Voorkom fouten en bespaar tijd -
automatiseer uw volledige crediteurenadministratie

Ik wil een demo

Voorkom fouten en bespaar tijd -
automatiseer uw volledige crediteurenadministratie

Ik wil een demo

Trusted by:

Verminder handmatige taken & elimineer fouten

Registratiefouten en onderbroken werkstromen zijn een paar van de meest tijdrovende en frustrerende problemen voor crediteurenafdelingen. Het maken van kleine foutjes tijdens deze complexe taken kan enorme of zelfs extreme gevolgen hebben.

Van gegevensinvoer tot boeken en opzoeken, Continia Document Capture is een end-to-end oplossing die uw crediteurenadministratie automatiseert. Document Capture zorgt ervoor dat u achterover kunt leunen en kunt ontspannen terwijl u aan het werk bent.

Belangrijke functies die iets toevoegen aan uw werkdag

Data capture

Elimineer saaie en repetitieve handmatige gegevensinvoer met de intelligente OCR van Document Capture. De software vermindert het aantal fouten en bespaart u tijd door tekst te herkennen en in de juiste velden in uw Business Central te plaatsen.

Inkoopcontracten

Betaal niet voor ongebruikte abonnementen; zorg ervoor dat u alleen een factuur krijgt voor wat u heeft gekocht en gebruikt. Met Document Capture zorgt u voor een correcte facturering, krijgt u een duidelijk overzicht van al uw contracten en bent u minder tijd kwijt aan contractbeheer.

Ordermatching

Verminder verwarring, voorkom fouten en zorg voor consistentie met de automatische drievoudige koppelingsfunctie van Document Capture. Leun achterover, neem het zekere voor het onzekere en laat de software facturen tot een bepaald bedrag automatisch goedkeuren.

Beveiligd archief

Elimineer het gedoe van het verwerken van papier. Bewaar uw gegevens veilig, indexeer en bewaar ze, zodat de integriteit van uw originele documenten wordt gewaarborgd met behoud van compliance. Volg de reis van elk document van ontvangst tot de uiteindelijke boekhouding voor volledige zichtbaarheid en haal uw geschiedenis binnen enkele seconden op! Erkend en gecertificeerd in Duitsland als een vertrouwde, auditbestendige archiveringsoplossing.

Goedkeuringsproces

Collega's achterna zitten om facturen goed te keuren behoort tot het verleden. Document Capture stuurt documenten naar de juiste goedkeuringsflow, waardoor de wachttijden voor goedkeuring korter worden. U kunt documenten inzien en goedkeuren – waar u ook bent.

Continia eDocumenten

Optimaliseer uw aankoop-tot-betaling-proces door moeiteloos uw elektronische documenten uit te wisselen in overeenstemming met de Europese en lokale wetgeving. Profiteer van soepelere bedrijfsvoering door uw XML-documenten uit te wisselen via een beveiligde verbinding met het Peppol eDelivery Network.



Nieuwe Release
2024 R2 is live –
Lees er hier alles over
Lees verder

Bereid uw team voor op succes

Geef uw werkdag meerwaarde met Document Capture en bereid uw team voor op succes! Document Capture is de beste AP-automatiseringssoftware die u helpt uw tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken, zodat u tevreden bent met uw werk en op tijd naar huis kunt.

Blijf voldoen aan de laatste voorschriften met het Continia Delivery Network

Continia Delivery Network sluit naadloos bij het Peppol eDelivery Network aan, voor de veilige import van uw facturen en creditnota's in Document Capture. Met Continia Delivery Network kunt u voor u bestemde e-documenten van andere bedrijven wereldwijd rechtstreeks in uw Business Central ontvangen, waardoor uw gevoelige informatie beter wordt beveiligd.

Bekijk onze
webinars

Neem nu deel aan een van onze webinars!

