Document Capture | Expense Management

Automatiseer uw contractbeheer

Bespaar tijd en geld met een contractbeheeroplossing om uw financiële processen te automatiseren.

✔ Centraliseer uw contractbeheer

✔ Ontvang intelligente suggesties voor het genereren van                                   contracten

✔ Automatiseer uw contractgoedkeuringsproces

✔ Blijf op de hoogte van uw contractvernieuwingen

Boek een demo

Gecentraliseerd beheer van de contractlevenscyclus

Het kan tijdrovend zijn om door meerdere e-mails en spreadsheets te moeten zoeken om informatie te vinden over uw terugkerende facturen en abonnementen. Gemiste contractverlengingsdeadlines kunnen kostbaar zijn en een gebrek aan overzicht kan contractonderhandelingen bemoeilijken.

Stop met betalen voor ongebruikte abonnementen met een centraal overzicht van al uw terugkerende kosten. Met Inkoopcontracten neemt u afscheid van uw handmatige processen en bespaart u tijd met een helder overzicht van al uw contracten.

Met de module Inkoopcontracten kunt u uw terugkerende facturen rechtstreeks vanuit uw Business Central beheren. Het is beschikbaar voor zowel Continia Document Capture als Continia Expense Management, zodat u vlekkeloos contractbeheer kunt genieten in uw AP en kostenbeheersprocessen.

Waarom investeren in automatiseringssoftware voor contractbeheer?

Iedere maand ontvangt uw bedrijf een lange lijst met abonnementskosten. Deze terugkerende kosten variëren van softwarelicenties van individuele medewerkers tot autoleasecontracten, media-abonnementen en essentiële facilitaire diensten. Veel van deze contracten vernieuwen zich automatisch of verhogen in prijs bij het verstrijken van de termijn.

Door inkoopcontractautomatiseringssoftware zoals de module Inkoopcontracten te implementeren, kunt u vanuit één centrale plek uw contractafspraken bijhouden. Verzeker u van de best mogelijke deals door al uw contractdocumenten direct bij de hand te hebben, zodat u ze gemakkelijk kunt vergelijken wanneer de verlengingstijd nadert.

Een contractbeheersysteem zoals Inkoopcontracten zorgt ervoor dat er geen ongebruikte of onnauwkeurige contracten tussendoor glippen. Tegelijkertijd automatiseert het de repetitieve en handmatige taken die verbonden zijn met deze terugkerende kosten. Hierdoor kan uw bedrijf de best mogelijke voorwaarden veiligstellen en onnodige kosten voorkomen.

Belangrijke voordelen die waarde toevoegen aan uw werkdag

Plan beoordelingen

Bespaar geld door regelmatig contractbeoordelingen in te plannen. Zo kunt u uw contracten beheren of opzeggen voordat ze automatisch worden verlengd.

Krijg overzicht

Krijg een compleet overzicht van alle terugkerende kosten en abonnementen van uw bedrijf om verrassingen bij het budgetteren te voorkomen.

Purchase Contract Intelligence

Laat het systeem patronen in terugkerende facturen en uitgaven detecteren en bespaar tijd met geautomatiseerde suggesties voor het maken van contracten.

Gemakkelijke goedkeuring

Auto-goedkeuren van terugkerende facturen en uitgaven voor een efficiënter contractgoedkeuringsproces.

Beheer uw contracten vanuit één plek

Het bijhouden van de contracten, abonnementen en andere terugkerende kosten van uw organisatie is tijdrovend. Bespaar tijd door al uw contracten rechtstreeks vanuit uw Business Central te beheren.

Door al uw zakelijke contracten op één plek te zien, krijgt u een uitstekend overzicht voor het vergelijken van contracten, het overwegen van nieuwe leveranciers of het heronderhandelen van contractvoorwaarden. U kunt de module ook gebruiken om te bepalen of u meerdere contracten kunt samenvoegen om uw totale kosten te verlagen.

