365 Business Central.Sjablonen makenHiermee kunt sjablonen voor terugkerende onkosten maken.Zichtbaar BTW-bedragDe BTW-bedragen worden weergegeven op de gedetailleerde Expense pagina.Introductievideo's binnen in de appGa snel aan de slag dankzij introductievideo's in de app, waarin verschillende basisfuncties en -procedures worden uitgelegd.Meldingen binnen in de appOntvang een melding wanneer er een nieuwe belangrijke release is of als er een systeemprobleem is dat uw Continia-oplossing verstoort. Bedenk dat het mogelijk is om de meldingen te onderdrukken.Autozoomen in Business Central-invoegtoepassingBijgevoegde ontvangstafbeeldingen worden automatisch geschaald naar de grootte van de invoegtoepassing, waardoor handmatige aanpassingen worden verminderd.Automatisch invullen in de Expense app en Expense portalStel velden voor die worden gebruikt voor uitgaven van dezelfde verkoper.Btw-/btw-invoer door onkostendeclarantenAI Receipt Scanner vindt automatisch meerdere btw-/btw-posten op het ontvangstbewijs.Secure ArchiveSla digitale boekhouddocumenten veilig op in hun oorspronkelijke vorm.Continia HubKrijg toegang tot een centrale in-app assistentiehub die is ontworpen voor gemak en feedback van gebruikers.Automatische allocatie met behulp van distributiecodesMet behulp van distributiecodes vindt de allocatie automatisch plaats op basis van de percentages die zijn opgegeven in de instellingen. Deze functionaliteit is beschikbaar voor alle soorten van Expenses.Gecentraliseerde toegang tot opmerkingenBekijk alle opmerkingen voor een Expense report tegelijkertijd op de expense report pagina onder het tabblad Opmerking.Snelle toegang tot bijlagenKrijg toegang tot bijlagen van Expenses wanneer nodig, op elke toewijzingspagina in de Expense-app.Dubbel Verwerking van InkoopdocumentenPas inkopen eenvoudig rechtstreeks toe op Expenses en verwerk dezelfde transactie in zowel Document Capture als Expense Management zonder dubbele boekingen.Continia Sustainability integratieDe instellingengerelateerd aan emissies zijn opgenomen in Expense Management ter ondersteuning van de integratie met Continia Sustainability voor Co2-boekhouding.Taakwachtrij-instellingConfigureer taakwachtrijen eenvoudig met de nieuwe pagina Taakwachtrij-instellingen. Hiermee kunt u met één klik terugkerende taken, zoals Continia Online-synchronisaties en het verzenden van goedkeuringsmails automatiseren. -
Credit Card Transactions
Integratie van bedrijfscreditcardsU kunt zakelijke creditcardtransacties automatisch importeren in Business Central. Expense Management koppelt transacties aan geregistreerde onkosten. Hiervan ontvangt u een melding in de app.Automatisch matchenU kunt matching-criteria instellen in Business Central om geïmporteerde creditcardtransacties te matchen met ingediende onkosten.Genereer automatisch ExpensesHet systeem gebruikt informatie uit de creditcardtransactie om Expenses te genereren. Als Expense gebruiker hoeft u alleen, indien nodig, aanvullende informatie te verstrekken en een kassabon bij te voegen voordat u deze indient.HerinneringenHerinneringen worden indien nodig verzonden naar Expense-gebruikers als betalingsbewijzen ontbreken.Eenvoudige activatie van de OvereenkomstEen wizard in Business Central kan opgestart worden d.m.v. een Activeringsverzoek Overeenkomst, welke Continia het Overeenkomstnummer geeft, zodat de transactiestroom kan starten.Behoud ben transactiebeschrijvingenZorg ervoor dat banktransactiebeschrijvingen van uitgaven intact blijven en niet door gebruikers worden overschreven, zodat de uitgaven nauwkeurig worden bijgehouden.