Document Capture webinar
Language: English
Sign-up here
Bekijk alle
webinars

Bekijk hieronder een demo van Document Capture

Welcome to the Document Capture solution demo
Document Capture role center in Business Central
Import PDF and XML documents
Recognize and register PDF
Recognize lines in PDF invoices
Order match
Recognize and register XML
The purchase invoice list
Approve documents from Business Central
Post a purchase invoice
Navigate documents
Search for any document

Functieoverzicht

  • Essential
    Automatische installatie en configuratie
    Profiteer van een snelle en gemakkelijke installatie,alles wordt geïnstalleerd met standaardinstellingen.
    Bekroonde OCR-herkenning
    Herken met behulp van OCR koptekstinformatie, zoals factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, totaalbedrag, enzovoort.
    Batchverwerking en -registratie
    Registreer facturen en creditnota's één voor één of in één keer.
    Fraudecontrole
    Voorkom fraude door eventuele wijzigingen in eerder vastgelegde gegevens, zoals bankrekeninggegevens of telefoonnummers op inkomende documenten, te controleren.
    Inkoopfacturen en creditnota's
    Maak met OCR inkoopfacturen en creditnota's van PDF-documenten.
    Ondersteunt alle XML-indelingen
    De oplossing komt met kant- en klare indelingen, PEPPOL BIS 3, OIOUBL, OIOXML, UBL, EHF, SVEFAKTURA, EBINTERFACE enXRECHNUNG. Andere indelingen zijn eenvoudig toe te voegen.
    Continia Delivery Network
    Een unieke service die integreert met het PEPPOL eDelivery Network, waardoor u elektronische inkoopfacturen en creditnota's rechtstreeks in Microsoft Dynamics 365 Business Central kunt ontvangen.
    Continia eDocumenten
    Beheer en wissel uw eFacturatie- en eOrder documenten, rechtstreeks vanuit Business Central uit. Ontvang bijvoorbeeld updates van inkooporders van uw leveranciers en reageer snel, rechtstreeks via het Continia Delivery Network.
    Automatisch eDocumenten versturen
    Verzend automatisch eDocumenten wanneer acties zoals boeken of vrijgeven worden uitgevoerd.
    eBilling-documenten opnieuw verzenden
    Verstuur reeds verzonden eBilling-documenten eenvoudig opnieuw naar ontvangers wanneer er een kopie nodig is.
    Controleer partner eDocument mogelijkheden
    Identificeer automatisch de eDocument mogelijkheden van klanten en leveranciers.
    Eigen e-mailadressen
    Ontvang via voor uw bedrijf unieke, door Continia verstrekte e-mailadressen, PDF- en XML-documenten die als bijlage bij e-mails zijn gevoegd.
    Handmatig splitsen en samenvoegen
    Splits handmatig een groep facturen in één PDF-document in meerdere facturen of creditnota's.
    Configureerbare sjablonen en velden
    Stel aangepaste velden in om informatie, zoals dimensiecodes, te herkennen in facturen en creditnota's.
    Melding van resterende pagina's
    Gebruikers ontvangen meldingen wanneer ze het maandelijkse OCR-paginaquotum naderen. Drempels kunnen worden aangepast.
    Meldingen voor beheerders over openstaande documenten
    Beheerders worden eerder in het proces gewaarschuwd over niet-geregistreerde documenten.
    Splits factuurbedragen op grond van dimensies
    Bespaar tijd met minder gedoe door documentbedragen op te splitsen in meerdere regels op basis van dimesnsies terwijl u het bestaande rekeningnummer behoudt voor alle aangemaakte regels.
    Grootboekregels aanmaken
    Creëer boekregels en verhoog de flexibiliteit voor kleine aankopen door een bank- of grootboekrekening te selecteren.
    Bestand slepen en neerzetten
    Sleep elke bestandsbijlage naar een factuur, creditnota of leverancier.
    Volledig documentarchief
    Vind binnen enkele seconden het originele PDF- en XML-document van een factuur terug met de standaard ingebouwde Navigate-functie.
    Documenten exporteren (voor audits)
    Exportdocumenten (voor auditdoeleinden)
    Pas uitstelcodes toe
    Bespaar tijd door automatisch uitstelcodes te laten toepassen op inkomende inkoopdocumenten.