Dankzij het flexibele overzicht kun je bovendien de verschillende kosten per dimensie bijhouden die bij één of meerdere contracten horen, zoals afdeling, medewerker, leverancier, enzovoort.

Blijf op de hoogte van uw contractbeoordelingsproces

Zorg voor tijdige contractverlengingen en vermijd het betalen voor ongebruikte abonnementen. Met Inkoopcontracten krijgt u een efficiënt abonnementbeheersysteem dat u geautomatiseerde herinneringen voor herziening kan sturen wanneer een abonnementscontract bijna verloopt. Door een dergelijke contractautomatisering in te stellen, elimineert u de noodzaak van handmatige tracking en voorkomt u dat u belangrijke deadlines mist.

Met deze contractbeheersoftware kunt u eenvoudig periodiek uw contracten bekijken. Zo kunt u op de hoogte blijven van de vraag of ze moeten worden verlengd, aangepast of geannuleerd. U kunt ook verschillende fiatteurs aan verschillende contracten toewijzen om de werklast te delegeren en tijd te besparen.

Intelligente contractgeneratie

Optimaliseer uw contractbeheer en bespaar tijd met proactieve contractcreatie. Of u nu te maken heeft met kantoorleases, softwarelicenties, verzekeringen of facilitaire diensten, de module Inkoopcontracten kan patronen detecteren in inkomende en geboekte facturen.

Als de software terugkerende betalingen detecteert, ontvangt u automatische suggesties voor het maken van contracten, waardoor het genereren van contracten een belangrijk onderdeel wordt van uw bestaande AP-workflow. Het maken en beheren van uw bedrijfscontracten is nog nooit zo eenvoudig geweest!

Keur uw inkoopdocumenten automatisch goed  

Hoewel het goedkeuren van facturen essentieel is voor het beschermen van de cashflow van uw bedrijf, brengen contracten en abonnementen doorgaans terugkerende kosten met zich mee, waardoor u tijd kunt besparen in het goedkeuringsproces voor documenten.

Met Inkoopcontracten kunt u uw inkoopdocumenten, zoals facturen en creditnota's, automatisch goedkeuren door deze te koppelen aan een inkoopcontract. Ook voor contracten en abonnementen onder een bepaald bedrag kunt u automatische goedkeuring instellen.

Soorten inkoopcontracten

Beheer verschillende soorten contracten en abonnementen – de lijst is eindeloos! Enkele voorbeelden zijn:

  • Huurovereenkomsten voor kantoren
  • Softwarelicenties
  • Verzekeringen
  • Telefoon- en internetdiensten
  • Serverback-ups
  • Facility managementdiensten, zoals catering, schoonmaak en onderhoud van kamerplanten
  • Autoleaseovereenkomsten
  • Zakelijke kranten en tijdschriften

Gratis proefperiode voor Business Central Cloud-gebruikers

Ervaar de impact van inkoopcontracten op uw eigen bedrijfsvoering. Inkoopcontracten is opgenomen in Expense Management en is beschikbaar als add-on-module bij Document Capture. Activeer de module in de proefmodus en ontdek de eerste 30 dagen zonder extra kosten de volledige voordelen

Activeer simpelweg de module op de Continia Solution Management-pagina als Document Capture al is geïnstalleerd.  

Bekijk hier onze gratis proefversies
  • Wat is contractlevenscyclusbeheer?

    Contract Lifecycle Management (CLM) is het proces waarbij toezicht wordt gehouden op alle elementen van een contract om ervoor te zorgen dat het goed presteert, de regels volgt en de doelstellingen ervan bereikt. Dit proces loopt vanaf het moment dat het contract wordt ondertekend, via de actieve fase, tot aan de verlenging of het einde ervan. Dit zijn de typische fasen:

    • Initiatie/verzoek:Het proces begint wanneer de behoefte aan een contract wordt geïdentificeerd, of het nu om goederen, diensten of een specifieke zakelijke vereiste gaat.
    • Schrijven/opstellen:Een contract wordt opgesteld op basis van organisatorische normen, wettelijke richtlijnen en specifieke vereisten van de deal.
    • Beoordeling:Het opgestelde contract wordt beoordeeld door alle belanghebbenden, inclusief juridische teams, om er zeker van te zijn dat het aan alle noodzakelijke normen en vereisten voldoet.
    • Onderhandeling:Deze fase omvat heen-en-weer gesprekken om de voorwaarden van het contract af te ronden. Aanpassingen en wijzigingen kunnen worden aangebracht op basis van feedback van betrokken partijen.
    • Goedkeuring:Het contract vereist formele goedkeuring van de aangewezen autoriteiten binnen de organisatie om door te gaan.
    • Uitvoering: Zodra goedgekeurd, ondertekenen alle betrokken partijen het contract, waardoor het wettelijk bindend wordt.
    • Lopend beheer:  Het contract wordt actief beheerd om ervoor te zorgen dat aan de voorwaarden wordt voldaan, vernieuwingen worden beheerd, prestaties worden bijgehouden en eventuele noodzakelijke wijzigingen worden aangebracht.
    • Verlenging/Afloop:Naarmate het contract zijn einde nadert, worden er beslissingen genomen over het al dan niet verlengen ervan op basis van de prestaties en blijvende relevantie ervan.
    • Archivering:Zodra een contract niet langer actief is, wordt het gearchiveerd. Dit houdt in dat het veilig wordt opgeslagen op een manier dat het toegankelijk is voor referentie, compliance of audits.

    Deze levenscyclus zorgt ervoor dat contracten efficiënt, legaal en voordelig voor alle betrokken partijen worden opgesteld en beheerd.

  • Wat is automatisering van contractbeheer?

    Contractautomatisering omvat het gebruik van software om de verschillende fasen van de contractlevenscyclus binnen een bedrijf te stroomlijnen en te verbeteren. Het is met name handig in de context van crediteuren- en onkostenbeheerprocessen. Hier leest u hoe het deze gebieden vereenvoudigt:

    • Contractcreatie:Automatiseert het genereren van contracten met behulp van vooraf goedgekeurde sjablonen om nauwkeurigheid en naleving te garanderen.
    • Beoordeling en goedkeuring:Stroomlijnt goedkeuringen via geautomatiseerde workflows, zodat contracten zonder vertraging door het juiste personeel worden beoordeeld.
    • Continu beheer en naleving:Bewaakt de contractvoorwaarden om ervoor te zorgen dat alle partijen hun verplichtingen nakomen en ondersteunt de naleving door middel van gedetailleerde gegevens.
    • Verlenging en beëindiging: Brengt managers automatisch op de hoogte van het verlopen van contracten, wat helpt bij tijdige beslissingen over verlengingen of beëindigingen.
  • Waarom contractbeheer automatiseren?

    Het automatiseren van contractbeheerprocessen biedt verschillende belangrijke voordelen, waardoor werknemers zich kunnen concentreren

    hoogwaardige activiteiten die de bedrijfsgroei stimuleren. Contractsoftware biedt bedrijven de volgende voordelen:

    • Efficiëntie en snelheid:Vermindert handmatige taken, waardoor contractprocessen worden versneld.
    • Nauwkeurigheid en naleving:Minimaliseert fouten en zorgt ervoor dat wetten en beleid worden nageleefd.
    • Kostenreductie:Verlaagt de operationele kosten en beperkt compliance-gerelateerde financiële risico's.
    • Verbeterde zichtbaarheid en controle:Centraliseert contractopslag voor betere tracking en beheer.
    • Schaalbaarheid:Beheert toenemende contractvolumes zonder extra personeel.
    • Verbeterde beveiliging:Beveiligt gevoelige gegevens en controleert de toegang tot contractinformatie.
    • Proactief beheer:Automatiseert waarschuwingen voor verlengingen en vervaldatums, waardoor vergissingen worden voorkomen.