-
Kilometrages
Overal beschikbaarStelt gebruikers in staat om Expenses in te dienen en goed te keuren met behulp van de Expense App, Expense Portal, Web Approval Portal en Business Central.Expense App NotificatiesWanneer een nieuwe Kilometrage is aangemaakt, wordt er bij statuswijziging een pop-upmelding naar de smartphone van de Expense gebruiker verzonden.Google Maps-integratieDe integratie met Google Maps zorgt elke keer voor een correcte registratie, wat vervolgens zorgt voor een correcte terugbetaling.Toevoegen via punt aan kilometerstandHiermee kunt u punten aan uw route toevoegen.Weergave van de route met kilometerstandDe geregistreerde kilometerstand wordt direct in Business Central weergegeven met daarbij een foto van de route.Definieer regels voor bijlagenKrijg volledige controle over bijlagen door bijlageregels in te stellen voor voertuigen met kilometerstand.Locatie vastleggenDe GPS-locatie wordt vastgelegd om het maken van kilometerstanden te vergemakkelijken.Sjabloon makenMaak sjablonen voor terugkerende routes.BTW-berekeningU kunt nu eenvoudig de btw-teruggaven berekenen op basis van het brandstoftarief van uw werknemers voor belastingaftrek (beschikbaar in het VK).
-
Per Diem
Overal beschikbaarEenvoudig indienen en goedkeuren van Per Diems rechtstreeks vanuit de Expense App, de Expense Portal, de Web Approval Portal en Business Central.Expense App NotificatiesWanneer een nieuwe Per Diem is aangemaakt, wordt bij elke statuswijziging een pop-upmelding naar de smartphone van de Expense gebruiker verzonden.Berekening van dagen en maaltijdenBereken de onkosten voor dagen en maaltijden, waaronder specifieke landvereisten.Tariefinstelling en berekening van het bedragVerwerk rechtstreeks in Business Central alles wat met de dagvergoeding te maken heeft, inclusief tariefinstelling en berekening van bedragen.WisselkoersenDoor meerdere bestemmingen over de grenzen heen in te schakelen in de Expense Management Instellingen, kunnen expense gebruikers een Per Diem-reis maken met tarieven voor meerdere landen en met meerdere tarieven.DagvergoedingU kunt de dagvergoeding rechtstreeks vanuit de Expense-app op mobiele iOS- of Android-apparaten indienen. Dat kunt u ook vanaf de Expense-portal doen.Sjablonen makenIn Business Central kunt u heel gemakkelijk tarieven en specifieke velden instellen.
-
Purchase Contracts
Beheer terugkerende kosten vanaf één plekBeheer al uw terugkerende kosten vanuit uw Business Central.Contracten bekijkenBekijk contracten eenvoudig in het gebruiksvriendelijke webgoedkeuringsportaal.Terugkerende uitgaven automatisch goedkeurenKeur automatisch uitgaven goed die al gekoppeld zijn aan inkoopcontracten.Eenvoudig overzicht van verlengingsdatumsBlijf met een overzichtspagina op de hoogte van al uw contracten en abonnementen.Meldingen voor contracten die beoordeeld moeten worden, per e-mailOntvang per e-mail een herinnering om uw contracten te bekijken voordat ze automatisch worden verlengd.Geschiedenis en statistieken binnen handbereikBekijk snel de geschiedenis van uw inkoopcontract voor statistieken en andere doeleinden.
Wat onze klanten zeggen
Met Expense Management kunnen we nu supersnel en eenvoudig onkosten indienen, goedkeuren en verder gaan! - de reisonkostenervaring is nog nooit zo goed geweest!
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager@ Simply Dynamics
Digital Marketing Manager
Ga vandaag nog aan de slag met een gratis proefperiode
Gebruik Expense Management op proef. Ontdek hoeveel tijd u kunt besparen door vandaag nog uw gratis proefversie te downloaden!
Gratis proefperiode