    Controleer de dimensies bij de registratie
    Stroomlijn uw workflow door de documentdimensies tijdens de registratie te controleren, zodat u later kunt voorkomen dat u ontbrekende dimensies moet corrigeren of toevoegen.
    Bekijk ingesloten PDF-bestanden
    Bespaar tijd bij het zoeken naar PDF's die zijn ingesloten in XML-documenten door ze standaard in de documentviewer weer te geven.
    Dynamische kolommen in het Document Dagboek
    Voeg meerdere aanpasbare kolommen toe aan de documentenlijst in het Documetn Dagboek.
    Beveiligd archief
    Bewaar digitale boekhouddocumenten veilig in hun originele vorm. Inclusief registratie van documenten in inkoopdagboeken. Krijg een centraal overzicht van documenten die speciale aandacht vereisen vanwege file checksum problemen en wijzigingen na goedkeuring.
    Inkooporder Archivering
    Archiveer automatisch inkooporders wanneer leveranciersupdates worden vastgelegd, waardoor het mogelijk wordt om wijzigingen te tracken en toegang te krijgen tot eerdere versies.
    Multi Entity Management
    Ondersteuning voor Multi Entity Management (MEM) door Binary Stream Software.
    AVG-compatibel
    Garandeer naleving van de AVG met geautomatiseerde cleanup processen. Verwijder eenvoudig vastgelegde woorden, gegenereerde waarden en volledige records, op basis van documentstatus en leeftijd, waarbij de privacy en gegevensintegriteit behouden blijven.
    Controle op dubbele transacties
    Detecteer automatisch dubbele transacties bij inkomende facturen en ontvang een waarschuwing in de Opmerkingen tab.
    Ondersteunde sjabloonveldinstelling
    Maak eenvoudig zowel kop- als regelvelden aan met behulp van de Geassisteerde sjabloonveld setup guide.
    Continia Sustainability integratie
    Document Capture bevat kopvelden voor sjablonen die betrekking hebben op emissies, ter ondersteuning van de integratie met Continia Sustainability voor Co2-boekhouding.
    Continia Hub
    Krijg toegang tot een centrale in-app assistentiehub die is ontworpen voor gemak en feedback van gebruikers.
  • Order Matching
    Geautomatiseerde matching
    Facturen en creditnota’s worden automatisch gematcht met bestaande inkooporders, ontvangsten, retourorders of leveringen, met een nauwkeurige 1-op-1-matching die wordt gewaarborgd door eDocuments-gegevens voor een hogere nauwkeurigheid.
    Matchen op totalen
    Match facturen op ordernummer en totaalbedrag met de bijbehorende inkooporder of geboekte ontvangsten
    Automatische regel-voor-regel matching
    Gebruik het artikelnummer, de hoeveelheid, de prijs per eenheid en het regelbedrag van de leverancier om overeenkomstige inkooporderregels of geboekte ontvangstregels te vinden.
    Matchingsoverzicht
    Bekijk een duidelijk overzicht van automatisch gematchte regels of match regels handmatig.
    Orderregel toevoegen en splitsen
    Voeg nieuwe regels toe of splits bestaande orderregels rechtstreeks vanaf de matchingpagina tijdens het inkoopordermatchingproces.
    Afhandeling van afwijkingen
    Configureer de afstemming van de inkooporder/ontvangst om variatie in de eenheidsprijs op de factuurregel toe te staan.
    Serienummer matchen
    Wijs tijdens het matchen de factuurregels toe aan de partij-/serienummers.
    Match met meerdere documenten
    Eén factuur kan worden gekoppeld aan meerdere ontvangsten of orders, één-tegen-veel of veel-tegen-één.
    Nummers voor verzending en bestelling van leverancier met elkaar afstemmen
    Verhoog uw afstemmingsnauwkeurigheid bij het matchen van inkomende facturen door meer gebruik te maken van regeldetails.
    Markeer wijzigingen in inkooporders
    Zie wijzigingen in inkooporders snel in door het markeren van wijzigingen in prijs, kosten of leverdatum op een speciale matching pagina. Deze functie is bedoeld voor het bijwerken van inkooporders door middel van het uploaden van een PDF-bestand van de leverancier. Hiermee kunnen eventuele wijzigingen snel worden geïdentificeerd.
  • Document Approval
    Web Approval Portal
    Zorgt ervoor dat alle medewerkers die geen directe toegang hebben tot Continia Document Capture 365 dezelfde mogelijkheden krijgen om facturen en andere documenten goed te keuren. Ongeacht waar de medewerker zich bevindt en op welk apparaat dan ook, de Web Approval Portal zorgt voor toegang tot en goedkeuring van documenten waarbij internettoegang de enige vereiste is. OPMERKING: De Continia Web Approval Portal goedkeurder heeft minimaal een Team Member licentie voor Microsoft Business Central nodig.
    Inkoop- en retourorders goedkeuren
    Keur uw inkoop- en retourorders voor alle bestaande workflow-functies van Continia snel goed , inclusief de Web Approval Portal.
    Automatische goedkeuring
    Stel in dat facturen en creditnota's automatisch worden goedgekeurd bij bedragen tot een vooraf gedefinieerde hoogte (hiervoor is de ordermatchingsmodule vereist).
    Goedkeuringsstromen
    Stel een onbeperkt aantal goedkeuringsstromen in en wijs ze toe aan individuele facturen of alle facturen van specifieke leveranciers.
    Goedkeuring delen
    Deel de goedkeuring van iemand met een ander of stel een manager in staat alle goedkeuringen binnen zijn afdeling te bekijken.
    Breng gebruikers die goedkeuringen delen op de hoogte
    Er worden tegelijkertijd notificaties verzonden naar zowel de delende (eigenaar) als de gedeelde (vervangende) gebruikers.
    Four-eyes approval
    Configureer een drempelwaarde die four-eyes goedkeuring activeert voor alle facturen die deze drempel overschrijden.
    Goedkeuring afdwingen
    Laat een supergebruiker de goedkeuring van facturen en creditnota's afdwingen als het bedrijfsbeleid dit toelaat.
    Documenten in de wacht
    Zet een factuur of creditnota in de wacht om aan te geven dat deze is gecontroleerd, maar nog niet kan worden goedgekeurd.
    Gebruiker-specifieke goedkeurings-lijst
    Beperk het aantal beschikbare goedkeurders per gebruiker om het doorsturen van documenten eenvoudiger dan ooit te maken.
    Informeer goedkeurders via e-mail
    E-mail notificaties, inclusief een overzicht met belangrijke informatie, worden automatisch of handmatig naar goedkeurders verzonden wanneer een document goedkeuring nodig heeft.
    Niet aanwezig
    Stel een vervanger in om de goedkeuringen van een goedkeurder af te handelen wanneer deze langere tijd niet op kantoor is.
    Documenten doorsturen
    Hiermee kan een goedkeurder facturen of creditnota's handmatig doorsturen naar een specifieke gebruiker.
    Bedrag en dimensie valideren
    Hiermee wordt gecontroleerd of de som van alle inkoopregels overeenkomt met het totaalbedrag op de ontvangen inkoopfactuur of creditnota.
    Account- en dimensierechten
    Hiermee kunt u conform het bedrijfsbeleid bepalen wie goedkeuring kan verlenen op accounts en dimensies.
    Volledige audittrail
    Tijdens het goedkeuringsproces wordt elke versie van een inkoopfactuur of creditnota vastgelegd, zodat u altijd kunt zien wie wat heeft goedgekeurd en wanneer.
    Inkopen toewijzen / vooraf boeken
    Mogelijkheid om de totale bedragen te boeken naar het grootboek wanneer een factuur of creditnota op goedkeuring wacht.
    Intercompany aankopen
    Geef intercompany-gerelateerde informatie op in inkoopdocumentvelden tijdens het goedkeuringsproces.
    Cross-company goedkeuringsdashboard
    Vereenvoudig het goedkeuringen in onze Web Approval Portal met een uniform dashboardoverzicht.
    Markeer relevante regels
    Markeer alleen de regels die relevant zijn voor geavanceerde goedkeuring in de Web Approval Portal, zodat goedkeurders specifieke regels gemakkelijk kunnen identificeren en beoordelen. Deze functie stroomlijnt de werkstroom door onnodige informatie te verwijderen en duidelijk inzicht te bieden in wat er wordt goedgekeurd.
  • Advanced Capture
    AI-geoptimaliseerde regelherkenning
    Herken nauwkeurig regels op een factuur of creditnota door middel van AI-geoptimaliseerde gegevensvastlegging en kopieer deze naar inkoopregels.
    Automatische regelberekening
    Intelligente OCR berekent automatisch ontbrekende velden, zoals eenheidsprijs, aantal en regelbedrag, met configureerbare berekeningswaarschuwingen
    Onbeperkt aantal documenttypen
    Maak en verwerk andere documenttypen, zoals verkooporders, contracten, afleveringsbewijzen, enzovoort.
    Automatisch splitsen en samenvoegen
    Splits automatisch een groep facturen in één PDF-document in meerdere facturen of creditnota's.
    Bedrijfsidentificatie
    Ontvang alle documenten met één e-mailadres en laat ze automatisch verzenden naar de juiste bedrijven.
    Prijzen van regelitems automatisch controleren
    Document Capture controleert regelitems automatisch voor u, waardoor u sneller en gemakkelijker inkomende facturen zonder overeenkomstige inkooporders kunt verwerken.
    Inkooporders maken en bijwerken
    Verminder handmatig typen en elimineer fouten door uw inkooporders automatisch aan te maken en bij te werken op basis van orderbevestigingen die door uw leverancier zijn verzonden.
    Vooruitbetalingen
    Handel eenvoudig vooruitbetalingen af waar leveranciers om vragen voor goederen en diensten. Document Capture boekt automatisch documenten als vooruitbetalings-facturen wanneer ze worden geïdentificeerd of gemarkeerd als vooruitbetalingen, en koppelt ze aan een bijbehorende inkooporder.
    Artikelkosten toewijzen
    Bespaar tijd en moeite door Document Capture automatisch artikelkosten te laten toewijzen tijdens documentregistratie volgens de methode (bijv. aantal, gewicht, etc.) die u hebt gedefinieerd in de relevante sjabloon.
    Update inkooporderbonnen
    Werk de ontvangstaantallen van inkooporders bij en boek deze op basis van de leveringsbonnen van de leverancier om het ontvangstproces te automatiseren.
    AI-ondersteunde verwerking van verkoopdocumenten
    Met behulp van AI-gestuurde gegevensverzameling kunt u de verwerking van verkoopdocumenten versnellen door velden automatisch in te vullen en snel klanten aan te maken.
  • Purchase Contracts
    Beheer terugkerende kosten vanaf één plek
    Gecentraliseerd beheer en opslag van alle inkoopcontracten, abonnementen en andere terugkerende kosten.
    Registreer een factuur als contractfactuur
    Het opstellen van contracten met alle relevante informatie, zoals leverancier, prijzen, begin- en einddatum van het contract en gedetailleerde contractregels, naast de mogelijkheid om contracten rechtstreeks vanuit een terugkerende factuur aan te maken. Bovendien worden contractgegevens automatisch ingevuld wanneer facturen worden verwerkt in het documentenjournaal.
    Beoordeel contracten
    Bekijk contracten en abonnementen eenvoudig via de gebruiksvriendelijke interface binnen Business Central en de Continia Web Approval Portal. Hier bestaat de mogelijkheid tot regels wijzigen, contracten bekijken en aanpasen of annuleren, opmerkingen toevoegen, documenten bijvoegen en eenvoudig inkoopfacturen aan een inkoopcontracten koppelen.
    Terugkerende facturen automatisch goedkeuren
    U kunt terugkerende facturen automatisch goedkeuren binnen toegestane tolerantiewaarden, op basis van gecontroleerde contracten.
    Eenvoudig overzicht van verlengingsdata
    U krijgt een eenvoudig overzicht van contracten die ter beoordeling moeten worden verzonden, de mogelijkheid om alle contracten te controleren vóór het begin van een nieuw boekjaar, en de optie om dit controleproces automatisch op gezette tijden te laten starten op basis van uw bedrijfsbeleid.
    E-mailmeldingen ter beoordeling
    Er wordt een e-mail verzonden naar de controleurs wanneer zij contracten moeten beoordelen.
    Geschiedenis en statistieken bij de hand
    U krijgt een uitgebreid archief met alle contractgerelateerde documenten en bestanden van de contractkaart.
    Inkoopcontract Intelligence
    De module Inkoopcontracten detecteert patronen in terugkerende facturen en suggereert het maken van contracten.

Wat onze klanten zeggen

Estel Deraeve
De voordelen van Continia zijn legio. Zo is er een uitgebreide goedkeuringsflow en worden de facturen en inkooporders automatisch aan elkaar gelinkt, rechtstreeks in het ERP-system opgevangen en digitaal gearchiveerd.
Estel Deraeve
Estel Deraeve
Project Manager @ GMI Group
Willem van Rooij
Om de processen te digitaliseren en papieren stromen te vermijden, hebben we Business Central aangevuld met Continia Document Capture en Document Output voor het verwerken ven de inkomende en uitgaande facturen.
Willem van Rooij
Willem van Rooij
Sales Manager @ GMI Group
Pieter Vreugdenhil
Tijdens onze upgrade besloten we de bestaande OCR-oplossing te vervangen door Document Capture. We zagen al snel de vele mogelijkheden van deze volledig geïntegreerde NAV/BC software. Bijvoorbeeld het gemak om documenten te zoeken en op te halen vanuit NAV, de mogelijkheid om ze direct te koppelen aan NAV-dimensies en kostenplaatsen, en de configureerbaarheid om afzonderlijke regels van de documenten te herkennen. Het stelde ons in staat onze bedrijfsprocessen naar een hoger niveau te tillen.
Pieter Vreugdenhil
Pieter Vreugdenhil
Senior Business Consultant @ Boluda Towage
Eef Adriaansen
Document Capture is een onmisbaar onderdeel geworden van onze dagdagelijkse activiteiten, aangezien wij meer dan 1000 facturen per maand verwerken in ons bedrijf.
Eef Adriaansen
Eef Adriaansen
- @ Bouwbedrijf Beneens
Joyce Martens
De naadloze integratie van Document Capture met BoCount Dynamics zorgt werkelijk voor de automatisatie waarnaar we op zoek waren.
Joyce Martens
Joyce Martens
Manager @ BDO Roeselare
Monique Jaqqam
Van één ding ben ik nog steeds onder de indruk: we hebben 45 bedrijven en alles wordt naar één e-mailadres gestuurd. Het systeem bepaalt waar het heen moet. Dat is dus best indrukwekkend.
Monique Jaqqam
Monique Jaqqam
CFO @ Basecamp
Don Jenkins
Wij waren op zoek naar iets dat daadwerkelijk zou helpen om minder papier te verbruiken. Een centrale manier om elk document in ons systeem te krijgen, vast te leggen en te verwerken is echt een doorbraak.
Don Jenkins
Don Jenkins
VP of Finance and Tech. @ Mayo Aviation
Aileen Aherne
Document Capture biedt ons een eenvoudig en tijdbesparend geautomatiseerd proces voor inkoopfacturering en goedkeuring.
Aileen Aherne
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager @ Simply Dynamics

Ga vandaag nog aan de slag met uw gratis proefperiode

Gebruik Document Capture op proef. Ontdek hoeveel tijd u kunt besparen door vandaag nog uw gratis proefversie te downloaden!

Gratis proefperiode

Nuttige links en informatie

Ga naar Continia Docs om alle documentatie over onze oplossingen te vinden. Bekijk de pagina met ons versieoverzicht en lees hoe on-premise klanten kunnen profiteren van een upgrade naar nieuwere versies en nog meer kunnen halen uit de laatste functies, updates en technische verbeteringen.
Documentatie
Roadmap voor deze oplossing
Versieoverzicht